Internal Revenue Service(IRS) Formular W-9identifiziert den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer jedes Verkäufers oder unabhängigen Auftragnehmers, der einem Unternehmen Waren oder Dienstleistungen liefert. Diese Personen müssen nach Abschluss des Steuerjahres die Formulare 1099-NEC oder 1099-MISC von Ihnen erhalten. Sie können Ihren Auftragnehmern die Formulare 1099-NEC nicht ausstellen, es sei denn, Sie erhalten von jedem Auftragnehmer zunächst ein ausgefülltes Formular W-9 mit diesen erforderlichen Informationen.
Inhaltsverzeichnis
Wichtige Erkenntnisse
- Das IRS-Formular W-9 wird üblicherweise von unabhängigen Auftragnehmern ausgefüllt und dient zur Abfrage ihres Steuernamens, ihrer Steueridentifikationsnummer (TIN) und ihrer Adresse.
- Das Formular wird von Auftragnehmern an ein Unternehmen übermittelt, für das sie Dienstleistungen erbringen, und nicht an das IRS.
- Unternehmen verwenden die auf Formular W-9 bereitgestellten Informationen, um nach Abschluss des Steuerjahres die Formulare 1099-NEC vorzubereiten und auszustellen, in denen detailliert aufgeführt ist, was jedem Auftragnehmer gezahlt wurde.
- Sie müssen die Formulare 1099-NEC an Auftragnehmer ausstellen, an die Sie im Steuerjahr mindestens 600 US-Dollar gezahlt haben. Daher benötigen Sie von diesen Personen die Formulare W-9.
Wie funktioniert das Formular W-9?
Das Formular W-9 ist das Formular, mit dem Unternehmen offiziell den Namen, die Adresse und die Identifikationsnummer eines Auftragnehmers sowie seinen Firmennamen anfordern, wenn der Auftragnehmer einen Namen hat, der von ihrem eigenen Namen abweicht.
Das Formular ähnelt dem Formular W-4, dessen Ausfüllen Arbeitgeber von den Arbeitnehmern verlangen. Zusätzlich zu den Identifikationsdaten des Steuerpflichtigen wird der Auftragnehmer auf Formular W-9 aufgefordert, anzugeben, ob er als Einzelunternehmen, Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft oder Einzelgesellschaft mit beschränkter Haftung tätig ist.
Das Formular W-9 fordert den Auftragnehmer außerdem auf, zu bestätigen, ob er ein US-Bürger oder ein ansässiger Ausländer ist. Wenn Sie Ihren Wohnsitz in einem anderen Land haben, müssen Sie möglicherweise stattdessen das Formular W-8 ausfüllen.
Beispiele für das IRS-Formular W-9
Ein Hausmeister, der am Wochenende, wenn das Unternehmen geschlossen ist, und zu einem für ihn passenden Zeitpunkt putzt, ist höchstwahrscheinlich ein unabhängiger Auftragnehmer. Jemand, den Sie mit der Erstellung einer Website für Ihr Unternehmen beauftragen, wäre ebenfalls ein unabhängiger Auftragnehmer, da Sie keinen Einfluss darauf hätten, wann und wie er die Arbeit ausführt.
Diese Personen benötigen zum Steuerzeitpunkt ein Formular 1099-NEC von Ihnen. Für die Erstellung der Formulare 1099-NEC ist es erforderlich, dass Sie ein ausgefülltes Formular W-9 mit den erforderlichen Informationen erhalten.
Notiz
Ein Auftragnehmer führt im Wesentlichen sein eigenes Unternehmen. Sie können ihre Tarife jederzeit und ohne Ihre Zustimmung erhöhen. Es steht Ihnen jedoch frei, ihre Dienste abzulehnen und stattdessen einen anderen Auftragnehmer zu beauftragen.
Sie kontrollieren die Vergütung eines Mitarbeiters und bestimmen, wann und ob dieser Anspruch auf eine Gehaltserhöhung hat. Jemand, der als Rezeptionist an Ihr Telefon geht, ist höchstwahrscheinlich ein Angestellter, wenn Sie seine Arbeitszeiten festlegen und ihm vorschreiben, was er tun soll, während er am Empfang ist. Mitarbeiter benötigen keine 1099-NEC-Formulare. Stattdessen würden Sie ihre Einkünfte und Vergütungen auf Formular W-2 angeben.
