Überstundenregeln für freigestellte und nicht freigestellte Mitarbeiter

Das Arbeitsministerium (DOL) hat Regeln, wann Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern Überstunden zahlen müssen. Das DOL geht davon aus, dass jeder Arbeitnehmer Überstundenvergütung erhalten muss, wenn er mehr als 40 Stunden pro Woche arbeitet, und zwar mindestens in Höhe des 1,5-fachen Stundensatzes.Einige Arbeitnehmer gelten jedoch aufgrund der Art ihrer Arbeit als „befreit“ von der Vergütung von Überstunden.

Früher waren die Begriffe „ausgenommen“ und „nicht ausgenommen“ klar definiert. Das DOL verfügt jedoch über weitere Regeln, um schlechter bezahlte, freigestellte Arbeitnehmer davor zu schützen, unter den Mindestlohn zu fallen, indem es vorschreibt, dass ihnen Überstunden bezahlt werden müssen. 

Überstunden für freigestellte Mitarbeiter

Im Jahr 2019 erließ das US-Arbeitsministerium neue Regelungen zur Bezahlung freigestellter Arbeitnehmer, die mehr Arbeitnehmern Anspruch auf Überstundenvergütung gewähren. Nach den neuen Regeln, die am 1. Januar 2020 in Kraft traten, müssen Arbeitnehmer, die weniger als 684 US-Dollar pro Woche (oder 35.568 US-Dollar pro Jahr) verdienen, Überstundenvergütung erhalten, auch wenn sie als „befreit“ eingestuft wurden. Darüber hinaus müssen hochvergütete Arbeitnehmer Überstunden bezahlt bekommen, wenn sie weniger als 107.432 US-Dollar pro Jahr erhalten.

Für nicht steuerbefreite (Stunden-)Arbeitnehmer hat diese Regelung kaum Auswirkungen, da ihnen bereits Überstunden vergütet werden, wenn sie mindestens 40 Stunden pro Woche arbeiten. 

Was macht einen Mitarbeiter steuerbefreit oder nicht steuerbefreit?

Die Begriffe „befreit“ und „nicht befreit“ beziehen sich auf Berufseinstufungen von Arbeitnehmern und die Befreiung bestimmter Berufseinstufungen von Überstundenvergütung und Mindestlohnanforderungen. Der Fair Labor Standards Act, der von der Wage and Hour Division des US-Arbeitsministeriums verwaltet wird, verlangt, dass alle US-Mitarbeiter mindestens den Mindestlohn erhalten und Überstunden in Höhe des 1,5-fachen Stundensatzes für Arbeit erhalten, die mehr als 40 Stunden während einer Arbeitswoche geleistet wird. Arbeitnehmer, die bestimmte Arten von Arbeitsplätzen ausüben und bestimmte Mindestgehälter erhalten, gelten als von der Zahlung von Überstundenvergütung befreit.

Welche Arten von Arbeitnehmern sind von der Steuer befreit? 

Der Fair Labor Standards Act (FLSA) besagt, dass Arbeitnehmer, die als „gutgläubige Führungs-, Verwaltungs-, Fach- und Außendienstmitarbeiter“ beschäftigt sind, sowie „bestimmte Computerangestellte“ sowohl vom Mindestlohn als auch vom Überstundenlohn befreit sein können. Diese Ausnahmen werden manchmal als „White-Collar-Ausnahmen“ bezeichnet. 

Zur Befreiung von Überstunden gehören:

• Ein Gehalt erhalten
• Sich in einer „White-Collar“-Position befinden
• Mehr als das wöchentliche Mindestgehalt erhalten, wie unten erläutert

Das DOL verfügt auch über bestimmte Arten von Arbeitnehmern, die sowohl von den Mindestlohnanforderungen als auch von den Überstundenanforderungen befreit sind, und andere Arten von Arbeitnehmern, die nur von den Überstundenanforderungen befreit sind.

Wann müssen freigestellte Mitarbeiter Überstunden erhalten? 

