Was ist das IRS-Formular 1096?

ByDr. J. K. Hartmann

Das IRS-Formular 1096 ist ein zusammenfassendes und übermitteltes Steuerformular, das die IRS-Informationen zu den Formularen 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 oder W-2G enthält, die Ihr Unternehmen an andere Empfänger gesendet hat. Ihr Unternehmen muss es nur verwenden, wenn Sie diese Formulare in Papierform beim IRS einreichen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das Formular ausfüllen und wohin Sie es senden.

Definition und Beispiele des Formulars 1096

Das IRS-Formular 1096 trägt den Titel „Annual Summary and Transmittal of U.S. Information Returns“. Sie müssen es verwenden, um dem IRS Einzelheiten zu einer von sieben verschiedenen Arten von Informationsrückgaben zu übermitteln, die Sie in Papierform einreichen. Verwenden Sie dieses Formular, um bestimmte Arten von Transaktionen dem IRS und einer anderen Partei zu melden, normalerweise jemandem, der Einnahmen aus der Transaktion erhalten hat.

Angenommen, Ihr Unternehmen zahlt einem unabhängigen Auftragnehmer insgesamt 2.500 US-Dollar und einem anderen Auftragnehmer 1.500 US-Dollar für die in einem einzigen Steuerjahr geleistete Arbeit. Sie müssen jedem Auftragnehmer und dem IRS ein Formular 1099-NEC zusenden, um sie über die Höhe des Nicht-Arbeitnehmereinkommens zu informieren, das Sie ihnen im Laufe des Jahres gezahlt haben. Sie verwenden Formular 1096, um die auf allen 1099-NEC-Formularen bereitgestellten Informationen zusammenzufassen und zusammenzufassen.

Sie müssen für jede Art der vorbereiteten Informationserklärung eine separate 1096 einreichen, auch wenn Sie von jeder Art nur eine vorbereitet haben. Wenn Sie beispielsweise sieben 1099-MISC-Formulare und drei 1099-NEC-Formulare vorbereitet und eingereicht haben, müssen Sie ein 1096-Formular mit einer Zusammenfassung der 1099-MISC-Formulare und ein weiteres 1096-Formular mit einer Zusammenfassung des 1099-NEC-Formulars zusammen mit allen Kopien A der jeweiligen Rückgaben einreichen.

Wer verwendet Formular 1096?

Unternehmer, die eine oder mehrere der sieben Arten von Auskunftserklärungen per Post in Papierform beim IRS einreichen möchten, müssen das Formular 1096 verwenden. Wenn Sie Ihre Auskunftserklärungen elektronisch einreichen, müssen Sie das Formular 1096 nicht verwenden.

Notiz

Wenn Sie 250 oder mehr Informationserklärungen jeglicher Art haben, müssen Sie diese Art von Erklärung elektronisch einreichen, sodass Sie in diesem Fall kein 1096-Formular benötigen. Wenn Sie weniger als 250 Exemplare einer bestimmten Art von Informationsrücksendung haben, haben Sie die Möglichkeit, die Unterlagen per Post zu versenden oder elektronisch einzureichen.

Wo Sie das Formular 1096 erhalten

Da der IRS die Formulare 1096, die er erhält, scannt, möchte die Behörde, dass Unternehmen, die die Formulare einreichen, scannbare, offizielle Dokumente verwenden. Fotokopien von Originalen werden nicht akzeptiert. Sie können die Formulare auf der Website „Order Forms & Publications“ des IRS bestellen.Formulare finden Sie möglicherweise auch in Bürobedarfsgeschäften oder in Ihrer Steuervorbereitungssoftware.

