Was ist eine Verkaufsrechnung?

Eine Verkaufsrechnung ist ein Dokument, das ein Anbieter eines Produkts oder einer Dienstleistung an den Käufer sendet und in dem die bereitgestellten Artikel oder Dienstleistungen sowie der geschuldete Betrag aufgeführt sind. Mit der Rechnung wird eine Zahlungspflicht des Käufers begründet. Rechnungen sind ein wichtiger Bestandteil des Buchhaltungs- und Buchführungssystems Ihres Unternehmens, da sie Verkaufstransaktionen erfassen.

Erfahren Sie mehr darüber, was in einer Rechnung enthalten ist, wie sie funktioniert und wie Sie einem Kunden eine Rechnung ausstellen.

Was ist eine Verkaufsrechnung?

Eine Verkaufsrechnung ist ein Dokument, das ein Produkt- oder Dienstleistungsanbieter an einen Käufer sendet. Es begründet eine Zahlungspflicht des Käufers und dient als Schuldnachweis. Rechnungen sind für viele Unternehmen unerlässlich, aber für jedes Unternehmen, das sich mit einer Lieferkette befasst oder Dienstleistungen anbietet, ohne dass eine Vorauszahlung erforderlich ist, ist es praktisch obligatorisch.

So funktioniert eine Verkaufsrechnung

Nach der Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung erstellt ein Unternehmen eine Rechnung, die alle Details der Transaktion und Zahlungserwartungen enthält. Zunächst ist es wichtig, das Erstellungsdatum der Rechnung zu notieren, da so sichergestellt wird, dass beide Parteien wissen, wann die Zahlung fällig ist. Auch wenn ein Unternehmen keine Zahlungsfristen hat, ist eine ordnungsgemäße Datierung für die Buchhaltung wichtig.

Auf der Rechnung sollten außerdem die Kontaktnamen der beiden Parteien und deren Adressen aufgeführt sein. Wenn Sie die Rechnung in einer Buchhaltungssoftware erstellen, benötigen Sie möglicherweise nur die E-Mail-Adresse des Kunden. Es ist jedoch dennoch eine gute Idee, die physische Adresse zu erfassen und anzugeben, falls Sie einen echten Brief oder ein Dokument versenden müssen.

Eine Beschreibung der gekauften Artikel, entweder Produkte oder Dienstleistungen, inklusive Preise und Mengen werden in der Rechnung ausgewiesen. Oft verfügen Sie über Standardartikelbeschreibungen und Inventarnummern, aber je spezifischer und detaillierter wie möglich, desto besser. Es ist wichtig, niemals Raum für Verwirrung zu lassen.

Um einem Kunden eine Rechnung zu stellen, geben Sie zunächst frühere Belegnummern für diesen Verkauf an, einschließlich etwaiger Bestellungen, Kaufverträge oder Kostenvoranschläge. Identifizieren Sie die verkauften und gelieferten Artikel und stellen Sie sicher, dass jeder Artikel eine eigene Zeile erhält. Um eine ordnungsgemäße Zahlung zu gewährleisten, stellen Sie sicher, dass auf der Rechnung etwaige Anzahlungen oder Skonti ausgewiesen sind und dass die Verkaufsbedingungen klar angegeben sind.

Verkaufsrechnungen vs. Bestellungen

Rechnungen werden manchmal mit Bestellungen verwechselt. Der grundlegende Unterschied besteht darin, dass Bestellungen vor der Transaktion erfolgen und Rechnungen danach. Bei Bestellungen handelt es sich um eine Bestellung eines Kunden an einen Lieferanten oder Lieferanten, während bei einer Rechnung der Erhalt des Produkts oder der Dienstleistung sowie die Zahlungsbedingungen erfasst werden. Viele Unternehmen verwenden Bestellungen im Rahmen eines Genehmigungsprozesses.

Verkaufsrechnungen vs. Rechnungen 

Obwohl oft synonym verwendet, besteht der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Rechnung in den spezifischen Informationen, die eine Rechnung enthält. Rechnungen sind Rechtsdokumente, die üblicherweise für Buchhaltungs- und Steuerzwecke verwendet werden. Sie sind sehr beschreibend und enthalten Informationen über beide an der Transaktion beteiligten Parteien, während Rechnungen im Allgemeinen keine Kundeninformationen enthalten und eher allgemeiner Natur sind.

Es ist üblich, eine Rechnung ohne Rechnung zu erhalten, wie in einem Restaurant oder Einzelhandelsgeschäft, und diese wird häufig mit der Erwartung einer sofortigen Zahlung anstelle von in der Zukunft festgelegten Bedingungen ausgestellt. Rechnungen sind eine besondere Art von Rechnungen, aber nicht alle Rechnungen sind Rechnungen.