Was ist das IRS-Formular 945?

ByDr. J. K. Hartmann
Definition

IRS-Formular 945meldet Bundeseinkommenssteuern, die von Nichtangestellten einbehalten wurden. Arbeitgeber müssen den IRS über die Quellensteuer informieren, wenn sie diese Steuer vom Gehalt dieser Personen abziehen.

Wichtige Erkenntnisse

  • Das Formular 945 wird verwendet, um dem IRS Steuern zu melden, die aus verschiedenen Gründen von nicht lohnbezogenen Zahlungen einbehalten werden.
  • Eine Quelle dieser einbehaltenen Steuern ist die Ersatzeinbehaltung, aber bei einigen Glücksspielgewinnen und militärischen Rentenleistungen müssen Steuern einbehalten werden, und diese werden ebenfalls auf diesem Formular angegeben.
  • Möglicherweise müssen Sie bei Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer eine Sicherungseinbehaltung vornehmen, wenn diese Ihnen keine korrekte Steueridentifikationsnummer oder Sozialversicherungsnummer mitteilen.
  • Das Formular ist online verfügbar und kann per E-Mail eingereicht werden.

Wie funktioniert Formular 945?

Das IRS-Formular 945 ist eine jährliche Steuererklärung, die alle Bundeseinkommenssteuern zusammenfasst, die Sie im Rahmen der Quellensteuerpflicht von Nicht-Angestellten einbehalten haben.

Das Formular 945 bezieht sich nur auf das, was der IRS als „nicht lohnbezogene Zahlungen“ bezeichnet. Dieses Formular wird üblicherweise für Zahlungen an bestimmte unabhängige Auftragnehmer sowie für qualifizierte Renten, Glücksspielgewinne und den Ruhestand und die Bezüge des Militärs verwendet. Formular 945 ist ein zusammenfassendes Formular, in dem alle von Ihnen getätigten Zahlungen außerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgeführt sind.

Notiz

Zahlungen an Nicht-Mitarbeiter müssen dem Zahlungsempfänger und dem IRS auf dem Formular 1099-NEC (für Nicht-Mitarbeiter-Entschädigungen) gemeldet werden.Das Formular 1099-MISC wird für andere Zahlungsarten wie Preise, Mieten und Lizenzgebühren verwendet.

Im Allgemeinen müssen Sie Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer nur dann einbehalten, wenn der Auftragnehmer Ihnen keine Steueridentifikationsnummer (TIN) gibt, die von Ihnen angegebene TIN falsch ist oder Sie vom IRS eine Mitteilung erhalten, dass Sie Steuern einbehalten müssen.

Wer verwendet Formular 945?

Arbeitgeber verwenden das Formular 945. Das Formular ist jedoch nicht nur für Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer reserviert. Es gibt auch einige andere Arten von Zahlungen, die Ihr Unternehmen leisten könnte und die der Sicherungseinbehaltung unterliegen und erfordern würden, dass Sie Einkommenssteuern einbehalten und diese Steuern dem IRS auf Formular 945 melden. Das IRS nennt dies „Nicht-Lohnsteuer-Einbehalt“. Sie würden Formular 945 verwenden, wenn Sie Zahlungen für Folgendes leisten:

  • Renten
  • Glücksspielgewinne, die nicht der regulären Glücksspieleinbehaltung unterliegen
  • Indische Gaming-Gewinne
  • Militärischer Ruhestand
  • Freiwilliger Einbehalt einiger staatlicher Zahlungen

Notiz

Zu den weiteren Zahlungen, die der Einbehaltung unterliegen können, gehören Mieten und Provisionen, auf Formular 1099-K gemeldete Bruttozahlungen und bestimmte Zahlungen auf Formular 1099-G.

Das Formular 945 entspricht im Wesentlichen allen Zahlungen, die auf einem der verschiedenen 1099-Formulare getätigt und gemeldet werden, einschließlich 1099-MISC, 1099-NEC oder auf Formular W-2G.

Wo Sie das Formular 945 erhalten

Das Formular 945 ist auf der IRS-Website verfügbar. Es ist interaktiv, sodass Sie es online ausfüllen und ausdrucken können.

So füllen Sie das Formular 945 aus

Zu den Informationen, die Sie auf Formular 945 angeben müssen, gehören:

  • Die gesamte Bundeseinkommenssteuer wird von allen Personen einbehalten, die der Ersatzquellensteuer unterliegen
  • Sicherungseinbehalt
  • Gesamtsumme der im Laufe des Jahres getätigten Einzahlungen
  • Restbetrag fällig oder Überzahlung

Notiz

Sie müssen den Gesamtbetrag aufschlüsseln, um die monatliche Steuerschuld anzuzeigen, wenn Sie im Laufe des Jahres mehr als 2.500 US-Dollar an Sicherungseinbehalten zahlen. 

Kann Formular 945 per E-Mail eingereicht werden?

Sie können das Formular 945 über das E-File-System des IRS einreichen und mithilfe des EFTPS-Systems (Electronic Federal Tax Payment System) elektronisch Sicherungseinbehaltungszahlungen an das IRS leisten.

Wo kann man das Formular 945 verschicken?

Die Adressen zum Versenden des Formulars per Post hängen von Ihrem Bundesstaat ab, davon, ob Sie eine steuerbefreite Organisation sind und ob Sie auch eine Zahlung leisten. Der IRS veröffentlicht auf seiner Website eine Liste der Adressen, aufgeschlüsselt nach Bundesstaat und diesen anderen Faktoren.

Anforderungen für Formular 945

Sie müssten das Formular 945 einreichen, wenn beispielsweise letztes Jahr ein freiberuflicher Webdesigner für Sie gearbeitet hätte, den Sie als unabhängiger Auftragnehmer bezahlt hätten. Der Auftragnehmer hat Ihnen keine TIN gegeben oder die TIN, die er Ihnen gegeben hat, war falsch. Jetzt hat Ihnen der IRS eine Mitteilung geschickt, dass Ersatzzahlungen einbehalten werden müssen.

Notiz

Im Allgemeinen müssen Sie erst dann mit der Einbehaltung von Sicherungseinbehalten bei Zahlungen unabhängiger Auftragnehmer beginnen, wenn Sie vom IRS dazu aufgefordert werden.

Im Allgemeinen möchten Sie Ihren Mitarbeiter darüber informieren, dass Sie Sicherungseinbehaltungen einziehen, diese dem IRS melden und diese dann monatlich oder halbwöchentlich beim IRS hinterlegen. Am Ende des Jahres reichen Sie das Formular 945 ein. In der Regel können Sie die Sicherungseinbehalte stoppen, wenn der Auftragnehmer Ihnen die korrekte TIN mitteilt oder der IRS Ihnen mitteilt, dass Sie damit aufhören können.

Das Formular 945 wird beim IRS gleichzeitig mit den Formularen W-2 und 1099 eingereicht. Das Einreichen des Formulars 1099-NEC oder 1099-MISC entbindet Sie nicht von der Pflicht, zusätzlich zum anderen Formular auch das Formular 945 einzureichen. Formular 945 geht nicht an den Zahlungsempfänger.

Backup-Einbehaltungszahlungen erfolgen auf die gleiche Weise wie die Einbehaltung von Mitarbeitern, wobei die Regeln zur Bestimmung, ob halbwöchentliche oder monatliche Einzahlungen vorgenommen werden sollen, angewendet werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was ist ein Formular 945?

Formular 945 ist eine IRS-Dokumentendatei des Arbeitgebers, wenn dieser das ganze Jahr über Sicherungseinbehalte im Zusammenhang mit bestimmten Zahlungen an Nicht-Arbeitnehmer vorgenommen hat.

Wer muss das Formular 945 einreichen?

Arbeitgeber, die Steuern von bestimmten Zahlungen einbehalten, müssen ein Formular 945 einreichen. Beispielsweise müssten Sie Formular 945 einreichen, wenn das IRS von Ihnen verlangt, Ersatzeinbehalte auf das Gehalt eines unabhängigen Auftragnehmers vorzunehmen.