Was ist das Formular SS-4?

Das Formular SS-4 wird von kleinen Unternehmen verwendet, um beim IRS eine Steuer-ID/Employer-ID-Nummer (EIN) zu beantragen. Das Formular dient der Identifizierung des Arbeitgebers, die Nummer wird jedoch auch für andere rechtliche Zwecke benötigt. Sie müssen höchstwahrscheinlich eine EIN angeben, um ein Geschäftsbankkonto zu eröffnen, Kreditanträge zu stellen und Debit- und Kreditkarten zu akzeptieren.

Für die Beantragung einer Arbeitgeber-ID-Nummer beim IRS fallen keine Gebühren an.

Was ist das Formular SS-4?

Das Formular SS-4 ist ein Antrag an den IRS, Ihrem Unternehmen eine EIN zuzuweisen. Die EIN besteht aus neun Ziffern, ähnlich einer Sozialversicherungsnummer für Einzelpersonen, wird jedoch Unternehmen zugewiesen. Durch das Einreichen des Formulars SS-4 wird ein Steuerkonto für Ihre Gewerbesteuer beim IRS eingerichtet.

Wer verwendet das Formular SS-4?

Unternehmen, Personengesellschaften, Nachlässe und Trusts können das Formular SS-4 verwenden, um ein Gewerbesteuerkonto und eine EIN anzufordern. Einzelunternehmer benötigen in der Regel keine EINs, da sie ihre Steuererklärung unter ihrer Sozialversicherungsnummer einreichen, sie können jedoch eine beantragen, wenn sie möchten.

Möglicherweise müssen Sie das Formular SS-4 auch erneut einreichen, wenn Sie bereits eine EIN hatten, sich aber die Organisationsstruktur oder die Eigentümerschaft Ihres Unternehmens geändert hat.

Wo Sie das Formular SS-4 erhalten

Das IRS stellt das Formular SS-4 online zur Verfügung. Sie können es herunterladen, ausdrucken, um es handschriftlich auszufüllen, oder es online ausfüllen und dann ausdrucken. Das IRS bietet auch einen Online-Antrag an, der jedoch abbricht, wenn Sie eine Pause einlegen und längere Zeit keine Daten eingeben.

So füllen Sie das Formular SS-4 aus

Um loszulegen, benötigen Sie einige Informationen zur Hand:

• Der offizielle Name Ihres Unternehmens, sein DBA/fiktiver Name und die Adresse
• Die juristische Person, die Sie gründen werden, z. B. eine Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft, Einzelunternehmen oder LLC
• Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrer LLC um eine Einzelgesellschaft oder eine Gesellschaft mit mehreren Gesellschaftern handelt, ist dies die von Ihnen gewählte Rechtspersönlichkeit
• Angaben zu Ihrem Verantwortlichen
• Eine Schätzung, wie viele Mitarbeiter Sie beschäftigen werden und wie viel Sie ihnen voraussichtlich jedes Jahr zahlen werden

Jetzt können Sie mit den verschiedenen Zeilen des Formulars fortfahren.

Zeile 1: Firmenname des Unternehmens

Dies ist der Firmenname, mit dem jede Transaktion und jeder Datensatz verknüpft wird. Stellen Sie daher sicher, dass er absolut korrekt ist. Geben Sie Ihren eigenen Namen ein, nicht den Firmennamen, wenn Sie Einzelunternehmer sind und eine EIN beantragen. Geben Sie den Firmennamen genau so ein, wie er in Ihrer Gewerbeanmeldung in Ihrem Bundesstaat erscheint, wenn Sie ein Unternehmen, eine Personengesellschaft oder eine LLC sind.

Zeile 2: Handelsname des Unternehmens

Verwenden Sie den „DBA“ oder einen fiktiven Namen, unter dem Sie das Unternehmen betreiben werden. Der offizielle Name könnte beispielsweise „Smith and Smith, LLC“ lauten, der Betriebsname könnte jedoch „Smith Accounting Services“ lauten. Ihr Betriebsname ist das, was auf Ihren Schildern und anderen Artikeln erscheint, die Kunden und Klienten sehen.

