Was Arbeitgeber über soziale Sicherheit wissen müssen

ByDr. J. K. Hartmann

Generell benötigt jeder, der legal in den USA arbeiten möchte, eine Sozialversicherungsnummer (SSN). Unternehmen, die Mitarbeiter einstellen, müssen über diese Nummern Bescheid wissen, da sie für verschiedene Identifikations- und Verifizierungszwecke benötigt werden. SSNs werden auch von zwei Arten von Einzelunternehmen zur Identifizierung der Gewerbesteuer verwendet.

Dieser Artikel enthält Einzelheiten zu SSNs für Arbeitgeber und Einzelunternehmer, damit diese die Vorschriften des Internal Revenue Service (IRS) und der Social Security Administration (SSA) einhalten können.

Sozialversicherungsnummern vs. Steueridentifikationsnummern

Eine Sozialversicherungsnummer (SSN) ist nur eine Form der Steueridentifikationsnummer. Ein Mitarbeiter kann eine von mehreren anderen Kennungen haben:

  • Individuelle Steuernummer (ITIN): Wird an Personen vergeben, die keine SSN haben oder keinen Anspruch darauf haben
  • Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN): Wird an Personen vergeben, die keine Einzelperson sind, sowie an Personen, die Angestellte haben oder als Einzelunternehmer tätig sind

SSNs für Einzelunternehmen

Die meisten Unternehmensarten benötigen eine EIN, aber Einzelunternehmen verwenden die SSN des Eigentümers als Unternehmenskennung, da diese Unternehmensart nicht als vom Eigentümer getrennt betrachtet wird. Eine Ein-Inhaber-Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC), die normalerweise wie ein Einzelunternehmen besteuert wird, kann in den meisten Fällen auch die Sozialversicherungsnummer des Eigentümers als Unternehmenskennung verwenden.

Einzelunternehmer und Einpersonen-LLCs müssen eine EIN und nicht ihre SSN verwenden, wenn das Unternehmen Mitarbeiter hat oder Verbrauchssteuern zahlen muss.

SSNs zur Mitarbeiterverifizierung

Neue Mitarbeiter benötigen möglicherweise SSNs, um zu überprüfen, ob sie zur Arbeit in den USA berechtigt sind, und aus bundesstaatlichen Steuergründen.

Arbeitsüberprüfung für Einwanderungszwecke

Arbeitgeber müssen das Formular I-9 des U.S. Citizenship and Immigration Service verwenden, um die Identität des Arbeitnehmers und seine Arbeitserlaubnis in den USA zu überprüfen. Sozialversicherungskarten sind nur eine Art von Dokumentation für diesen Zweck.

Ein neuer Mitarbeiter kann eine Sozialversicherungskarte oder ein anderes Dokument (Dokument der Klasse B) verwenden, um die Beschäftigungsberechtigung zu überprüfen. Sie müssen außerdem ein weiteres Dokument (Dokument der Klasse C) zur Identitätsfeststellung vorlegen. Auf einer Sozialversicherungskarte ist kein Foto abgebildet, daher gibt es mit dieser Karte keine Möglichkeit, die Identität zu überprüfen.Sie müssen die Dokumente prüfen und auf Formular I-9 vermerken, welche Dokumente Sie eingesehen haben.

Notiz

Wenn die Person Ihnen eine Sozialversicherungskarte gibt, schauen Sie sich diese genau an. Die Karte muss unbeschränkt sein, das heißt, sie darf keinen restriktiven Wortlaut enthalten, etwa „NICHT GÜLTIG FÜR BESCHÄFTIGUNG“, „GÜLTIG FÜR ARBEIT NUR MIT INS-GENEHMIGUNG“ oder „GÜLTIG FÜR ARBEIT NUR MIT DHS-GENEHMIGUNG“.

Arbeitsidentifikation für steuerliche Zwecke

Alle neuen Mitarbeiter müssen das Formular W-4 ausfüllen, bevor sie ihren ersten Gehaltsscheck erhalten, und sie müssen ihre SSN auf dem Formular angeben. Das IRS erlaubt Arbeitgebern nicht, eine individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) zur Arbeitsidentifizierung des Arbeitnehmers zu akzeptieren. Eine ITIN wird nur für Steuerabwicklungszwecke für bestimmte Personen verwendet, die keine SSN erhalten können.

