Steuervorschriften für Abzüge für Reparaturen und Wartung

Einzelunternehmer, Unternehmen und Eigentümer von Mietobjekten können Ausgaben für Reparaturen und Wartung ihres Eigentums und ihrer Ausrüstung absetzen, obwohl der durchschnittliche Hausbesitzer im Allgemeinen keinen Steuerabzug für diese Ausgaben geltend machen kann.

Für Unternehmer und Vermieter gilt, dass Reparatur- und Instandhaltungsbeträge grundsätzlich abgezogen werden können, wenn die Aufwendungen nicht aktiviert werden müssen. Für den durchschnittlichen Eigenheimbesitzer stehen jedoch vereinzelt energiebezogene Steuergutschriften zur Verfügung.

Routinereparaturen und Wartung vs. Kapitalisierung

„Wenn Sie Dinge reparieren, können Sie sie abziehen“, so Steve Nelson, ein Wirtschaftsprüfer, der im Evergreen Small Business-Blog ausführlich über den Abzug von Reparaturen geschrieben hat. „Wenn das, was Sie tun, als Verbesserung, Wiederherstellung oder Anpassung betrachtet wird, besagen die Regeln, dass wir Sie dazu zwingen werden, es zu aktivieren und abzuschreiben, es sei denn, es handelt sich um einen so großen Betrag, dass es sich um kleine Kartoffeln handelt.“

Nach Angaben des IRS sorgt die routinemäßige Wartung dafür, dass Ihre Immobilie in gutem Betriebszustand bleibt, ohne ihren Wert zu steigern oder ihre Nutzungsdauer zu verlängern, und diese Kosten können im Jahr ihres Anfalls abgezogen werden. Das IRS definiert routinemäßige Wartung als etwas, das „Ihre Immobilie in einem normalen, effizienten Betriebszustand hält“.

Ein Beispiel hierfür ist der Ölwechsel in Ihrem Auto, da dieser dafür sorgt, dass das Auto normal und effizient läuft. Es verlängert nicht notwendigerweise oder wesentlich die Nutzungsdauer des Autos.

Reparaturen kapitalisieren: Der „BRA“-Test

Der IRS hat bereits 2014 die Regeln für den Abzug von Reparatur- und Wartungskosten verschärft, es ist jedoch weiterhin möglich, diese Kosten geltend zu machen. Ein Aufwand wird in der Regel aktiviert und über mehrere Jahre abgeschrieben, wenn dadurch die Ausrüstung verbessert, die Immobilie wieder in ihren normalen Zustand versetzt oder die Immobilie für eine neue oder andere Nutzung umgestaltet wird.

Eine Möglichkeit, sich an dieses Konzept zu erinnern, ist der „BRA-Test“, eine Gedächtnisstütze, die sich auf Verbesserungen, Wiederherstellungen und Anpassungen bezieht.

Was ist eine Verbesserung?

Wie der Name schon sagt, Verbesserungen sind Reparaturen, die darauf abzielen, etwas besser zu machen, als es vor der Reparatur war. Reparaturen fallen in diese Kategorie, wenn sie:

• Beheben Sie einen Mangel, der vor dem Kauf der Immobilie bestand
• Beheben Sie einen Mangel, der während der Herstellung oder des Baus der Immobilie aufgetreten ist
• Vergrößern oder erweitern Sie das Grundstück, damit es über mehr Kapazität verfügt
• Steigern Sie die Qualität, Stärke, Effizienz oder Produktivität der Immobilie

Kosten, die Restaurierungen sind

Restaurierungen sind Reparaturen, die einen Vermögenswert wiederherstellen oder in seinen normalen Zustand zurückversetzen. Beispiele hierfür sind die Reparatur eines Daches oder dessen kompletter Austausch. Reparaturen fallen unter die Kategorie der Restaurierungen, wenn sie:

• Wiederherstellung des „normal effizienten Betriebszustands“ des beschädigten Eigentums
• Ersetzen Sie eine Hauptkomponente oder einen wesentlichen strukturellen Teil eines Grundstücks
• Bauen Sie die Immobilie wieder in einen neuwertigen Zustand um
• Dies führt zu einem abzugsfähigen Verlust, einem Verkauf oder Tausch oder einer Unfallschadenbehandlung für die Immobilie oder einen Teil der Immobilie

Anpassungskosten

Anpassungen sind Reparaturen, die die Art und Weise verändern, wie das Eigentum oder die Ausrüstung genutzt wird. Ein Beispiel wäre ein Gebäudeeigentümer, der eine Fabrik in einen Ausstellungsraum umwandelt. Die Nutzung des Gebäudes ändert sich von der Produktion zum Einzelhandel. Alle Reparaturen im Zusammenhang mit der Anpassung der Immobilie werden aktiviert.

Konkret sagt das IRS, dass ein Anpassungsaufwand „für die Anpassung einer Eigentumseinheit an eine neue oder andere Nutzung gezahlt wird, wenn die Anpassung nicht mit Ihrer normalen Nutzung der Eigentumseinheit zum Zeitpunkt der ursprünglichen Inbetriebnahme übereinstimmt“.

