Wann ist die Unterbringung von Arbeitnehmern für den Arbeitnehmer steuerpflichtig?

Das IRS stellt Richtlinien zu Wohngeldern für Mitarbeiter bereit, die als Unterbringungskosten gelten und sich sowohl auf die Besteuerung als auch auf Unternehmensabzüge auswirken können. Abhängig von den Umständen können bestimmte Wohn- und Lebensunterhaltsleistungen für den Arbeitnehmer steuerpflichtig sein, und manchmal können diese Leistungen eine abzugsfähige Betriebsausgabe für Ihr Unternehmen sein.

Es gibt verschiedene Arten von Unterbringungsmöglichkeiten für Arbeitnehmer: Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern eine Wohnbeihilfe anbieten, damit sie ihre Unterkunft selbst auswählen können, bestimmte Wohnorte für die Arbeitnehmer bereitstellen oder vorübergehende Unterkünfte für Arbeitnehmer anbieten, die geschäftlich unterwegs sind.

Übernachtungskosten und Steuern

Steuerlich absetzbar für den Arbeitgeber

Wenn Sie im Rahmen einer der oben genannten Vereinbarungen die Unterkunft für Mitarbeiter bezahlen, gelten diese Ausgaben als Betriebsausgaben abzugsfähig. Das heißt, Sie können diese Kosten in Ihrer Gewerbesteuererklärung angeben, wenn Sie nachweisen können, dass es sich um gewöhnliche und notwendige Betriebsausgaben handelt.

Steuerpflichtig beim Arbeitnehmer

Wohngeld für Arbeitnehmer kann für Arbeitnehmer steuerfrei sein, wenn alle drei dieser Bedingungen erfüllt sind:

• Die Unterbringung erfolgt auf dem Grundstück des Unternehmens oder Arbeitgebers.
• Die Unterbringung dient der Bequemlichkeit des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber muss dafür einen „wesentlichen geschäftlichen Grund“ haben, beispielsweise einen Remote-Arbeitsort.
• Der Arbeitnehmer muss die Unterkunft als Beschäftigungsbedingung akzeptieren. Eine Beschäftigungsbedingung ist eine Vereinbarung zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Einige Beispiele für Wohnraum, der die Kriterien erfüllt und für den Arbeitnehmer nicht steuerpflichtig ist, sind: 

• Fischereimitarbeiter, die auf einem vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Boot wohnen
• Ein Bauarbeiter, der an einem abgelegenen Ort arbeitet, an dem keine andere Unterkunft verfügbar ist
• Eine im Haus lebende Nanny, die sich rund um die Uhr um die Kinder kümmern muss

Einem Arbeitnehmer eine Unterkunft zu geben oder ihm Wohngeld zu gewähren, weil er einen langen Arbeitsweg zurücklegen muss, entspricht nicht der Definition einer Beschäftigungsbedingung. Die Beschäftigungsbedingung bedeutet, dass der Arbeitnehmer die Arbeit nicht ausführen kann, ohne sich auf Ihrem Grundstück aufzuhalten.

Mahlzeiten für Mitarbeiter, die zur Erleichterung der Beschäftigung auf Ihrem Betriebsgelände bereitgestellt werden, sind von der Arbeitnehmersteuer ausgeschlossen.

Einschränkungen beim Wohngeld

Zusätzlich zu den drei oben genannten Kriterien gibt es noch weitere Gründe, warum Ihre Zahlungen für Mitarbeiterunterkünfte für Mitarbeiter steuerpflichtig sein könnten. 

• Mitarbeiterunterkünfte können nicht in einen Cafeteria-Leistungsplan einbezogen werden. Dabei handelt es sich um gesonderte Leistungen, die gesondert versteuert werden müssen.
• Wenn Sie Mitarbeitern eine Wohnbeihilfe zahlen oder dem Mitarbeiter erlauben, einen Zuschuss zu beziehen, anstatt ihm eine Unterkunft zur Verfügung zu stellen, ist dies für den Mitarbeiter steuerpflichtig, auch wenn die Unterbringung vor Ort eine der Optionen ist.
• Wohnraum als Teil einer Ausbildungsleistung ist für den Arbeitnehmer steuerpflichtig.

Mitarbeiterunterkünfte im Ausland 

Der Wert der Unterkunft für ausländische Arbeitnehmer ist für den Arbeitnehmer nicht steuerpflichtig, wenn alle drei dieser Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die Unterbringung muss an Ihrem Unternehmensstandort erfolgen.
• Die Unterbringung muss dem Komfort Ihres Unternehmens dienen.
• Der Arbeitnehmer muss die Unterkunft als Beschäftigungsbedingung akzeptieren.

Meldung, wann Wohnraum steuerpflichtig ist

Wenn das Wohngeld des Arbeitnehmers steuerpflichtig ist, muss es für die Steuererklärung in das Einkommen des Arbeitnehmers einbezogen werden. Sie müssen diesen Wert zusammen mit anderen Nebenleistungen auf dem jährlichen W-2-Formular des Mitarbeiters in Feld 1 angeben. Verwenden Sie den fairen Marktwert der Kosten, um den Betrag zu bestimmen.

Alle Beträge, die der Mitarbeiter für Miete oder Wohnkosten zahlt, werden vom W-2-Betrag abgezogen. Diese Leistung unterliegt der Einkommenssteuer und den Steuern des Federal Insurance Contributions Act (FICA) und muss im W-2 in Box 3 (Sozialversicherungslöhne) und Box 5 (Medicare-Löhne) aufgeführt werden. 

Wenn Sie auf dem Gehaltsscheck des Mitarbeiters keinen Betrag für diese Leistung angeben, stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter darüber Bescheid weiß, damit er diese zusätzliche Steuer zum Steuerzeitpunkt einplanen kann.

Vom Arbeitgeber bereitgestellte Unterkünfte für Arbeitnehmer: Holen Sie sich eine Vereinbarung

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Wohnraum auf Ihrem Grundstück oder an einem anderen Ort zur Verfügung stellen, stellen Sie faktisch ein Vermieter-Mieter-Verhältnis her und sollten mit jedem Mitarbeiter eine unterschriebene Vereinbarung haben.

Das Vermieter- und Mietrecht wird von den Bundesstaaten geregelt, und ein Anwalt kann Ihnen dabei helfen, die Einzelheiten auszuarbeiten, damit Sie die Gesetze Ihres Bundesstaates einhalten.