Was ist das Formular W-8BEN für kanadische Auftragnehmer?

Definition

Das Formular W-8BEN ist ein Steuerformular, das ausländische Personen ihren Arbeitgebern vorlegen müssen, wenn sie Einkünfte von US-amerikanischen Unternehmen beziehen. Es sieht vor, dass US-Bundeseinkommenssteuern von ihrem Gehalt einbehalten werden. Sie können das Formular verwenden, um eine Befreiung von der Quellensteuer aufgrund eines Einkommensteuerabkommens zwischen den USA und Kanada zu beantragen, wenn Sie ein unabhängiger kanadischer Unternehmer sind.

So funktioniert das Formular W-8BEN

Jede US-Firma oder Firma benötigt Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Steueridentifikationsnummern, um Zahlungen an Sie zu ermöglichen und etwaige Steuereinbehalte zu ermöglichen, die von der US-Regierung möglicherweise verlangt werden, wenn Sie nicht in den USA ansässig sind. Diese Informationen erhalten Sie, wenn Sie das Formular W-8BEN ausfüllen und einreichen.

Bei unabhängigen kanadischen Auftragnehmern funktioniert dies jedoch etwas anders. Das Einkommensteuerabkommen zwischen den Vereinigten Staaten und Kanada führte zu einem Abkommen zwischen den Ländern, das im September 1980 unterzeichnet wurde. Der US-Senat empfahl, das Abkommen nach zahlreichen Anpassungen und Änderungen im Juni 1984 zu ratifizieren.

Das Steuerabkommen trat im Januar 1985 in Kraft. Es verhindert, dass Kanadier der US-Regierung zusätzlich zu den Steuern, die für dasselbe Einkommen an die Canada Revenue Agency gezahlt werden, eine Steuer auf in den USA erzielte Einkünfte zahlen müssen. Die Protokolle wurden 1997, 1995 und 2007 geringfügig geändert.

Beispiel für Formular W-8BEN

Amerikanische Unternehmen behalten im Allgemeinen Einkommenssteuern auf Einkünfte ein, die an ausländische Personen gezahlt werden, die für sie arbeiten. Dieser Steuersatz würde pauschal 30 % betragen.Aber auch Personen aus Ländern, mit denen die USA Abkommen haben, können mit Formular W-8BEN Befreiungen oder besondere Quellensteuersätze geltend machen.

Kanadische unabhängige Auftragnehmer können diese Befreiung von der Quellensteuer in Anspruch nehmen. Sie können vermeiden, dass Ihr Geschäftseinkommen sowohl in den USA als auch in Kanada doppelt besteuert wird, Sie müssen jedoch die Regeln für den Wohnsitz und den festen Geschäftssitz einhalten. Artikel VII des Doppelbesteuerungsabkommens sieht vor, dass in den USA von in Kanada ansässigen Personen erzielte Unternehmensgewinne in den USA nur insoweit besteuert werden, als die Gewinne mit einer Betriebsstätte in den Vereinigten Staaten in Zusammenhang stehen.

Wer verwendet das Formular W-8BEN?

Jeder ausländische Auftragnehmer, der Zahlungen wie Zinsen, Dividenden, Lizenzgebühren, Vergütungen für Dienstleistungen oder andere Einkommensformen erhält, muss das Formular W-8BEN bei der Person oder Organisation einreichen, die das Einkommen bereitstellt. Diese natürliche oder juristische Person ist dann verpflichtet, Einkommenssteuern von diesen Zahlungen einzubehalten und abzuführen, es sei denn, der Auftragnehmer kann nachweisen, dass sie davon befreit sind, wie dies bei Kanadiern der Fall ist.

Sie müssen dennoch ein ordnungsgemäß ausgefülltes Formular W-8BEN bei der Partei oder Firma einreichen, die Ihnen Einkünfte liefert, wenn Sie ein kanadischer Auftragnehmer sind, der Einkünfte aus einer US-Quelle bezieht. Das Formular enthält eine Erklärung, dass Sie dieses US-Einkommen in Ihre kanadische Steuererklärung aufnehmen werden.

Ihr Formular W-8BEN bleibt bis zum letzten Tag des dritten Kalenderjahres nach Ihrer Unterzeichnung gültig, sofern sich Ihre Umstände nicht wesentlich ändern.Das Formular bleibt bis zum 31. Dezember 2026 gültig, wenn Sie es am 1. Dezember 2023 unterzeichnen, es sei denn, Ihr Status ändert sich, sodass es früher ungültig wird.

Bestimmen Sie Ihren kanadischen Wohnsitz

Ihre Fähigkeit, eine Steuerbefreiung in Anspruch zu nehmen, hängt von Ihrer Aufenthaltsberechtigung und Ihren Pflichten als kanadischer Steuerzahler ab. Dies hängt von einigen Faktoren ab, die sich auf Ihren Wohnort und den Ort, an dem Sie Ihr Unternehmen betreiben, konzentrieren.