Das US-Arbeitsministerium schreibt vor, dass Arbeitnehmer, deren Gehalt höchstens 684 US-Dollar pro Woche (35.568 US-Dollar pro Jahr) beträgt, Überstunden erhalten müssen, auch wenn sie als steuerbefreit gelten. Dies trat am 1. Januar 2020 in Kraft. Davor betrug der Tarif 455 US-Dollar pro Woche.

Wie funktionieren Überstunden für hochvergütete Mitarbeiter?

Arbeitgeber müssen Arbeitnehmern, die als „hochvergütet“ gelten, keine Überstunden zahlen. Ein hochvergüteter Arbeitnehmer (HCE) gilt vom Arbeitsministerium als befreit, wenn:

• Der Mitarbeiter verdient mindestens 107.432 US-Dollar pro Jahr, davon mindestens 684 US-Dollar pro Woche, bezahlt auf Gehalts- oder Honorarbasis
• Zu den Hauptaufgaben des Arbeitnehmers gehört die Erbringung bürokratischer oder nichthandwerklicher Tätigkeiten
• Der Mitarbeiter übt üblicherweise und regelmäßig mindestens eine der freigestellten Pflichten oder Verantwortlichkeiten eines freigestellten leitenden, administrativen oder professionellen Mitarbeiters aus

Mit anderen Worten: Arbeitnehmer, deren Jahreslohn unter diesem Betrag liegt, müssen Überstunden erhalten.

Arbeitgeber können Provisionen, nicht freiwillige Boni und andere nicht freiwillige Vergütungen nutzen, um die HCE-Bezeichnung auszugleichen.

Wie wäre es stattdessen mit der Comp-Zeit? 

Viele Arbeitgeber gewähren ihren freigestellten Arbeitnehmern „Vergütungszeit“ oder Freizeit anstelle der Vergütung für zusätzliche Arbeitszeit oder Reisezeit. Wenn ein freigestellter Arbeitnehmer beispielsweise am Wochenende auf einer Messe arbeiten muss, würde der Arbeitgeber Freistellung gewähren, anstatt Überstunden zu bezahlen.

Einige Mitarbeiter der Landes- und Kommunalverwaltung haben unter bestimmten Bedingungen möglicherweise Anspruch auf Ausgleichszeit.Sie können sich auch beim Arbeitsamt Ihres Bundesstaates erkundigen, ob dort andere Vergütungsregelungen gelten.

Verwendung von Prämien oder Nachholzahlungen, um einen freigestellten Mitarbeiter über das Minimum zu bringen 

Mit nichtdiskretionären Boni und Anreizzahlungen (einschließlich Provisionen) können Sie bis zu 10 % des Regelgehaltsbedarfs decken. Um als nicht diskretionär zu gelten, müssen die Boni an bestimmte Kennzahlen wie Produktivität, Umsatz oder Rentabilität gebunden sein. Auch die Prämien müssen mindestens vierteljährlich ausgezahlt werden, nicht erst am Jahresende. Sie können auch Nachholzahlungen zum Gehalt des Vorquartals leisten.

Müssen Sie die Zeit für freigestellte Mitarbeiter erfassen? 

Nein, Sie müssen für Ihre Führungskräfte keine Stechuhren einrichten, aber Sie müssen Aufzeichnungen führen, um sicherzustellen, dass diese Mitarbeiter mehr als das Minimum verdienen. Sie können wählen, wie diese Aufzeichnungen aufbewahrt werden sollen, solange sie den FLSA-Anforderungen entsprechen.

In den DOL-Bestimmungen ist nicht ausdrücklich festgelegt, dass für steuerbefreite Mitarbeiter Aufzeichnungen geführt werden müssen. Wenn Sie jedoch steuerbefreite Mitarbeiter haben, deren Wochenlohn nahe an der Überstundengrenze (684 USD pro Woche) liegt, möchten Sie diese Mitarbeiter möglicherweise eine Arbeitszeittabelle ausfüllen lassen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)