Was ist ein verantwortungsvoller Plan für die Erstattung von Mitarbeitern?

ByDr. J. K. Hartmann
Definition

EinVerantwortlicher Plan für die Vergütung der Mitarbeiterwird für bestimmte Ausgaben verwendet, um zu verhindern, dass Arbeitnehmer auf diese Zahlungen Einkommensteuer zahlen müssen.

Wichtige Erkenntnisse

  • Ein rechenschaftspflichtiger Plan ist ein detaillierter Plan, der die Erstattungen der Mitarbeiter berücksichtigt.
  • Der rechenschaftspflichtige Plan muss bestimmte IRS-Anforderungen erfüllen, um zu vermeiden, dass Mitarbeitersteuern auf diese Erstattungen gemeldet werden müssen.
  • Die häufigsten Erstattungsarten sind Reise-, Verpflegungs- und Fahrkosten der Mitarbeiter. 
  • Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen im Falle einer Steuerprüfung gute Aufzeichnungen führen. 

So funktioniert ein verantwortungsvoller Plan zur Vergütung von Mitarbeitern

Ein rechenschaftspflichtiger Plan ist ein detaillierter Plan oder eine detaillierte Vereinbarung, in der Arbeitgeber ihren Mitarbeitern einen Zuschuss gewähren oder ihnen bestimmte Ausgaben erstatten, wobei die Beträge auf die tatsächlichen Ausgaben beschränkt sind. Der Zweck eines rechenschaftspflichtigen Plans besteht darin, die Beträge für die Mitarbeiter steuerfrei zu machen.

 Um vom Internal Revenue Service (IRS) als „rechenschaftspflichtiger Plan“ betrachtet zu werden, muss die Vereinbarung des Arbeitgebers mit den Arbeitnehmern Folgendes umfassen:

  1. Die Ausgaben müssen in einem geschäftlichen Zusammenhang stehen; Das heißt, sie müssen gezahlt worden sein oder angefallen sein, während die Person als Arbeitnehmer Leistungen erbringt. 
  2. Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber innerhalb einer angemessenen Frist über diese Kosten Rechenschaft ablegen. Sie müssen von Ihren Mitarbeitern detaillierte Informationen zu diesen Ausgaben verlangen, einschließlich Datum, Uhrzeit, Ort, Betrag und Geschäftszweck der Ausgabe. 
  3. Der Arbeitgeber muss vom Arbeitnehmer verlangen, dass er zu viel gezahlte Erstattungen innerhalb einer angemessenen und bestimmten Frist, je nach den Umständen, zurückerstattet. Wenn Arbeitnehmer nicht verpflichtet sind, überschüssige Beträge zu zahlen, müssen diese Beträge in ihr Einkommen einbezogen werden und erhöhen die Kosten für die Leistung.

Wenn alle drei dieser Anforderungen nicht erfüllt sind, wird der Plan vom IRS als nicht rechenschaftspflichtig eingestuft.

Verantwortliche Pläne können die Erstattung verschiedener mitarbeiterbezogener Ausgaben umfassen, darunter Reisekosten, Mahlzeiten und Ausrüstungskäufe.

Der Rechenschaftsplan muss Einzelheiten darüber enthalten, wie die Mitarbeiter ihre Ausgaben abrechnen. Es muss ein Verfahren enthalten, das die Arbeitnehmer dazu verpflichtet, überschüssige Erstattungen (die über die zulässigen Beträge hinausgehen) an den Arbeitgeber zurückzuzahlen.

Notiz

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter Dokumente wie Quittungen, ein schriftliches Fahrtenbuch oder eine App zur Kilometerverfolgung als Beweismittel aufbewahren. 

Überschusserstattungen

Eine übermäßige Erstattung ist eine Erstattung, die über den zulässigen Beträgen liegt. Wenn der Arbeitnehmer überschüssige Erstattungen nicht innerhalb einer angemessenen Frist zurückzahlt, können diese überschüssigen Beträge für den Arbeitnehmer steuerpflichtig sein. 

 Der häufigste Fall wäre, dass Sie einem Mitarbeiter einen Vorschuss gewähren, bevor er eine Reise antritt, und die Ausgaben während der Reise geringer sind als der Vorschussbetrag. Der Mitarbeiter verfügt in diesem Fall über einen überschüssigen Betrag, der an Ihr Unternehmen zurückerstattet werden muss.

 Der IRS legt einen angemessenen Zeitraum für die Rückerstattung zu viel gezahlter Erstattungen fest, zum Beispiel:

  • Eine Vorauszahlung erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach dem Zeitpunkt der Ausgabe.
  • Eine angemessene Abrechnung der Ausgaben innerhalb von 60 Tagen nach deren Zahlung oder Anfall.
  • Die Rückerstattung einer etwaigen zu viel gezahlten Rückerstattung erfolgt innerhalb von 120 Tagen nach Zahlung oder Anfall.
  • Eine Erklärung Ihres Unternehmens (mindestens vierteljährlich), in der eine Rückerstattung oder eine angemessene Abrechnung der ausstehenden Vorschüsse verlangt wird und der Mitarbeiter kommt dieser innerhalb von 120 Tagen nach Erhalt der Erklärung nach.

Notiz

Die Einzelheiten der Rückzahlung überschüssiger Zahlungen sind ein wesentlicher Bestandteil Ihres verantwortungsvollen Plans. Lassen Sie sich bei der Formulierung der Anforderungen von einem zugelassenen Steuerberater unterstützen.

Rechenschaftspflichtige Pläne und Unternehmenssteuern

Sie müssen dem IRS keinen rechenschaftspflichtigen Plan vorlegen, aber Sie müssen bei einer Steuerprüfung nachweisen können, dass diese Ausgaben geschäftsbedingt waren.  In den Fahrtkosten müssen beispielsweise Datum, Uhrzeit, Ort, Betrag und Geschäftszweck der Ausgabe angegeben sein.  

Dokumentieren Sie alle Transaktionen mit Mitarbeitern zur Erstattung ihrer Auslagen und fordern Sie von ihnen die Vorlage von Unterlagen, aus denen hervorgeht, dass alle Anforderungen des Rechenschaftsplans eingehalten wurden. Es ist eine gute Idee, diese Anforderungen als Teil Ihres Mitarbeiterrichtlinien- und Verfahrenshandbuchs schriftlich festzuhalten.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was sind die rechenschaftspflichtigen Planregeln?

Im Allgemeinen lauten die Regeln für einen verantwortungsvollen Plan, dass alle Ausgaben geschäftsbezogen sein müssen, detailliert nachverfolgt werden müssen und alle überschüssigen Erstattungen innerhalb einer angemessenen Zeitspanne zurückgezahlt werden müssen.

Was kann in einem verantwortungsvollen Plan enthalten sein?

Eine der häufigsten Ausgabenkategorien, die in einen abrechnungsfähigen Plan einbezogen werden können, sind Geschäftsreisen, zu denen auch anrechenbare Mahlzeiten gehören.