Sie müssen für Ihre Auftragnehmer keine Lohnsteuer zahlen, daher halten viele Unternehmen dies für eine bessere und kostengünstigere Beziehung. Sie können jedoch niemanden als unabhängigen Auftragnehmer bezahlen, ohne eine Steuerstrafe zu erleiden, wenn die Person nicht alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, um ein unabhängiger Auftragnehmer und nicht ein Angestellter zu sein.
Wer verwendet das IRS-Formular W-9?
Nur unabhängige Auftragnehmer und Anbieter füllen die Formulare W-9 aus. Sie müssen keine 1099-NEC-Formulare an C- und S-Unternehmen oder Unternehmen ausstellen, von denen Sie Produkte zum Weiterverkauf kaufen. Zahlungen an Auftragnehmer und Lieferanten per Debitkarte, Kreditkarte oder über Dritte wie PayPal sind ebenfalls ausgenommen, da der IRS eine andere Methode zur Verfolgung dieser Transaktionen verwendet. Sie werden auf Formular 1099-K gemeldet.
Wo Sie das IRS-Formular W-9 erhalten
Das Formular W-9 kann von der IRS-Website heruntergeladen werden, oder Ihre Auftragnehmer können das Formular interaktiv online ausfüllen, es dann ausdrucken und es Ihnen aushändigen, wenn es ausgefüllt ist.
W-9-Formulare sollten dem Arbeitgeber direkt zur Verfügung gestellt werden. Ermutigen Sie Ihre Auftragnehmer, ihre Formulare sicher auszufüllen und zu senden, da sie vertrauliche Informationen enthalten. Diese Daten sollten so vertraulich und sicher wie möglich aufbewahrt werden, um das Risiko zu minimieren, dass sie in die falschen Hände geraten.
Notiz
Die Übermittlung eines ausgefüllten Formulars W-9 als unsicheren Dateianhang an eine E-Mail wird nicht empfohlen. Bitten Sie darum, es stattdessen per Post oder persönlicher Zustellung oder als passwortgeschützten Dateianhang zu erhalten.
Was tun, wenn Sie das IRS-Formular W-9 nicht erhalten?
Es hat sich bewährt, unabhängige Auftragnehmer aufzufordern, Ihnen ein ausgefülltes Formular W-9 auszuhändigen, sobald Sie wissen, dass Sie gemeinsam Geschäfte machen werden. Es ist zu einfach, diese Anfragen bis Januar aufzuschieben, wenn Sie sie benötigen.
Sie können einen Vorrat leerer W-9-Formulare herunterladen, damit Sie diese bei Bedarf verteilen können, wenn Sie jemanden mit Dienstleistungen beauftragen. Dadurch sparen Sie viel Zeit und Mühe.
Voraussetzungen für die Einreichung des Formulars W-9
In den Anweisungen für die Formulare 1099-MISC und 1099-NEC des Internal Revenue Service werden die verschiedenen Situationen und feineren Details erläutert, die Unternehmen zur Ausstellung dieser Formulare verpflichten. Sie müssen sie ausfüllen, einreichen und allen Auftragnehmern aushändigen, an die Sie im Steuerjahr 600 US-Dollar oder mehr gezahlt haben.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Was passiert, wenn ich Hilfe benötige, um herauszufinden, ob jemand, der für mich Arbeiten ausführt, ein unabhängiger Auftragnehmer ist?
Wenden Sie sich an den Internal Revenue Service, wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie jemanden einstufen sollen, der für Sie arbeitet. Die Behörde kann Ihnen bei der Unterscheidung helfen, wenn Sie das Formular SS-8 vorlegen, eine Anfrage, damit der IRS die Angelegenheit für Sie entscheidet.
Was passiert, wenn ein Auftragnehmer das Formular W-9 nicht ausfüllen und mir aushändigen möchte?
Möglicherweise möchten Sie keine Geschäfte mit jemandem machen, der Ihnen kein Formular W-9 geben möchte. Dies sollte ein Warnsignal sein, denn Sie könnten für Strafen haftbar gemacht werden, wenn diese der Quellensteuer unterliegen und Sie sich dessen nicht bewusst sind. Das Formular fragt auch nach diesen Informationen.
Willkommen auf meiner Seite!Ich bin Dr. J. K. Hartmann, Facharzt für Schmerztherapie und ganzheitliche Gesundheit. Mit langjähriger Erfahrung in der Begleitung von Menschen mit chronischen Schmerzen, Verletzungen und gesundheitlichen Herausforderungen ist es mein Ziel, fundiertes medizinisches Wissen mit natürlichen Methoden zu verbinden.
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