Tipps zur Berechnung des Nettolohns für Mitarbeiter

Eine Ihrer wichtigsten Aufgaben als Unternehmen mit Mitarbeitern besteht darin, dafür zu sorgen, dass das Gehalt Ihrer Mitarbeiter korrekt berechnet wird. Zu dieser Verantwortung gehört es, korrekte Steuerbeträge einzubehalten und andere Abzüge vorzunehmen. Beginnen Sie mit dem Bruttolohn des Mitarbeiters (Gesamtlohn für den Zeitraum) und arbeiten Sie den Prozess des Einbehaltens und Abzugs durch, um zum Nettolohn zu gelangen.

Der Nettolohn ist die Höhe des Lohns eines Mitarbeiters (entweder als Gehalt oder nach Stundenlohn) nach Abzug der Bundes- und Landeseinkommenssteuer sowie etwaiger zusätzlicher Gehaltsabzüge. Der Nettolohn ist somit der Betrag, den der Arbeitnehmer tatsächlich auf seinem Gehaltsscheck erhält. 

So berechnen Sie den Nettolohn

1. Beginnen Sie mit dem Bruttolohn.

Um mit der Berechnung des Nettolohns zu beginnen, müssen Sie mit dem Bruttolohn des Arbeitnehmers beginnen. Der Bruttolohn ist der Betrag, der dem Arbeitnehmer für den Lohnzeitraum (wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich) geschuldet wird.

Der Bruttolohn für Stundenarbeiter entspricht den geleisteten Arbeitsstunden mal dem Stundensatz, gegebenenfalls zuzüglich Überstundenzuschlägen.

Der Bruttolohn für Angestellte ist das Jahresgehalt dividiert durch die Anzahl der Lohnperioden im Jahr. Einige freigestellte Angestellte haben möglicherweise Anspruch auf Überstunden, wenn ihr Lohnniveau unter 684 US-Dollar pro Woche liegt.

2. Berechnen Sie die Quellensteuer auf Bundeseinkommen und ziehen Sie sie ab.

Die Bundeseinkommenssteuern werden auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer auf Formular W-4 gemachten Angaben einbehalten. Mitarbeiter können jederzeit und so oft sie möchten ein neues W-4-Formular einreichen, jedoch nur einmal pro Lohnperiode. Dieses Formular wurde ab dem 1. Januar 2020 geändert. Daher müssen alle neuen Mitarbeiter oder Mitarbeiter, die nach diesem Datum ihre Quellensteuer ändern, das neue Formular verwenden.

Dieses Formular ist komplizierter und umfasst mehr Schritte als das alte Formular. In diesem Artikel über Informationen zum Formular W-4 für Arbeitgeber finden Sie Tipps zur Verwendung des Formulars zur Berechnung des Einkommensteuerabzugs für Arbeitnehmer. Der Leitfaden zur Arbeitgebersteuer des IRS enthält alle Quellensteuertabellen und Sie können auch die IRS-Publikation 15-T mit detaillierten Schritten im Prozess verwenden.

3. Ziehen Sie alle staatlichen und lokalen Quellensteuern ab.

Die staatliche Quellensteuer ist etwas schwieriger, da jeder Staat unterschiedliche Regeln und Formen für die Lohnsteuereinbehaltung hat. In einigen Bundesstaaten gibt es keinen Quellensteuerabzug, da sie keine Einkünfte besteuern. Auch verschiedene Städte haben ihre eigenen Regeln. Das Bureau of Labor Statistics verfügt über eine Tabelle mit Formularen, die von jedem Staat zur Berechnung der staatlichen Einkommensteuereinbehaltung verwendet werden.

Einige Staaten haben Gegenseitigkeitsvereinbarungen, Dies bedeutet, dass sie kein Einkommen außerhalb des Staates besteuern. Beispielsweise muss ein Arbeitnehmer, der in Iowa arbeitet und in Illinois ansässig ist, keine Iowa-Einkommensteuer auf seinen Lohn zahlen. Sehen Sie sich diese Liste der Gegenseitigkeitsvereinbarungen an.

4. FICA-Steuern einbehalten.

Die FICA-Steuer ist eine Kombination aus OASDI (Sozialversicherung) und Medicare-Steuer.

Um den Sozialversicherungsabzug zu berechnen, müssen Sie ermitteln, welche Löhne und Leistungen im Sozialversicherungslohn enthalten sind. Die Formel zur Berechnung der FICA-Steuer ist das Bruttogehalt multipliziert mit dem Arbeitnehmeranteil der Steuer, der 7,65 % beträgt (6,2 % für die Sozialversicherung und 1,45 % für Medicare).

Sie müssen sich im Laufe des Jahres zwei Erinnerungen machen. Jede Abrechnungsperiode: 

• Stellen Sie sicher, dass der Gesamtbruttolohn des Arbeitnehmers für das Jahr den Höchstbetrag der Sozialversicherung nicht überschreitet für dieses Jahr. Sobald das Gehalt des Arbeitnehmers diesen Höchstbetrag übersteigt, müssen Sie aufhören, Sozialversicherungsbeiträge (6,2 %) einzubehalten. Für den Medicare-Anteil gibt es keine Höchstgrenze.
• Sie müssen auch beachten, wann der Lohn eines Mitarbeiters den Betrag für die zusätzliche Medicare-Steuer erreicht.Die Höhe des Bruttoentgelts richtet sich nach dem Familienstand des Arbeitnehmers. An diesem Punkt müssen Sie damit beginnen, weitere 0,9 % einzubehalten (zusätzlich zu den 1,45 %).
• Der Arbeitgeber muss einen Anteil der FICA-Steuer auf alle Sozialversicherungslöhne und Medicare-Löhne zahlen (jedoch nicht auf die zusätzlichen 0,9 % der Medicare-Löhne).

5. Nehmen Sie alle zusätzlichen freiwilligen Abzüge vor.

Eine Reihe freiwilliger Abzüge sind möglich, darunter Krankenkassenprämien, Pfändungen und Spenden für wohltätige Zwecke.

Den Gehaltsscheck des Mitarbeiters schreiben

Nachdem Sie nun den Bruttolohn, die Quellensteuer für Einkommenssteuern und FICA-Steuern sowie alle anderen Abzüge berechnet haben, haben Sie einen Nettolohnbetrag. Es ist Zeit, den Gehaltsscheck des Mitarbeiters auszustellen.

Stellen Sie sicher, dass die Unterlagen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters vorhanden sind die Berechtigung für eventuelle Abzüge nachzuweisen. Die einzigen Ausnahmen sind FICA-Steuern und Pfändungen oder andere gerichtlich angeordnete Zahlungen.