Die Aufenthaltsordnung

Sie gelten als Einwohner des Landes, in dem Sie einen „ständigen Wohnsitz“ haben. Sie werden als Einwohner Kanadas behandelt, wenn sich Ihr ständiger Wohnsitz dort befindet.

Artikel IV klärt Ihren Aufenthaltsstatus mithilfe einer Tiebreaker-Regel, wenn Sie sowohl in Kanada als auch in den USA Steuerzahler mit doppeltem Wohnsitz sind.Folgende Kriterien entscheiden über Ihren Wohnsitz:

• Wo Sie ein dauerhaftes Zuhause haben
• Wo Sie engere persönliche und wirtschaftliche Beziehungen haben (bekannt als „Mittelpunkt lebenswichtiger Interessen“), wenn Sie an beiden Orten einen festen Wohnsitz haben
• Wo Sie gewöhnlich wohnen, wenn der Mittelpunkt Ihrer Lebensinteressen nicht bestimmt werden kann
• Wo Sie Staatsbürger sind, wenn Sie in beiden Ländern leben
• Wo die USA und Kanada einvernehmlich vereinbaren, dass Sie ein Einwohner sind, wenn Sie Staatsbürger beider Länder oder keines Landes sind

Sie gelten als Einwohner des Landes, in dem diese Regierung ihren Sitz hat, wenn Sie bei einer Landes-, Kommunal- oder Bundesregierung angestellt sind.

Finden Sie Ihren festen Geschäftssitz

Wenn Sie ein unabhängiger Auftragnehmer oder Geschäftsinhaber sind, verfügen Sie möglicherweise über einen oder mehrere Geschäftsstandorte.

Wenn Sie über oder mit US-Unternehmen zusammenarbeiten, werden die USA nicht zu Ihrem festen Geschäftssitz. Ihr fester Geschäftssitz ist eine ständige Niederlassung, in der Ihre Geschäftstätigkeit ganz oder teilweise ausgeübt wird, wie zum Beispiel:

• Ort der Geschäftsführung
• Büro oder Filiale
• Fabrik oder Werkstatt
• Standort für die Gewinnung natürlicher Ressourcen, beispielsweise ein Bergwerk, eine Ölquelle, eine Gasquelle oder ein Steinbruch
• Gebäude oder Baustelle, jedoch nur, wenn die Bauzeit länger als 12 Monate dauert
• Bohrinsel oder Schiff, wenn sie in einem Zeitraum von 12 Monaten länger als drei Monate genutzt wird

Die Standorte Ihrer festen Geschäftssitze haben Einfluss darauf, wo Sie als Einwohner gelten und wo Sie Steuern zahlen müssen. Wenn sich Ihr fester Geschäftssitz in Kanada befindet, werden Sie wie ein kanadischer Auftragnehmer behandelt, der mit US-amerikanischen Unternehmen Geschäfte macht.

Wo Sie das Formular W-8BEN erhalten

Sie können eine Kopie des Formulars W-8BEN auf der Website des Internal Revenue Service (IRS) erhalten oder bei dem Unternehmen oder der Person anfordern, mit der Sie Geschäfte machen. Füllen Sie es einfach aus und geben Sie es zurück, sobald Sie ein Exemplar haben. Senden Sie es nicht an das IRS.

So füllen Sie das Formular W-8BEN aus und lesen es

Das Ausfüllen des Formulars W-8BEN ist relativ einfach. Halten Sie jedoch die folgenden Informationen bereit:

• Zeile 1: Geben Sie Ihren Namen oder Ihren Firmennamen an.
• Zeile 2: Geben Sie Ihr Staatsbürgerschaftsland an.
• Zeile 3: Geben Sie Ihre ständige Wohnadresse ein.
• Zeile 5: Geben Sie Ihre US-Steueridentifikationsnummer ein.
• Zeile 6: Geben Sie Ihre ausländische Steueridentifikationsnummer ein.
• Zeile 7: Geben Sie Ihre kanadische Sozialversicherungsnummer oder Ihre kanadische Körperschaftssteueridentifikationsnummer an.
• Zeilen 9 und 10: Geben Sie die für Sie geltenden Steuerabkommensregeln an. Aktivieren Sie das entsprechende Kästchen, wenn Sie unter einem Firmennamen agieren.

Wenden Sie sich an einen Steuerberater, der Erfahrung mit der Steuererklärung von Nichtansässigen hat, wenn es um Steuerformulare geht, die Sie ausfüllen müssen, um geschäftlich tätig zu werden, unabhängig davon, ob Sie für ein US-Unternehmen arbeiten oder US-Quellensteuer zurückfordern möchten.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)