Was ist das IRS-Formular W-3?

Das IRS-Formular W-3 ist ein zusammenfassendes Übertragungssteuerformular, das zusammen mit den jährlichen Lohn- und Steuerformularen für Mitarbeiter bei Bundesbehörden eingereicht werden muss. Für selbstständige Auftragnehmer und andere Nichtangestellte wird ein gesondertes Formular verwendet.

W-3-Formulare fassen in einem Dokument alle Informationen zu den W-2-Formularen zusammen, die Sie Ihren Mitarbeitern geben. Sie würden das Formular 1096 verwenden, um Informationen zu allen 1099-MISC-Formularen zusammenzufassen, die Sie an Nicht-Mitarbeiter weitergeben.

Was ist Formular W-3?

Das Formular W-3 fasst die Daten aller W-2-Formulare zusammen, die für alle Ihre Mitarbeiter bereitgestellt wurden. Das IRS und die Sozialversicherungsbehörde verwenden diese Informationen, um die Gehälter der Mitarbeiter zu verfolgen, einschließlich Gehälter, Löhne, Provisionen und Trinkgelder, sowie bundesstaatliche Einbehalte von ihrem Gehalt.

Wer verwendet das Formular W-3?

Alle Unternehmen, die Mitarbeiter bezahlen, müssen das Formular W-3 einreichen, und diejenigen, die unabhängige Auftragnehmer bezahlen, müssen das Formular 1096 einreichen.

Wo Sie das Formular W-3 erhalten

Obwohl das IRS auf seiner Website viele interaktive Formulare anbietet, gehört Formular W-3 nicht dazu. Sie können es jedoch unter IRS.gov herunterladen oder den IRS bitten, Ihnen die Formulare per Post zuzusenden.

So füllen Sie das Formular W-3 aus

Das W-3-Formular spiegelt die Informationen des W-2-Formulars für die Felder 1 bis 19 wider. Summieren Sie die Informationen aus allen W-2-Formularen und geben Sie sie in die richtigen, entsprechenden Felder ein. Geben Sie beispielsweise alle Informationen in Feld 1 für Löhne, Trinkgelder und andere Vergütungen aus allen W-2-Formularen Ihrer Mitarbeiter ein und übertragen Sie die Nummer dann in Feld 1 des W-3-Formulars.

Formular 1096 für Nicht-Angestellte

Dieses Formular wird vom IRS als „Zusammenstellungsbericht“ bezeichnet, da es alle Informationen aus allen 1099-MISC-Formularen zusammenfasst, die Sie an Nicht-Mitarbeiter verteilt haben. Das Formular 1096 ist etwas komplizierter als das W-3. Für jeden Formulartyp 1099 muss ein eigenes Formular 1096 vorhanden sein.

Summieren Sie alle Informationen in den Feldern 1 bis 5 des 1099-MISC für alle Nicht-Angestellten. Sie müssen außerdem das Kontrollkästchen für den richtigen Formulartyp aktivieren, z. B. Formular 1099-MISC.

Kann das Formular W-3 per E-Mail eingereicht werden?

Das Steuerrecht schreibt vor, dass Arbeitgeber, die über 250 oder mehr derselben Berichte verfügen, z. B. die Formulare W-2 oder 1099-MISC, ihre Informationserklärungen online einreichen müssen. Sie können dies über die Business Services Online der SSA tun. Sie müssen sich zunächst auf der Website registrieren.

Die Zahl der Formulare, die Unternehmen zur Online-Anmeldung benötigen, nimmt ab.

Wo kann ich Formular W-3 einsenden?

Senden Sie W-2-Formulare und W-3-Formulare in Papierform an die Social Security Administration (SSA) unter Social Security Administration, Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.

Reichen Sie das Formular 1096 und das Formular 1099-MISC beim IRS ein. Die richtige Postanschrift für die Übermittlung dieses Formulars an das IRS hängt von Ihrem Bundesstaat ab. Das IRS stellt auf seiner Website eine Aufschlüsselung der Adressen nach Bundesstaaten bereit.

So reichen Sie das Formular W-3 ein

Das SSA ermöglicht sowohl die Papiereinreichung als auch die elektronische Einreichung, Sie müssen jedoch nur ein W-3-Übermittlungsformular ausfüllen, wenn Sie eine Papierkopie der Formulare einreichen. Fügen Sie Kopie A des W-3 allen W-2-Formularen bei, wenn Sie das Formular einreichen.

Die SSA hat spezifische Anforderungen für diese beiden Optionen, basierend auf der Anzahl der W-2, die Ihr Unternehmen bereitstellt.

Diese Berichte sind im Jahr nach dem Steuerjahr fällig. Beispielsweise sind die W-3- und W-2-Anträge am 31. Januar 2020 fällig, wenn Sie die Gehälter Ihrer Mitarbeiter für 2019 melden. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, können Sie eine Verlängerung um 30 Tage beantragen.

Überprüfen Sie das Datum auf dem Formular, das Sie verwenden. Es sollte das Datum des Steuerjahres sein, über das Sie berichten, und nicht das Datum des Jahres, in dem Sie das Formular ausfüllen.

Fehler auf W-3- und 1096-Formularen

Sie müssen das Formular W-2c einreichen, wenn Sie auf dem W-2-Formular eines Mitarbeiters einen Fehler machen. Sie müssen außerdem ein W-3c-Formular zur Korrektur der Gesamtbeträge einreichen, wenn sich der Fehler auf die Zusammenfassung W-3 auswirkt.

Sie können den Fehler korrigieren, indem Sie ein korrigiertes Formular mit einem X im entsprechenden Feld einreichen, wenn Sie auf Formular 1099 einen Fehler machen, der sich auf Formular 1096 auswirkt.

HINWEIS: Steuergesetze ändern sich regelmäßig. Wenden Sie sich an einen Steuerberater, um die aktuellsten Ratschläge zu erhalten. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen stellen keine Steuerberatung dar und ersetzen keine Steuerberatung.​