Steuer-ID-Nummer, Arbeitgeber-ID-Nummer und ITIN? Was sind die Unterschiede?

ByDr. J. K. Hartmann

Sie füllen ein Formular aus und werden nach Ihrer persönlichen oder geschäftlichen „Steueridentifikationsnummer“ gefragt. Es gibt tatsächlich mehrere verschiedene Nummern, die für Steueridentifikationszwecke verwendet werden können, und Sie müssen die Unterschiede zwischen ihnen kennen, damit Sie die richtige Nummer angeben können. 

Als Geschäftsinhaber müssen Sie die verschiedenen Arten von Ausweisen kennen, die für verschiedene Geschäftszwecke akzeptiert werden können. 

Was sind die Unterschiede zwischen einer Steuer-ID, einer Arbeitgeber-ID und einer ITIN?

Eine Steueridentifikationsnummer ist ein allgemeiner Begriff, der vom Internal Revenue Service verwendet wird, um die Arten von Nummern zu bezeichnen, die für Steuer- und Identifikationszwecke verwendet werden dürfen.

Steuer-ID-Nummern werden in erster Linie dazu verwendet, Zahlungen an Einzelpersonen für die Bundeseinkommensteuer und andere Steuerzwecke zu verfolgen, werden aber auch für eine Vielzahl von Identifikationszwecken verwendet.

Die drei allgemeinen Arten von Steueridentifikationsnummern sind:

  • Sozialversicherungsnummer (SSN)
  • Individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN)
  • Arbeitgeber-ID-Nummer (EIN)

Das IRS verfügt außerdem über zwei weitere spezielle Steueridentifikationsnummern: die ATIN für anstehende Adoptionen und die PTIN für Steuerberater.

Sozialversicherungsnummer

Eine Sozialversicherungsnummer (SSN) ist die gebräuchlichste Identifikationsnummer für persönliche Identifikations- und Steuerzwecke. Einzelpersonen müssen über eine Sozialversicherungsnummer verfügen, um einen Job zu finden und Sozialversicherungsleistungen zu beziehen.

SSNs werden von Arbeitgebern verwendet, um das Jahreseinkommen der Arbeitnehmer für ihre Einkommensteuererklärung anzugeben. Sie werden verwendet, um Sozialversicherungs- und Medicare-Berechtigungen und Leistungszahlungen zu bestimmen und um Arbeitnehmer für die Arbeitsberechtigung durch das US-amerikanische Zoll- und Einwanderungssystem zu identifizieren.

In anderen Fällen kann eine Sozialversicherungsnummer angefordert werden:

  • Um ein Bankkonto zu eröffnen
  • Einen Reisepass beantragen
  • Auf einem Bundesstudiendarlehensantrag
  • Um Medicare- und Sozialversicherungsleistungen zu beantragen
  • Beantragung öffentlicher Unterstützung, einschließlich Arbeitslosengeld
  • Zur Bonitätsprüfung

Notiz

Wenn jemand keinen Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer hat, kann er möglicherweise eine individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) beantragen und erhalten.

Individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN)

Eine ITIN ist für Personen gedacht, die keinen Anspruch auf den Erhalt einer Sozialversicherungsnummer oder Arbeitgeber-ID-Nummer haben. Ein Arbeitgeber kann eine ITIN von einer natürlichen Person für Steuerzwecke akzeptieren (z. B. zum Ausfüllen eines W-4-Formulars zum Zeitpunkt der Einstellung).

Der IRS vergibt ITINs an Personen, die zur Bearbeitung von Steuererklärungen und -zahlungen eine Steueridentifikationsnummer benötigen.

Wer benötigt möglicherweise eine ITIN:

  • Ein gebietsfremder Ausländer, der eine US-Steuererklärung einreicht und keinen Anspruch auf eine SSN hat
  • Ein in den USA ansässiger Ausländer (basierend auf den Aufenthaltstagen in den Vereinigten Staaten), der eine US-Steuererklärung einreicht und keinen Anspruch auf eine SSN hat
  • Ein Unterhaltsberechtigter oder Ehegatte eines US-Bürgers/ausländers mit Wohnsitz in den USA
  • Ein Angehöriger oder Ehegatte eines nicht ansässigen Ausländervisuminhabers

ITINs sind für Nur für Zwecke der Steuerberichterstattung; Die Nummer kann nicht zu Identifikationszwecken verwendet werden. Das IRS betont, dass die ITIN NICHT verwendet wird:

  • Jemandem erlauben, in den USA zu arbeiten
  • Um jemandem Anspruch auf Sozialversicherungsleistungen zu verschaffen, oder
  • Um einen Angehörigen für eine Earned Income Tax Credit (EITC) zu qualifizieren.