Zeile 3: Testamentsvollstrecker, Administrator, Treuhänder, Name des „Betreuers“.

Verwenden Sie den vollständigen Vornamen, zweiten Vornamen und Nachnamen der Person, die für alle rechtlichen Angelegenheiten Ihres Unternehmens zuständig ist. Laut IRS sollte es Ihr „Hauptgeschäftsführer, Komplementär, Stifter, Eigentümer oder Treugeber“ sein.

Dabei handelt es sich in der Regel um dieselbe Person, die in Zeile 7a aufgeführt ist, und um den eingetragenen Vertreter einer LLC oder Kapitalgesellschaft. Geben Sie die Sozialversicherungsnummer, ITIN oder EIN dieser Person oder Organisation an.

Linien 4a, 4b, 5a, 5b und 6

Diese Zeilen gelten für die Postanschrift Ihres Unternehmens, Ihre Anschrift sowie den Landkreis und das Bundesland, in dem sich Ihr Hauptunternehmen befindet. Lassen Sie die Zeilen 5a und 5b leer, wenn Ihre Straße und Ihre Postanschrift identisch sind. Zeile 6 gibt den physischen Standort Ihres Unternehmens an.

Zeile 7a: Verantwortlicher

Dies ist die Person, die das Unternehmen und seine Einnahmen und Vermögenswerte kontrolliert, verwaltet oder leitet. Nach Angaben des IRS handelt es sich um den „Hauptgeschäftsführer, Komplementär, Konzessionsgeber, Eigentümer oder Treugeber“.

Zeilen 8a, 8b und 8c

Diese Punkte sind wichtig, wenn Sie eine LLC gründen. Sie müssen in Zeile 8b „Anzahl der Mitglieder“ und in 8c „In den Vereinigten Staaten organisiert“ Angaben machen, wenn Sie in Zeile 8a mit „Ja“ antworten.

Zeile 9a

Geben Sie hier die Art Ihrer Geschäftseinheit an. Dies ist relativ einfach, es sei denn, Sie haben eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Wenn Sie eine LLC haben, müssen Sie einige Unterscheidungen treffen:

• Sie werden vom IRS als „nicht berücksichtigtes Unternehmen“ betrachtet, wenn Sie eine Einzelgesellschaftsgesellschaft sind.
• Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine LLC mit mehreren Gesellschaftern handelt, werden Sie in der Regel als Personengesellschaft besteuert. Markieren Sie „Partnerschaft“ in Zeile 9a, wenn Sie möchten, dass Ihre LLC mit mehreren Gesellschaftern auf diese Weise besteuert wird.
• Wählen Sie die Option „Körperschaft“, wenn Sie möchten, dass Ihre Gesellschaft mit beschränkter Haftung als Körperschaft besteuert wird.

Zeile 9b

Dies ist für Unternehmen. Sie werden aufgefordert, den Staat oder das Land anzugeben, in dem Sie eingetragen sind.

Zeile 10

Überprüfen Sie den Grund, warum Sie eine EIN beantragen. Wenn dies der Fall ist, würden Sie beispielsweise „Neues Unternehmen gegründet“ ankreuzen und eine sehr kurze Beschreibung Ihres Unternehmens angeben. Sie müssen nicht sehr ins Detail gehen.

Zeile 11: Datum des Geschäftsbeginns

Sie können ein beliebiges angemessenes Datum wählen, beispielsweise den Tag, an dem Sie tatsächlich Ihre Türen geöffnet und mit der Kundenbetreuung begonnen haben. Geben Sie das Datum an, an dem Sie das Unternehmen zum ersten Mal besaßen, oder das Datum, an dem Sie es als Unternehmensart besaßen, die Sie in Zeile 9a angegeben haben, wenn das Unternehmen bereits existiert.

Das Startdatum ist wichtig, wenn Sie gegen Ende Ihres Geschäftsjahres beginnen.

