Was bedeutet „De minimis“ bei der Gewerbesteuer?

ByDr. J. K. Hartmann

Der Begriff “de minimis“ beschreibt etwas, das zu klein oder unbedeutend ist, um von Bedeutung zu sein. Es leitet sich von der lateinischen Phrase „de minimis non curat lex“ ab, was übersetzt „…über minimale Dinge“ bedeutet. Ein Fehler von 10 $ wäre de minimis in einem Rechtsstreit über ein 1-Millionen-Dollar-Konto.

Das Konzept der De-minimis ist wichtig für Leistungen an Arbeitnehmer, Kapitalertragssteuern und andere Bereiche der Unternehmenssteuer. Ein kleiner Vorteil unterliegt möglicherweise nicht der Einkommensteuer. Der Betrag kann je nach Umständen variieren.

Wichtige Erkenntnisse

  • Eine De-minimis-Leistung wird Arbeitnehmern gelegentlich gewährt und ist von so geringem Wert, dass sie nicht steuerpflichtig ist.
  • Dinge wie kleine Geschenke, besondere Abendessen und gelegentliche Fahrtkosten gelten als De-minimis-Leistungen.
  • Bargeld oder Bargeldäquivalente wie Geschenkkarten gelten niemals als De-minimis-Wert. Auch alles, was den Mitarbeitern regelmäßig gegeben wird, gilt nicht als Bagatellsache.
  • Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen, um nachzuweisen, dass es sich bei der Leistung um eine Geringfügigkeit handelt.

Was bedeutet De-minimis für Leistungen an Arbeitnehmer? 

Der Internal Revenue Service sagt, dass eine De-minimis-Leistung „eine Leistung ist, die angesichts ihres Werts und der Häufigkeit, mit der sie bereitgestellt wird, so gering ist, dass eine Abrechnung unangemessen oder unpraktisch ist.“

Viele von Arbeitgebern gewährte Leistungen sind als Einkommen der Arbeitnehmer steuerpflichtig, De-minimis-Leistungen jedoch nicht. Aus steuerlicher Sicht handelt es sich bei einer De-minimis-Vergünstigung um einen kleinen Betrag der Arbeitnehmervergütung, und Abschnitt 132(a)(4) des Internal Revenue Code besagt, dass diese kleinen Beträge nicht der Besteuerung unterliegen. Sie sind den Zeit- und Arbeitsaufwand nicht wert, der für ihre Rechenschaftspflicht erforderlich wäre.

Beispiele für De-minimis-Leistungen an Arbeitnehmer

Minimale oder gelegentliche Leistungen an Arbeitnehmer gelten als De-minimis. In manchen Fällen liegt es daran, dass die Menge gering ist, wie zum Beispiel beim Festtagstruthahn. Andere Leistungen gelten als geringfügig, da es einfach zu schwierig ist, die persönliche Nutzung durch den Mitarbeiter von der geschäftlichen Nutzung zu trennen, beispielsweise den Bürokopierer.

Einige weitere Beispiele für De-minimis-Zuwendungen, die für Arbeitnehmer von der Steuer ausgeschlossen werden können:

  • Blumen, Plaketten, Kaffeetassen oder andere kleine Geschenke (außer Bargeld) für besondere Anlässe.
  • Gelegentliche Preisverleihungs- oder Feiertagsessen für Mitarbeiter und Gäste.
  • Kaffee und Donuts bei Mitarbeiterbesprechungen oder gelegentliche Mahlzeiten für Mitarbeiter, die Überstunden machen.
  • Gelegentliche Eintrittskarten für Sportveranstaltungen oder Theater, beispielsweise die Nutzung der Firmenloge bei einem Basketballspiel.
  • Gelegentliche private Nutzung des Bürokopiergeräts, wenn Sie nachweisen können, dass es mindestens 85 % der Zeit für geschäftliche Zwecke genutzt wird.
  • Gruppenrisikolebensversicherung unter 2.000 $.
  • Gelegentliche Erstattung der Transportkosten.
  • Weihnachtsgeschenke, sofern sie die anderen Voraussetzungen für De-minimis-Leistungen erfüllen.

Was nicht als De-minimis-Leistung gilt

Folgendes gilt niemals als De-minimis: 

  • Bargeld, einschließlich Bargeldäquivalente wie Geschenkkarten, mit Ausnahme seltener Essens- oder Transportgelder für Überstunden.
  • Dauerkarten für Theater oder Sportveranstaltungen.
  • Nutzung der Wohnung, des Ferienhauses, des Bootes oder des Flugzeugs des Arbeitgebers.
  • Mitgliedschaft in einem Country Club oder einer Sportanlage.

Notiz

Beachten Sie die Verwendung des Wortes „gelegentlich“ in der Liste der De-minimis-Leistungen. Eine Leistung ist fast nie geringfügig, wenn sie routinemäßig erbracht wird.

