Was ist eine Kreditorenbuchhaltung?

ByDr. J. K. Hartmann
Definition

Der Begriff „Abbrechnungsverbindlichkeiten„bezieht sich auf die unbezahlten Schulden eines Unternehmens für Produkte oder Dienstleistungen, die von einem Dritten, beispielsweise einem Lieferanten, bereitgestellt werden.

Inhaltsverzeichnis

Definition und Beispiele der Kreditorenbuchhaltung

Zu den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zählen die Schulden gegenüber Lieferanten, Verkäufern, Unternehmen und anderen Dritten. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um den Gesamtbetrag der unbezahlten Ausgaben aus der Durchführung von Business-to-Business-Transaktionen. Zu diesen geschuldeten Schulden zählen die Kosten im Zusammenhang mit dem Kauf von Produkten und Dienstleistungen, die noch nicht bezahlt wurden. Beispielsweise würde der Lagerbestand, den ein Hersteller bereitgestellt hat, für den er jedoch keine Zahlung erhalten hat, in den Verbindlichkeiten enthalten sein.

Damit Lieferanten eine Zahlung erhalten, stellen sie in der Regel eine Rechnung mit Einzelheiten zum Kauf zur Verfügung, um die geschuldeten Beträge einzutreiben. Die Rechnung basiert auf den Angaben in der ursprünglichen Bestellung (PO). Sobald die Rechnung bei einem Unternehmen eingegangen ist, wird sie dem Abschnitt „Verbindlichkeiten“ des Swip Health-Blatts als Rechnung unter „Kreditorenbuchhaltung“ hinzugefügt. Viele Unternehmen verfügen über eine Abteilung zur Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung. Diese Mitarbeiter sind für die Bearbeitung von Rechnungen verantwortlich und stellen sicher, dass Zahlungen an andere Unternehmen korrekt sind und rechtzeitig bezahlt werden.

Notiz

Kleinere Unternehmen ohne eine solche Abteilung können die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung einem Verwaltungsmitarbeiter oder Vertragsbuchhalter übertragen oder auf Software oder Automatisierungsdienste für die Kreditorenbuchhaltung zurückgreifen.

So funktioniert die Kreditorenbuchhaltung

Um zu verstehen, wie die Kreditorenbuchhaltung funktioniert, müssen Sie jeden Teil des Kreditorenbuchhaltungszyklus verstehen:

  • Kategorisieren Sie Daten im Kontenplan
  • Nehmen Sie die Kaufinformationen des Lieferanten in die Kreditorenbuchhaltung auf
  • Zahlungsbedingungen und -methoden verstehen
  • Rechnungen auf Richtigkeit prüfen
  • Zahlungen abwickeln
  • Erfassen Sie Zahlungsinformationen im Hauptbuch

Der Prozess beginnt mit einem Bericht, der als Kontenplan bezeichnet wird. Dieser Bericht umfasst alle Transaktionen des Unternehmens, einschließlich der Kreditorenbuchhaltung, und sorgt durch die Kategorisierung für die Organisation des Prozesses. Der Kontenplan kann mit einer Buchhaltungssoftware erstellt oder manuell mithilfe einer Tabellenkalkulation erstellt werden.

Nachdem Sie alle relevanten Informationen zu den Transaktionen des Unternehmens nachverfolgt haben, möchten Sie den Fokus speziell auf die Kreditorenbuchhaltung eingrenzen. Hier müssen Sie Informationen zu den Käufen angeben, die Sie bei Lieferanten, Lieferanten oder anderen Unternehmen getätigt haben, denen Sie Zahlungen schulden. Sie möchten alle relevanten Informationen angeben, wie Rechnungsnummern, Zahlungsbedingungen, Produktbeschreibungen, Fälligkeitsdaten, E-Mail-Adressen, Adressen und andere Kontaktinformationen. Hier stellen Sie auch sicher, dass die Zahlungsbedingungen und -methoden in jeder Rechnung verstanden werden.