Notiz

Laut Steuerrecht müssen Sie auf dem W-2-Formular jedes Mitarbeiters eine korrekte SSN eingeben, um sein steuerpflichtiges Einkommen für das Jahr anzugeben. Mitarbeiter geben diese Nummer auf Formular W-4 ein. Stellen Sie daher sicher, dass Sie sie korrekt in das Formular W-2 kopieren. Für falsche oder fehlende Mitarbeiter-SSNs kann eine Strafe drohen.

Korrekturantragsschreiben des Arbeitgebers

Arbeitgeber erhalten manchmal per Post einen Brief mit der Bezeichnung „Employer Correction Request“ wegen fehlender oder falscher SSNs von der Sozialversicherungsbehörde. Die Informationen wurden möglicherweise vom Mitarbeiter auf dem W-4-Formular falsch angegeben oder sie wurden auf dem W-2-Formular falsch eingegeben.

Ergreifen Sie keine Maßnahmen gegen den Mitarbeiter. Die Entlassung, Suspendierung, Entlassung oder Diskriminierung des Mitarbeiters könnte einen Verstoß gegen Landes- oder Bundesgesetze darstellen.

Um den Fehler zu beheben, müssen Sie sich beim Business Services Online-System der Social Security Administration registrieren. Befolgen Sie dann die Anweisungen im Brief, um die Korrektur vorzunehmen.

Notiz

Weitere Informationen zu Fehlerkorrekturschreiben der Sozialversicherungsbehörde finden Sie in diesem Dokument mit „Fragen, die Arbeitgeber stellen“ und auf dieser Webseite mit Beispielbenachrichtigungen für Fehlerkorrekturanträge.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie kann ich die Sozialversicherungsnummer eines Mitarbeiters überprüfen?

Sie können die SSN eines Mitarbeiters überprüfen, indem Sie sich über das Business Services Online-Portal der SSA für die SSN-Verifizierung anmelden. Sie können das Portal auch nutzen, um eventuelle Fehler zu beheben. Es kann nur zur Überprüfung aktueller oder ehemaliger Mitarbeiter und nur zur Lohnmeldung (Formular W-2) verwendet werden.

Kann ein Arbeitgeber eine Sozialversicherungskarte verlangen?

Zur Überprüfung der Arbeitsberechtigung des Arbeitnehmers für Formular I-9 ist die Sozialversicherungskarte nicht ausdrücklich erforderlich. Dies ist nur eine von vielen möglichen Formen der Verifizierung.

Zur Verwendung auf dem W-4-Formular des Mitarbeiters zur Steuereinbehaltung ist eine SSNN erforderlich. Der Mitarbeiter ist nicht verpflichtet, Ihnen seine Sozialversicherungskarte vorzuzeigen. Wenn der Mitarbeiter Ihnen seine Karte zeigt, können Sie diese für Ihre Unterlagen kopieren.

Kann ich jemanden einstellen, der keine Sozialversicherungsnummer hat?

Es ist legal, jemanden einzustellen, der behauptet, keine Sozialversicherungskarte zu haben oder sich nicht an seine Sozialversicherungsnummer zu erinnern. Sie als Arbeitgeber sind jedoch gesetzlich haftbar, wenn die Sozialversicherungsnummer auf dem W-2-Formular des Arbeitnehmers falsch ist oder fehlt.

Bitten Sie die Person dringend, so schnell wie möglich eine SSN oder eine Ersatz-Sozialversicherungskarte mit dem SSA-Formular SS-5 zu beantragen.

Woher weiß ich, ob es sich bei einer Karte um eine Sozialversicherungskarte oder eine ITIN handelt?

Die ITIN ist eine neunstellige Zahl im Format der SSN. Eine ITIN beginnt mit der Zahl „9“ und umfasst für die vierte und fünfte Ziffer einen Zahlenbereich von „50–65“, „70–88“, „90–92“ und „94–99“.