De-minimis-Leistungen und Mobiltelefone

Das IRS betrachtet vom Arbeitgeber bereitgestellte Mobiltelefone als geringfügig, wenn sie nicht Teil der Vergütung des Unternehmens an den Arbeitnehmer sind und wenn sie aus „erheblichen geschäftlichen Gründen“ bereitgestellt werden. Einige Beispiele sind:

  • Der Arbeitgeber muss in der Lage sein, den Arbeitnehmer bei arbeitsbedingten Notfällen jederzeit zu erreichen. Beispielsweise kann der Mitarbeiter im Gesundheitswesen oder als persönlicher Assistent arbeiten.
  • Der Mitarbeiter verfügt über ein vom Arbeitgeber bereitgestelltes Telefon, da er in der Lage sein muss, mit Kunden zu sprechen, wenn diese nicht im Büro sind, weil die Kunden erwarten oder benötigen, dass dieses Telefon erreichbar ist. Beispielsweise kann der Arbeitnehmer als Rechtsanwalt tätig sein.
  • Der Mitarbeiter muss in der Lage sein, Kunden oder Kollegen außerhalb seiner normalen Arbeitszeiten oder wenn sein Büro geschlossen ist, zu kontaktieren. Beispielsweise können sie regelmäßig mit Kollegen oder Kunden in einer anderen Zeitzone sprechen.

Mobiltelefone sindnichtgilt als De-minimis-Leistung, wenn das Telefon bereitgestellt wird:

  • Den guten Willen des Mitarbeiters fördern.
  • Um einen potenziellen Mitarbeiter zu gewinnen.
  • Als zusätzliche Vergütung für einen Mitarbeiter.

Aufzeichnungen zum Nachweis von De-minimis-Leistungen

Es ist immer schwierig, etwas Negatives zu beweisen. Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über die Zeiten, in denen Sie Mitarbeitern kleine Vorteile gewähren, und erläutern Sie dabei den Geschäftszweck sowie das Datum und die Uhrzeit. Wenn Sie nachweisen, dass Sie stets ordnungsgemäße Aufzeichnungen führen, können Sie sich im Falle einer Steuerprüfung besser gegen die De-minimis-Inanspruchnahme verteidigen. 

De-minimis in anderen Steuer- und Rechtsbereichen

Das PATH-Gesetz von 2015 bietet Gewerbesteuerzahlern Schutz vor Bußgeldern und Strafen wegen De-minimis Fehler unter 100 $ bei Informationsrückgaben.

Auf Formular 1099-S, Erlöse aus Immobilientransaktionen, wird eine Überweisung von weniger als 600 US-Dollar berücksichtigt de minimis.

Geringfügigkeitsgrenzen werden bei der Kapitalertragssteuer beim Kauf diskontierter Kommunalanleihen berücksichtigt. Ein Abschlag von weniger als einem Viertelpunkt pro Jahr wird als Kapitalgewinn und nicht als ordentliches Einkommen besteuert.

Im Urheberrecht wird De-minimis verwendet, wenn festgestellt wird, ob ein Werk innerhalb der Grenzen der fairen Nutzung liegt. Eine kleine oder unbedeutende Menge urheberrechtlich geschützter Werke kann ohne Genehmigung verwendet werden. Ob etwas als geringfügig eingestuft wird oder nicht, ist von Fall zu Fall unterschiedlich. 

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Beispiel für De-minimis-Leistungen?

Bei einer De-minimis-Leistung handelt es sich um eine einem Arbeitnehmer gewährte Leistung, die in Bezug auf den Barwert relativ gering sein muss, nur selten gewährt wird und in der Regel nur schwer buchhalterisch zu erfassen ist. Wenn ein Arbeitgeber beispielsweise beschließt, einem Mitarbeiter als Belohnung für besonders gute Arbeit eine Tasse oder ein Notizbuch zu schenken, würde dies als De-minimis-Leistung gelten, es sei denn, die Tasse oder das Notizbuch wäre viel Geld wert. Der IRS hat zuvor entschieden, dass Artikel, die mehr als 100 US-Dollar kosten, nicht als De-minimis-Artikel betrachtet werden können.

Kann Bargeld als De-minimis-Betrag betrachtet werden?

Bargeld, Geschenkkarten, Geschenkgutscheine oder andere Bargeldäquivalente können nicht als De-minimis-Wert betrachtet werden. Die einzige Ausnahme besteht, wenn ein Mitarbeiter einen ungewöhnlichen Zeitplan einhalten muss und deshalb Überstunden leisten muss. Um es dem Arbeitnehmer zu erleichtern, Überstunden zu leisten, kann der Arbeitgeber Geld für eine Mahlzeit oder einen Transport bereitstellen.