Notiz

Um zu vermeiden, dass Zinsen anfallen, stellen Sie sicher, dass Zahlungen innerhalb des vom Lieferanten in den Zahlungsbedingungen angegebenen Zeitrahmens bearbeitet werden. Wenn ein Lieferant beispielsweise 30 Nettokonditionen auf seiner Rechnung angibt, bedeutet dies, dass die Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum eingehen muss.

Wenn alle relevanten Daten erfasst sind, müssen Sie die Bestellnummer bestätigen. Stellen Sie sicher, dass die Rechnung korrekt ist und mit den erhaltenen Produkten und Dienstleistungen übereinstimmt. Wenn die Informationen auf der Rechnung nicht mit den Produkten, Dienstleistungen oder anderen Informationen im System des Unternehmens übereinstimmen, wird die Rechnung möglicherweise an den Lieferanten zurückgesendet oder bis zur Lösung zurückgestellt. Wenn alle Rechnungen als korrekt und korrekt befunden werden, müssen Sie mit der Zahlungsabwicklung beginnen. 

Zahlungen können per Direkteinzahlung, Scheck, Überweisung, Kreditkarte oder mithilfe einer Buchhaltungssoftware abgewickelt werden. Sobald die Zahlungen verarbeitet sind, sollten sie im Hauptbuch oder in einem Journal erfasst werden, um nachzuweisen, dass die Zahlung erfolgt ist.

Arten von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Unter Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen versteht man im Allgemeinen die Zahlungen an externe Lieferanten oder Lieferanten, obwohl die Bedeutung in verschiedenen Branchen unterschiedlich interpretiert werden kann. Unternehmen können Ausgaben nach ihrem Zweck innerhalb des Unternehmens kategorisieren.

Beispielsweise könnte ein Unternehmen das Gehalt eines Vertragsarbeiters unter den Betriebsausgaben auflisten, wenn es als alltägliche, für den Betrieb des Unternehmens notwendige Ausgabe angesehen wird, während ein anderes es unter der Verbindlichkeitenliste aufführen könnte, wenn es einfach als Zahlung an einen Dritten angesehen wird.

Wenn Sie alle Transaktionen berücksichtigen, die Ihr Unternehmen mit anderen Unternehmen und Dritten abwickelt, können die Arten von Schulden, die unter Verbindlichkeiten aufgeführt werden können, geschuldete Zahlungen für Produkte und Dienstleistungen umfassen, wie zum Beispiel:

  • Inventar
  • Produktionsmaterialien
  • Dienstleistungen für Wartung und Reparaturen
  • Frachtrechnungen
  • Reisekosten
  • Rechnungen für Einkaufskarten
  • Aktuelle Käufe von Kapitalanlagen
  • Anwaltskosten
  • Beratungsgebühren
  • Expertenhonorare für Sonderprojekte

Notiz

Durch die Verfolgung der Verbindlichkeiten aus der Kreditorenbuchhaltung können Unternehmen die Zahlung zusätzlicher Zinsen vermeiden, eine gute Zusammenarbeit mit Lieferanten aufrechterhalten und Einblicke in die allgemeine Finanzlage und den Cashflow gewinnen.

Wichtige Erkenntnisse

  • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen beziehen sich auf die Schulden, die ein Unternehmen gegenüber Lieferanten, Verkäufern oder anderen Dritten schuldet und die noch nicht beglichen wurden. Es ist als kurzfristige Verbindlichkeit im Swip Health-Datenblatt aufgeführt.
  • Rechnungen werden üblicherweise für die Kreditorenbuchhaltung verwendet, um Produkte oder Dienstleistungen anzuzeigen, die von Dritten bereitgestellt werden. Rechnungen enthalten wichtige Details wie Kosten, Zahlungsbedingungen, Bestellnummer, bereitgestellte Dienstleistungen oder Produkte sowie Kontaktinformationen.
  • Zu den Arten von Transaktionen, die als Verbindlichkeiten erfasst werden, gehören Rechnungen wie Lagereinkäufe, Produktionsmaterialien, erbrachte Dienstleistungen für Wartung und Reparaturen sowie Reisekosten.