So füllen Sie das Formular 1096 aus und lesen es

  1. Geben Sie zunächst den Namen Ihres Unternehmens (unter „Name des Anmelders“) und die Adresse ein. der Name der Person, die kontaktiert werden soll; und die E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Faxnummer dieser Person.
  2. Geben Sie Ihre Arbeitgeber-ID-Nummer (EIN) in Feld 1 ein oder Ihre Sozialversicherungsnummer in Feld 2, wenn Sie keine Sozialversicherungsnummer haben.
  3. Geben Sie in Feld 3 die Gesamtzahl der Formulare ein, die Sie mit diesem bestimmten 1096 einreichen. Denken Sie daran, dass sie alle vom gleichen Typ sein müssen.
  4. Geben Sie in Feld 4 die gesamte einbehaltene Bundeseinkommensteuer auf allen von Ihnen eingereichten Formularen ein. Wenn Sie keine Bundeseinkommenssteuer einbehalten haben, geben Sie eine Null ein.
  5. Geben Sie in Feld 5 den Gesamtbetrag der gemeldeten Zahlungen auf allen von Ihnen eingereichten Formularen ein – zum Beispiel den Gesamtbetrag für alle 1099-MISC-Formulare.
  6. Geben Sie unter Feld 6 ein X in das Feld für die Art des Formulars ein, das Sie einreichen. Wenn Sie beispielsweise 1099-MISC-Formulare einreichen, geben Sie in der zweiten Zeile im zweiten Feld von links ein X ein.

Wo kann man das Formular 1096 verschicken?

Sie müssen ein Formular 1096 zusammen mit allen Kopien der entsprechenden Papierinformationen an eine Adresse senden, die auf Ihrem Hauptgeschäftsstandort basiert. Auf der Webseite „Where to File Form 1096“ des IRS werden Adressen nach Bundesstaat aufgelistet. Die Adressen sind auch auf Seite 3 (zweite Seite der Anleitung) des Formulars 1096 verfügbar.

Wann und wie man das Formular 1096 einreicht

Der Fälligkeitstermin für die Einreichung der meisten Informationserklärungen und des Formulars 1096 beim IRS ist der 28. Februar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres.Die Daten variieren; Einige Informationsrückgaben und 1096er müssen bereits am 31. Januar und andere erst am 31. Mai beim IRS eingereicht werden. Die Allgemeinen Anweisungen für bestimmte Informationsrückgaben (PDF) des IRS enthalten eine vollständige Liste der Fälligkeitstermine für alle Arten von Informationsrückgaben, beginnend auf Seite 26.

Notiz

Fällt ein Fälligkeitsdatum auf einen Samstag, einen Sonntag oder einen gesetzlichen Feiertag, ist das Fälligkeitsdatum der nächste Werktag.

Formular 1096 für staatliche Steuern

Möglicherweise benötigen Sie eine Datei 1096 mit den entsprechenden 1099ern für staatliche Steuern. Montana fordert Sie beispielsweise auf, eine der verschiedenen Arten von 1099-Formularen mit einem Formular 1096 einzureichen.Weitere Informationen erhalten Sie beim Finanzministerium oder der Steuerbehörde Ihres Bundesstaates.

So nehmen Sie Korrekturen vor

Wenn Sie feststellen, dass Sie in Ihrer 1096- oder Informationserklärung einen Fehler gemacht haben, sollten Sie diesen sofort beim IRS und beim Nicht-IRS-Empfänger korrigieren. Ausführliche Anweisungen finden Sie auf der Website „Allgemeine Anweisungen für die Rückgabe bestimmter Informationen“.

Wichtige Erkenntnisse

  • Das IRS-Formular 1096 enthält die IRS-Informationen zu den Formularen 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 oder W-2G, die Ihr Unternehmen verschickt hat.
  • Das Formular wird nur verwendet, wenn diese Informationsformulare in Papierform an den IRS übermittelt werden. Bei der elektronischen Übermittlung von Informationsrücksendungen ist dies nicht erforderlich.
  • Sie müssen für jede Art von Informationserklärung, die Sie erstellt haben, eine separate 1096 einreichen, auch wenn Sie von jeder Art nur eine erstellt haben.
  • Wenn Sie 250 oder mehr Informationsrücksendungen jeglicher Art haben, müssen Sie diese Rücksendungen elektronisch einreichen, anstatt das Formular 1096 zu verwenden.