Unter Lohnabrechnung versteht man die Bezahlung der Arbeitnehmer durch ihren Arbeitgeber. „Payroll“ kann ein Substantiv sein, wenn es die Finanzunterlagen eines Unternehmens über die Gehälter seiner Mitarbeiter beschreibt. Es kann auch den Prozess eines Unternehmens zur Zahlung von Mitarbeitern und allen entsprechenden Steuern beschreiben.
Lesen Sie weiter, um alle Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung kennenzulernen, von der Gliederung des Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesses bis hin zu einigen Optionen für Unternehmen, die alles lieber jemand anderem überlassen möchten.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die Aufgabe eines Unternehmens, seine Mitarbeiter zu bezahlen. Dazu gehört die Verteilung von Geld in Form von Schecks und Direkteinzahlungen. Dazu gehört auch die Führung von Aufzeichnungen über diese Zahlungen und die Zahlung von Steuern im Namen dieser Mitarbeiter. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird am Ende des Geschäftsjahres verwendet, um den Jahreslohn der Mitarbeiter zu ermitteln.
Ein Unternehmen kann die Gehaltsabrechnung als Kurzform für seine gesamte Belegschaft oder die Kosten dieser Belegschaft bezeichnen. Ein Unternehmen kann auch sagen, dass es „Gehaltsabrechnungen durchführt“, was bedeuten könnte, dass es Gehaltsschecks verarbeitet oder die Steuern berechnet, die es für diese Mitarbeiter schuldet.
Wie funktioniert die Gehaltsabrechnung?
Technisch gesehen beginnt die Lohn- und Gehaltsabrechnung, wenn ein Mitarbeiter ein W-4-Formular ausfüllt, in dem die Geschäftsdetails darüber aufgeführt sind, wie er besteuert werden möchte.Die Informationen aus diesem W-4-Formular geben das ganze Jahr über Aufschluss über die Steuern, die das Unternehmen im Namen dieses Mitarbeiters einbehält.
Notiz
Vor dem Ausfüllen eines W-4-Formulars legen die Mitarbeiter einen Lohnsatz für eine bestimmte Stelle fest. Dies geschieht normalerweise während des Interviewprozesses. Manche Mitarbeiter erhalten ein Gehalt, das an jedem Zahltag gleich hoch ist. Andere Mitarbeiter werden stundenweise bezahlt, sodass ihr Lohn von der Anzahl der in einem Lohnzeitraum geleisteten Arbeitsstunden abhängt. In jedem Fall wird dieser Betrag als „Bruttolohn“ des Arbeitnehmers bezeichnet. Alle Lohn- und Gehaltsabrechnungen basieren auf dem Bruttolohn für diesen Lohnzeitraum.
Nachdem die W-4-Informationen bereitgestellt wurden und die Arbeiten im Gange sind, wird das Unternehmen den Mitarbeiter dann nach einem regelmäßigen Zeitplan bezahlen (z. B. wöchentlich oder zweiwöchentlich). Einige Mitarbeiter können abhängig von ihrem Gehaltsabrechnungsstatus zu unterschiedlichen Zeiten bezahlt werden, z.
Nachdem der Bruttolohn des Arbeitnehmers für einen Lohnzeitraum berechnet wurde, muss der Arbeitgeber von jedem Gehaltsscheck FICA-Steuern (für Sozialversicherung und Medicare) sowie Bundes- und Landeseinkommenssteuern einbehalten.Diese Steuern werden manchmal „Lohnsteuer“ genannt. Der Arbeitgeber kann auch andere Beträge vom Gehaltsscheck abziehen. Dazu können Beiträge zu einer Altersvorsorge oder Krankenversicherung sowie Gewerkschaftsbeiträge oder Spenden für wohltätige Zwecke gehören.
Dieser Prozess der Berechnung von Einbehaltungen und Abzügen, der Erstellung von Gehaltsschecks und der Verteilung von Zahlungen wird als Gehaltsabrechnungsverarbeitung bezeichnet. Der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess würde auch alle Überstunden, bezahlten (oder unbezahlten) Urlaub, Trinkgelder und alle anderen sonstigen Unzulänglichkeiten bei der Bezahlung eines Mitarbeiters erfassen.
Zur „Gehaltsabrechnung“ gehört auch das Führen von Aufzeichnungen. Für jeden Mitarbeiter ist eine gesonderte Aufzeichnung der gezahlten Beträge für jede Lohnperiode zu führen. Diese Informationen werden für Jahresabschlussberichte verwendet, einschließlich W-2-Formularen, die an Mitarbeiter gesendet werden. Darüber hinaus müssen Aufzeichnungen über die Berechtigungen der Mitarbeiter und etwaige Gehaltsänderungen geführt werden.
Lohn- und Gehaltsabrechnungen für einen einzelnen Mitarbeiter im Zeitverlauf werden als Verdienstnachweis bezeichnet. Zusätzlich zu den Verdienstunterlagen müssen alle Dokumente, die sich auf das Gehalt, die Abzüge und die Einbehaltungen dieses Mitarbeiters beziehen, während der Beschäftigung der Person aufbewahrt werden.
Notiz
Wenn sich das alles kompliziert anhört, liegt das daran, dass es so ist. Aus diesem Grund lagern viele Arbeitgeber die Lohn- und Gehaltsabrechnung aus, indem sie einen Lohnabrechnungsdienstleister, einen Buchhalter oder einen Buchhalter beauftragen.
Die Aufzeichnung aller Berechnungen für alle Mitarbeiter wird als Lohn- und Gehaltsabrechnungsregister bezeichnet. Dieser Datensatz zeigt alle Gehalts- und Lohnbeträge für jede Lohnperiode und die Gesamtsummen für das Jahr. Wenn Sie ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm als Teil Ihres Unternehmensbuchhaltungssystems haben, ist das Lohn- und Gehaltsregister ein Teil dieses Systems. Die Summen fließen in die Gesamtrechnung Ihres Unternehmens ein.
Wichtige Erkenntnisse
- Unter Lohnabrechnung versteht man die Art und Weise, wie Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer bezahlen.
- Die Lohn- und Gehaltsabrechnung deckt alle Aspekte der Mitarbeitervergütung ab, von der Erstellung von Schecks und der Einbehaltung von Steuern bis hin zur Führung von Aufzeichnungen über die Gehälter aller Mitarbeiter im Laufe des Jahres.
- Aufgrund der Komplexität und Vielschichtigkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung entscheiden sich viele Unternehmen für die Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten.
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