Zeile 12: Abschlussmonat des Rechnungsjahres

Wählen Sie Ihr Geschäftsjahr aus, indem Sie den Abschlussmonat angeben. Für Unternehmen, die als Einzelunternehmen tätig sind, wäre dies der 31. Dezember, es kann jedoch auch andere Gründe für die Wahl eines anderen Datums geben.

Zeile 13

In dieser Zeile werden Sie aufgefordert, die höchste Anzahl an Mitarbeitern auszuwählen, die Sie voraussichtlich in den ersten 12 Monaten einstellen werden. Tragen Sie die Nummer unter „Sonstiges“ ein, es sei denn, Sie betreiben einen Bauernhof oder stellen Haushaltshilfen ein.

Zeile 14

Überlegen Sie, ob Sie wahrscheinlich weniger als 1.000 US-Dollar an Lohnsteuerschulden für Sozialversicherung, Medicare, Arbeitnehmer-Einbehaltssteuer und Arbeitslosensteuer schulden. Markieren Sie „Nein“, wenn Sie keine Mitarbeiter haben oder wenn Sie im Laufe des Jahres weniger als 4.000 US-Dollar an Löhnen an alle Mitarbeiter zahlen. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, wenn Sie sich nicht sicher sind.

Zeile 15

Füllen Sie diesen Punkt aus, wenn Sie Mitarbeiter haben. Geben Sie das voraussichtliche Datum Ihrer ersten Gehaltsabrechnung ein.

Zeile 16

Geben Sie die Unternehmensklassifizierung ein, die am besten zu Ihrer Unternehmensart passt, oder geben Sie „Sonstiges“ ein und geben Sie an, um was es sich handelt. Die Anweisungen für das Formular SS-4 enthalten detaillierte Definitionen dieser Kategorien, um Ihnen weiterzuhelfen.

Zeile 17

Geben Sie weitere Informationen zu den Arten von Produkten oder Dienstleistungen an, die Sie verkaufen oder anbieten. Sie könnten beispielsweise „Zahnarztpraxis“ hinzufügen, wenn Sie „Gesundheitswesen“ angekreuzt haben, oder „Café“, wenn Sie „Einzelhandel“ angekreuzt haben.

Zeile 18

Geben Sie an, ob Ihr Unternehmen unter dem in Zeile 1 angegebenen Firmennamen schon einmal eine EIN beantragt oder erhalten hat. Sie können den Namen und die Adresse eines „Drittbevollmächtigten“ angeben, der Ihre EIN erhält und Sie vertritt. Möglicherweise möchten Sie, dass Ihr Anwalt diese Funktion übernimmt.

Unterzeichnen Sie abschließend das Formular und geben Sie an, dass Sie den Antrag als „wahr, richtig und vollständig“ erklären. Sie erhalten Ihr EIN sofort, wenn Sie das Formular SS-4 online oder telefonisch ausgefüllt haben.

Kann das Formular SS-4 per E-Mail eingereicht werden?

Sie können sich online, telefonisch, per Post oder Fax bewerben, das Formular SS-4 ist jedoch nicht per E-Mail möglich.

Wo kann man das Formular SS-4 verschicken?

Das Versenden des Formulars SS-4 an die richtige IRS-Adresse hängt davon ab, ob Sie einen Hauptsitz, eine Hauptagentur oder einen legalen Wohnsitz in den Vereinigten Staaten haben. Das IRS stellt die entsprechenden Adressen auf seiner Website bereit.

Eine Warnung zum Formular SS-4

Dieser Artikel soll allgemeine Richtlinien für neue Geschäftsinhaber bieten. Das Formular SS-4 ist kompliziert und dient nicht dazu, Rechts- oder Steuerberatung zu bieten oder Ihnen Einzelheiten zum Ausfüllen des Formulars zu vermitteln.

Jede Geschäftssituation ist anders und Ihr Steuerberater hat möglicherweise spezifische Anweisungen für Sie. Bitte wenden Sie sich an Ihren Anwalt oder Wirtschaftsprüfer, um sicherzustellen, dass Sie die Steuergesetze einhalten und den besten Steuervorteil für Ihre spezifische Situation erhalten.