3 Safe-Harbor-Regeln

Als allgemeine Regel gilt, dass Ausgaben für Reparaturen und Wartung aktiviert und abgeschrieben werden müssen. Es gibt jedoch drei Ausnahmen, die der IRS als „sichere Häfen“ bezeichnet. Das bedeutet im Grunde, dass Sie nicht unbedingt alle Regeln einhalten müssen, wenn mildernde Umstände vorliegen. Sie können diese Ausgaben sofort absetzen, wenn Sie eine dieser Regeln erfüllen.

Sie können eine Ausgabe jedoch nicht einfach abschreiben, selbst wenn Sie einen sicheren Hafen haben. Das IRS verlangt, dass Sie eine bestimmte Entscheidung treffen, indem Sie Ihrer Steuererklärung eine Erklärung beifügen.

1. Ein sicherer Hafen für kleine Rechnungen

Eine Person oder ein Unternehmen kann Reparatur- und Wartungskosten sofort absetzen, wenn die Kosten 2.500 USD oder weniger pro Artikel oder pro Rechnung betragen. Dies ist ein Anstieg von 500 US-Dollar, der bis zum 31. Dezember 2015 der Schwellenwert war. Ein Unternehmen mit einem „anwendbaren Jahresabschluss“ hat jedoch einen Safe-Harbor-Betrag von 5.000 US-Dollar.

2. Ein sicherer Hafen für kleine Projekte

Reparaturen können sofort abgezogen werden, wenn der Gesamtbetrag, der für Reparaturen und Instandhaltung der Immobilie gezahlt wurde, 10.000 USD oder weniger beträgt, oder 2 % der unbereinigten Basis der Immobilie, je nachdem, welcher Betrag niedriger ist. Dieser sichere Hafen steht nur Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 10 Millionen US-Dollar zur Verfügung, wenn die zu reparierende Immobilie eine unbereinigte Basis von weniger als 1 Million US-Dollar hat.

3. Ein sicherer Hafen für die routinemäßige Wartung

Reparaturkosten können sofort abgezogen werden, wenn die Reparaturen routinemäßige Wartungsarbeiten umfassen und vier Kriterien erfüllen. Bei den Reparaturen handelt es sich um regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten, die Sie selbstverständlich durchführen würden, und sie resultieren aus der Abnutzung durch die Nutzung in Ihrem Gewerbe oder Betrieb. Sie sind notwendig, um den ordnungsgemäßen Betrieb der Immobilie in ihrem normalen Zustand aufrechtzuerhalten.

Schließlich wird davon ausgegangen, dass die Reparaturen bei Gebäuden und Bauwerken, die mit Gebäuden in Zusammenhang stehen, mehr als einmal innerhalb eines Zeitraums von zehn Jahren oder bei anderen Immobilien als Gebäuden mehr als einmal während der Nutzungsdauer der Immobilie erforderlich sein werden. Der Begriff „Klassenleben“ bezieht sich auf die Anzahl der Jahre, über die der IRS eine Wertminderung der Immobilie erwartet.

Aber Vorsicht: Der Safe Harbor für routinemäßige Wartungsarbeiten gilt nicht für Ausgaben, die unter die Kategorie der Verbesserungen fallen.

Ein Beispiel für Teilverfügungen

Angenommen, ein Vermieter ersetzt das Dach seines Mietobjekts. Die Kosten der Immobilie wurden in zwei Teile geteilt, als die Immobilie als Mietobjekt in Betrieb genommen wurde: Grundstück und Gebäude. Das Land ist ein nicht wertmindernder Vermögenswert. Die Kosten des Gebäudes wurden aktiviert und über Jahre hinweg abgeschrieben – 27,5 Jahre bei Wohnimmobilien bzw. 39 Jahre bei Gewerbeimmobilien. Die Kosten für das alte Dach sind daher in den Gebäudekosten enthalten und werden im Laufe der Zeit abgeschrieben.

Nun hat der Vermieter das Dach erneuert. Diese Art der Sanierung muss aktiviert und je nach Art der Immobilie über 27,5 oder 39 Jahre abgeschrieben werden. Jetzt hat der Vermieter zwei Vermögenswerte, die abgeschrieben werden: das ursprüngliche Gebäude und das neue Dach. Aber das alte Dach gehört zum Gebäude, sodass der Vermieter gewissermaßen einen Vermögenswert abschreibt – das alte Dach –, der nicht mehr existiert.

In diesem Szenario erlaubt der IRS dem Vermieter, eine teilweise Verfügung zu treffen. Im Wesentlichen kann der Vermieter die Kosten für das alte Dach abschreiben und so diesen Teil der Kosten aus dem Abschreibungsplan des Gebäudes streichen.

Was ist der Vorteil? Für das alte Dach gibt es einen sofortigen Abzug, der den Nachteil einer mehrjährigen Abschreibung des neuen Daches ausgleicht. Als Bonus gibt es keine Wertminderungsrückerstattung, da kein Verkauf oder Umtausch stattgefunden hat. Teilveräußerungen führen zu geringeren kumulierten Abschreibungen, die bei einem späteren Verkauf der Immobilie wieder zurückerlangt werden müssen.