Was ist das IRS-Formular 944?

ByDr. J. K. Hartmann
Steuerverwaltete Fonds reduzieren die jährliche Steuerbelastung des Anlegers.

Das IRS-Formular 944 ist die jährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers. Das Formular wurde vom IRS eingeführt, um kleineren Arbeitgebern eine Erleichterung bei der Einreichung und Zahlung der von Arbeitnehmern einbehaltenen Bundeseinkommenssteuer sowie der von Arbeitgebern und Arbeitnehmern geschuldeten Sozialversicherungs- und Medicare-Zahlungen zu geben.

Arbeitgeber, deren jährliche Lohnsteuerschuld 1.000 US-Dollar oder weniger beträgt, können das Formular 944 verwenden, um die Steuererklärung nur einmal im Jahr statt vierteljährlich einzureichen. Das Formular 944 kann nicht von Arbeitgebern im Haushalt oder in der Landwirtschaft verwendet werden. 

Was ist Formular 944?

Alle Arbeitgeber sind verpflichtet, von ihren Arbeitnehmern Bundeseinkommenssteuern, gegebenenfalls Landeseinkommenssteuern und FICA-Steuern für Sozialversicherung und Medicare einzubehalten. Sie müssen diese Steuern dem IRS melden und abführen sowie einen Betrag für die FICA-Steuern einzahlen, der den Beträgen entspricht, die vom Gehalt der Mitarbeiter einbehalten werden. Formular 944 ist das Meldeformular für die Übermittlung all dieser Informationen an den IRS. 

Im Formular 944 werden außerdem Informationen zur zusätzlichen Medicare-Steuer abgefragt, die von Arbeitnehmern mit hohem Einkommen einbehalten wird und zusammen mit den anderen Lohnsteuern gezahlt werden muss. Diese zusätzliche Steuer ist jedoch nicht vom Arbeitgeber zu zahlen.

Wer verwendet Formular 944?

Das Formular 944 wird von kleineren Arbeitgebern anstelle des IRS-Formulars 941, der vierteljährlichen Lohnsteuererklärung des Arbeitgebers, verwendet. Sie können das Formular 944 nur einreichen, wenn der IRS Ihnen eine schriftliche Genehmigung dazu erteilt. Sie müssen beim IRS einen Antrag auf Einreichung dieses Formulars anstelle von Formular 941 stellen.

Sie sind berechtigt, dieses Formular einzureichen, wenn Ihre Haftung für Sozialversicherung, Medicare und einbehaltene Bundeseinkommenssteuern für das gesamte Jahr 1.000 US-Dollar oder weniger beträgt. Ihre Lohnsteuerschuld ist der Gesamtbetrag, den Sie für diese Steuern an den IRS zahlen müssen, und umfasst: 

  • Die Beträge, die Sie von der Arbeitnehmervergütung für die Bundeseinkommenssteuer einbehalten haben
  • Die Beträge, die Sie von der Arbeitnehmervergütung für Sozialversicherungssteuern und Medicare-Steuern einbehalten haben
  • Die Beträge, die Ihr Unternehmen zahlen muss, um die von Ihren Mitarbeitern gezahlten Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern zu decken

Wo Sie das Formular 944 erhalten

Das Formular 944 ist auf der IRS-Website verfügbar. Sie können es online ausfüllen, eine Kopie herunterladen oder eine Kopie auf der Website ausdrucken.

So füllen Sie das Formular 944 aus

Formular 944 erfordert die Gesamtzahlen aller Ihrer Mitarbeiter für das Jahr, einschließlich der an sie gezahlten Löhne, der erhaltenen Trinkgelder, der Bundeseinkommenssteuer, die Sie von ihrem Lohn einbehalten haben, sowie der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern. Es werden bestimmte Anpassungen und Gutschriften für Forschungsaktivitäten abgezogen. Das Ergebnis ist die gesamte fällige Steuer.

Notiz

Dieser Betrag, den Sie nach dem Ausfüllen des Formulars 944 erhalten haben, wird mit den Gesamteinzahlungen verglichen, die Sie für das Jahr bereits getätigt haben. Dadurch erfahren Sie, dass Swip Health entweder fällig ist oder dass Sie zu viel bezahlt haben.

Kann Formular 944 elektronisch eingereicht werden?

Sie können das Formular 944 per E-Mail einreichen, benötigen jedoch eine Software zur Steuervorbereitung, die dieser Aufgabe gewachsen ist. Sie haben auch die Möglichkeit, das Formular von einem Steuerberater per E-Mail einreichen zu lassen.

Bei Bedarf können Sie gleichzeitig eine Zahlung per elektronischer Geldabhebung vornehmen.

