Was ist eine Lockbox-Zahlung?

ByDr. J. K. Hartmann
Definition

Schließfachzahlungensind eine Möglichkeit, Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, die Art und Weise zu optimieren, wie es Geld von Kunden annimmt und Zugriff auf das Bargeld erhält. Ein Unternehmen richtet ein spezielles Postfach ein. Ein Postfach, an das ihre Kunden Zahlungen senden können, wenn es einen Schließfachdienst nutzt.

Wichtige Erkenntnisse

  • Ein Schließfach ist ein spezielles Postfach. Box zum Einsammeln von Kundenzahlungen.
  • Eine Bank holt die Zahlungen manchmal mehrmals täglich ein und leistet Einzahlungen an das Unternehmen.
  • Unternehmen können an verschiedenen Standorten mehrere Schließfächer haben.
  • Es sind einige digitale Schließfachdienste verfügbar. 

Definition und Beispiel einer Lockbox-Zahlung

Angenommen, Sie erhalten eine Rechnung von Ihrem Stromversorger. Es kommt per Post mit einem Überweisungsträger. Sie füllen den Beleg aus, legen Ihren Scheck bei und schicken ihn an ein Postfach in einer nahegelegenen Stadt.

Dieses Postfach ist das Schließfach Ihres Elektrizitätsunternehmens. Es ist ein besonderes P.O. Postfach, an das Kunden Zahlungen senden können. Anschließend zieht die Bank diese Zahlungen ein, zahlt das Bargeld ein und informiert das Unternehmen über die Transaktionen.

So funktionieren Lockbox-Zahlungen

Ein Unternehmen kann mehr als ein Schließfach verwenden, möglicherweise eines in jeder Region des Landes, in der es geschäftlich tätig ist. Kundenzahlungen können per Post an das nächstgelegene Schließfach geschickt werden, statt sie quer durch das Land zu verschicken, was die Postzeit verkürzt und den Zugriff des Unternehmens auf seine Gelder beschleunigt.

Wenn eine Zahlung im Schließfach eintrifft, wird sie zusammen mit möglicherweise vielen anderen Zahlungen von der Bank eingezogen, möglicherweise bis zu mehrmals täglich. Die Bank kann jeden Überweisungsbeleg und Scheck scannen, sodass Ihr Unternehmen die Informationen im digitalen Format erhalten kann. Das Geld wird eingezahlt. Ihr Unternehmen wird über die Zahlung auf dem Konto des Kunden benachrichtigt.

Notiz

Viele Schließfachanbieter garantieren ihren Kunden eine Einzahlung am selben Tag.

Eine Variation von Lockbox-Zahlungen

Einige Banken bieten Digitalisierungs- und bildbasierte Schließfachdienste an. Bildbasierte Dienste scannen alles, was an Ihr Schließfach gesendet wird, sodass Sie die Informationen online anzeigen können. Sie können oft Bilder von Zahlungen sehen, die noch am selben Tag eingehen, an dem sie das Schließfach erreichen.

Programme zur optischen Zeichenerkennung (OCR) „lesen“ alles und speichern die Ausgabe elektronisch. Diese Arten von Diensten automatisieren die Dateneingabe und versorgen Sie noch am selben Tag mit Kunden- und Finanzinformationen. Sie ermöglichen Ihnen die Sicherung und Analyse Ihrer Schließfachdaten auf verschiedene Arten.

Vor- und Nachteile von Lockbox-Zahlungen

Vorteile
    • Schließfächer erleichtern den Empfang von Zahlungen von Kunden, die nicht elektronisch bezahlen möchten oder können.

    • Zahlungen können mehrmals täglich eingezogen werden.

    • Durch Zahlungen werden Verzögerungen bei USPS-Lieferungen vermieden.

Nachteile
    • Schließfächer können langsamer und weniger effizient sein als elektronische Zahlungsoptionen.

    • Sie können Sicherheitsrisiken ausgesetzt sein.

    • Dennoch kann eine praktische Bearbeitung durch Sie oder Ihre Mitarbeiter erforderlich sein.

Vorteile erklärt

  • Schließfächer erleichtern den Zahlungseingang:Die Überweisung einer Zahlung an ein Schließfach ist für einen Kunden eine einfache Möglichkeit, einen Scheck zur Zahlung oder Einzahlung zu senden. Die Zahlung erfolgt zuverlässig und die Schecks werden zum Preis einer Briefmarke schnell eingelöst. Lockbox-Zahlungen werden dem Konto des Kunden schneller gutgeschrieben, da die Bank Zahlungen häufiger einzieht und einzahlt.
  • Zahlungen können mehrmals täglich eingezogen werden:Die Post kann mehrmals täglich an einem Schließfachstandort zugestellt werden, statt des einmal täglichen Besuchs, den Ihr Büro möglicherweise gewohnt ist. Dies bietet mehr Möglichkeiten, Zahlungen zu erfassen und Einzahlungen auf Ihr Konto vorzunehmen.
  • Zahlungen vermeiden Verzögerungen bei USPS-Lieferungen:Schließfachzahlungen reduzieren den „Mail Float“, die Zeit zwischen dem Versenden des Schecks durch einen Kunden und dem Erhalt bei Ihrem Unternehmen. Dies kann Ihnen dabei helfen, das gesamte Ihnen zur Verfügung stehende Geld zu maximieren.

Nachteile erklärt

  • Schließfächer sind immer noch weniger effizient als elektronische Zahlungen:Sie verkürzen zwar die Bearbeitungszeit, reduzieren den Postfluss und ermöglichen einen schnelleren Zugriff auf Gelder, es gibt aber dennoch einige Nachteile bei Lockbox-Zahlungen. Sie sind schneller als die Annahme von Schecks im Büro, aber immer noch langsamer als andere elektronische Überweisungsmöglichkeiten. Zahlungen müssen weiterhin per Post erfolgen. Sie müssen noch bearbeitet werden, bevor sie der Debitorenbuchhaltung zur Verfügung stehen.
  • Zahlungen können Sicherheitsrisiken ausgesetzt sein:Bei der Verwendung von Lockbox-Zahlungen besteht ein gewisses Sicherheitsrisiko. Es besteht ein Betrugsrisiko, wenn Ihre Bank bei der Verarbeitung von Lockbox-Zahlungen auf die manuelle Dateneingabe angewiesen ist, sei es seitens eines skrupellosen Bankangestellten, eines Offshore-Auftragnehmers oder eines Kunden, der einen betrügerischen Scheck ausstellt. Und das hohe Volumen der verarbeiteten Schecks bedeutet, dass Fehler möglich sind.
  • Es ist noch einiges an praktischer Bearbeitung erforderlich:Lockbox-Zahlungen sind nicht automatisch mit Ihrem Buchhaltungssystem verknüpft. Mitarbeiter im Backoffice müssen weiterhin Zahlungen mit Kundenkonten abgleichen.