Notiz

Angehörige benötigen ab dem Steuerjahr 2021 keine Sozialversicherungsnummern mehr, damit sich Steuerzahler für die EITC qualifizieren können. Steuerzahler erhalten jedoch eine Gutschrift auf der Grundlage der Regeln für kinderlose Haushalte. Diese Änderung wurde im März 2021 durch den American Rescue Plan Act umgesetzt.

Arbeitgeber-ID-Nummern: Wer braucht sie?

Eine Arbeitgeber-ID (oder EIN) ist eine bundesstaatliche Steueridentifikationsnummer für Unternehmen. Obwohl es als Identifikator für „Arbeitgeber“ gekennzeichnet ist, müssen Sie keine Mitarbeiter haben, um eine EIN zu benötigen.

Zusätzlich zur Zahlung der Gewerbesteuer wird eine Arbeitgeber-ID verwendet:

  • Von Banken als Voraussetzung für die Eröffnung eines Geschäftsbankkontos
  • Für einen Geschäftskreditantrag
  • Nach Orten als Kennung für Gewerbelizenzen und -genehmigungen
  • Zur Meldung und Zahlung von Bundeslohnsteuern (Bundeseinkommensteuer und FICA-Steuern (Sozialversicherung/Medicare)).

Erfahren Sie mehr darüber, wann Ihr Unternehmen möglicherweise eine EIN benötigt.

Unternehmensarten und Steuer-ID-Nummern

Ein Einzelunternehmen verwendet üblicherweise die Sozialversicherungsnummer des Eigentümers als Steuernummer des Unternehmens. Da das Unternehmen seine Steuern über die persönliche Steuererklärung des Eigentümers einreicht und abführt, ist die SSN die einzige benötigte Steueridentifikationsnummer.

Unternehmen, die beim IRS registriert sind, verwenden normalerweise eine Arbeitgeber-ID-Nummer zur Geschäftsidentität. Eine Arbeitgeber-ID-Nummer (EIN) wird von allen anderen Arten von Unternehmen verwendet, auch wenn das Unternehmen keine Mitarbeiter hat. Banken verlangen oft von einem neuen Unternehmen, dass es über eine EIN verfügt, bevor es ein Geschäftsbankkonto eröffnen kann.

Eine Ausnahme bildet die Einzelgesellschaftsgesellschaft LLC. Wenn Sie der alleinige Eigentümer einer LLC sind, müssen Sie in einigen Fällen möglicherweise Ihre Sozialversicherungsnummer und in anderen Ihre EIN-Nummer verwenden. Im Allgemeinen verwenden Sie für die meisten Formulare Ihre Sozialversicherungsnummer, für Lohnsteuerformulare jedoch die EIN des Unternehmens.

So erhalten Sie eine Steuer-ID-Nummer

Notiz

Um eine Sozialversicherungsnummer zu erhalten, verwenden Sie diese Webseite der Sozialversicherungsbehörde zu Sozialversicherungsnummern und -karten.

Sie können eine individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) beantragen, indem Sie das IRS-Formular W-7 ausfüllen und es per Post an das IRS senden, oder Sie können den Antrag persönlich stellen.

Um eine Arbeitgeber-ID-Nummer (EIN) zu beantragen, nutzen Sie eine dieser vier einfachen Antragsmethoden, einschließlich einer Online-Bewerbung.

Benötigt mein Unternehmen eine staatliche Steuer-ID-Nummer? 

Wenn Sie in einem Staat geschäftlich tätig sind, beispielsweise ein Einkommen erzielen, Mitarbeiter einstellen oder Waren oder Dienstleistungen verkaufen, benötigen Sie auch eine staatliche Steueridentifikationsnummer für andere staatliche Identifikationszwecke, z. B. Umsatzsteuern. Diese Nummer wird Ihnen bei der Registrierung bei Ihrer staatlichen Steuerbehörde zugeteilt.

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