Wo kann man das Formular 944 einsenden?

Die IRS-Postadressen für Formular 944 hängen von dem Staat ab, in dem Sie sich befinden, und davon, ob Sie dem Formular eine Zahlung beifügen. Das IRS stellt auf seiner Website eine Liste mit Adressen zur Verfügung.

Voraussetzungen für die Einreichung des Formulars 944

Neue Arbeitgeber müssen in ihren Anträgen für eine Employer ID Number (EIN) Informationen über die höchste Anzahl erwarteter Arbeitnehmer im ersten Betriebsjahr angeben. Anhand dieser Informationen wird ein Schreiben mit der Aufschrift „Berechtigung zur Einreichung des Formulars 944“ erstellt.

Bestehende Unternehmen müssen sich an das IRS wenden, um den Antrag zu stellen. Sie können das Formular 941 nicht einreichen, wenn Sie vom IRS darüber informiert werden, dass Sie das Formular 944 einreichen müssen.

Notiz

Im Allgemeinen ist es wahrscheinlich, dass Sie 1.000 US-Dollar oder weniger an Lohnsteuern zahlen, wenn Sie 5.000 US-Dollar oder weniger an Löhnen zahlen, die der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer sowie der Quellensteuer auf Bundesebene im Laufe des Kalenderjahres unterliegen, basierend auf den aktuellen Steuersätzen.

Ihr Antrag auf Einreichung des Formulars 944 muss zwischen dem 1. Januar und dem 15. März des laufenden Jahres schriftlich oder zwischen dem 1. Januar und dem 1. April des laufenden Jahres telefonisch unter 800-829-4933 gestellt werden.

Das Formular 944 muss bis zum 31. Januar des auf das gemeldete Jahr folgenden Jahres eingereicht werden. Sie haben bis zum 10. Februar des Folgejahres Zeit, dieses Formular einzureichen, wenn Sie fristgerecht und vollständig eingezahlt haben.

Ihre Haftung entspricht der Summe aller Quellensteuern für Einkommenssteuern und FICA-Steuern und umfasst den Gesamtbetrag, den das Unternehmen für seinen Beitrag zu den FICA-Steuern schuldet. Die Höhe Ihrer Lohnsteuerschuld bestimmt die Fristen, bis zu denen diese Lohnsteuern gezahlt werden müssen:

  • Die im Formular 944 enthaltenen Lohnsteuern für Ihr Unternehmen können bei der Einreichung des Formulars 944 gezahlt werden, wenn Ihre gesamte Steuerschuld im Jahr weniger als 2.500 US-Dollar beträgt
  • Sie können bis zum letzten Tag des Monats nach dem Ende eines Quartals eine Einzahlung tätigen, wenn Ihre gesamte Steuerschuld für das Jahr 2.500 $ oder mehr beträgt, für das Quartal jedoch weniger als 2.500 $
  • Sie können die Steuerschuld für das vierte Quartal mit Formular 944 begleichen, wenn Ihre Steuerschuld für das vierte Quartal weniger als 2.500 US-Dollar beträgt
  • Sie müssen je nach Zeitplan monatlich oder halbwöchentlich einzahlen, wenn Ihre Gesamtsteuerschuld für ein Quartal mehr als 2.500 US-Dollar beträgt

Sie müssen Lohnsteuereinzahlungen über das IRS EFTPS-System vornehmen, unabhängig von der Höhe Ihrer Lohnsteuerschuld.

Wichtige Erkenntnisse

  • Das IRS-Formular 944 ermöglicht es kleineren Arbeitgebern, Bundeslohnsteuern einmal im Jahr statt vierteljährlich zu melden und zu zahlen. Das Formular wird anstelle des Formulars 941 verwendet.
  • Unternehmen benötigen zur Verwendung dieses Formulars eine schriftliche Genehmigung des IRS.
  • Für die Beantragung der Verwendung des IRS-Formulars 944 gelten Fristen.
  • Wenn Sie dieses Formular verwenden, müssen Sie Ihre Lohnsteuereinzahlungen über das IRS EFTPS-System vornehmen. 

HINWEIS: Bei diesen Informationen handelt es sich um einen allgemeinen Überblick. Lohnsteuern sind kompliziert und es gibt Bußgelder und Strafen für Fehler im Formular 944, die den von Ihnen zu zahlenden Betrag ändern oder zu Verzögerungen bei der Einreichung oder Zahlung von Lohnsteuern führen können. Wenn Sie Bedenken hinsichtlich des Ausfüllens dieses Formulars haben, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder erwägen Sie die Auslagerung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung.