Staaten mit gegenseitigen Steuerabkommen

ByDr. J. K. Hartmann
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Gegenseitige Steuerabkommen ermöglichen es Einwohnern eines Staates, in einem anderen Staat zu arbeiten, ohne dass in dem Staat, in dem sie arbeiten, Einkommenssteuern einbehalten werden. Das Einkommen, das sie in ihrem Arbeitsstaat erzielen, wird auf der Grundlage der Steuervorschriften des Staates besteuert, in dem sie wohnen. Ab 2024 haben 16 Staaten – Arizona, Illinois, Indiana, Iowa, Kentucky, Maryland, Michigan, Minnesota, Montana, New Jersey, North Dakota, Ohio, Pennsylvania, Virginia, West Virginia und Wisconsin – und der District of Columbia gegenseitige Steuerabkommen Ort.

Wenn der Staat Ihres Wohnsitzes eine Gegenseitigkeitsvereinbarung mit dem Staat hat, in dem Sie arbeiten, müssten Sie für Ihren Beschäftigungsstaat keine Steuererklärungen für Nichtansässige einreichen, vorausgesetzt, dass alle Regeln eingehalten werden. Sie können Ihrem Arbeitgeber einfach die erforderlichen Unterlagen zukommen lassen.

Gegenseitigkeit kann die Steuerzeit für Menschen, die in einem Staat leben, aber in einem anderen arbeiten, erheblich vereinfachen, was bei Menschen, die in der Nähe von Staatsgrenzen leben, relativ häufig vorkommt. Zahlreiche Staaten haben gegenseitige Vereinbarungen mit anderen.

Wichtige Erkenntnisse

  • Gegenseitige Steuerabkommen ermöglichen es Einwohnern eines Staates, die in einem anderen Staat arbeiten, Steuern auf ihr Erwerbseinkommen nach den Regeln des Staates zu zahlen, in dem sie ihren Wohnsitz haben.
  • Gegenseitige Steuerabkommen bedeuten auch, dass Einwohner eines Staates, die in einem anderen Staat arbeiten, möglicherweise keine separaten Steuererklärungen einreichen müssen, wenn sie ihren Arbeitgebern korrekte Dokumente vorlegen.
  • Alle erforderlichen Formulare sind auf den Websites der Bundesstaaten verfügbar. Ihre Personalabteilung hat wahrscheinlich auch das entsprechende Formular zur Hand.
  • Steuern für Ihren Arbeitsstaat werden von Ihrem Lohn einbehalten, wenn Sie das Formular nicht einreichen, Sie verlieren jedoch nicht das Geld. Ihr Heimatstaat sollte diese Steuergutschrift in Höhe des Steuerbetrags gewähren, den Sie an Ihren Arbeitsstaat gezahlt haben, auch wenn keine Gegenseitigkeit mit diesem Staat besteht.
  • Sie haben auch die Möglichkeit, in dem Staat, in dem Sie arbeiten, eine Steuererklärung für Nichtansässige einzureichen, um eine Rückerstattung der dort einbehaltenen Steuern zu beantragen.

Die Geschichte der Doppelbesteuerung

Bei der Gegenseitigkeitsregel geht es darum, dass Arbeitnehmer zwei oder mehr staatliche Steuererklärungen einreichen müssen: eine Steuererklärung für ansässige Personen in dem Staat, in dem sie leben, und eine Steuererklärung für nicht ansässige Personen in allen anderen Staaten, in denen sie möglicherweise arbeiten. Dadurch wird sichergestellt, dass sie zu Unrecht einbehaltene Steuern zurückerhalten können. Aus praktischen Gründen verbietet das Bundesgesetz zwei Bundesstaaten, dasselbe Einkommen zu besteuern.

Der Oberste Gerichtshof der USA entschied in einem angerufenen Fall gegen die DoppelbesteuerungRechnungsprüfer des Finanzministeriums von Maryland gegen Wynneim Jahr 2015, wonach zwei oder mehr Staaten nicht mehr dasselbe Einkommen besteuern dürfen.Es kann jedoch erforderlich sein, mehrere Steuererklärungen einzureichen, um absolut sicherzugehen, dass Sie nicht doppelt besteuert werden.

New York kann Sie beispielsweise nicht besteuern, wenn Sie in Connecticut leben, aber in New York arbeiten, und Sie Steuern auf dieses Erwerbseinkommen an Connecticut zahlen. Connecticut soll Ihnen eine Steuergutschrift für alle Steuern anbieten, die Sie an den anderen Staat gezahlt haben, oder Sie können eine Steuererklärung des Staates New York einreichen, um eine Rückerstattung der dort einbehaltenen Steuern zu beantragen.

Notiz

Sie zahlen nicht zweimal Steuern auf dasselbe Geld, selbst wenn Sie in keinem der Staaten mit gegenseitigen Vereinbarungen leben oder arbeiten. Sie müssen lediglich etwas mehr Zeit damit verbringen, mehrere staatliche Steuererklärungen vorzubereiten, und Sie müssen auf eine Rückerstattung der Steuern warten, die unnötigerweise von Ihren Gehaltsschecks einbehalten wurden.

Staaten mit gegenseitigen Vereinbarungen

Die folgende Tabelle zeigt 16 Staaten, in denen gebietsfremde Arbeitnehmer, die in Staaten mit Gegenseitigkeit leben, keine Steuern zahlen müssen. Washington, D.C., hat auch ein Gegenseitigkeitsabkommen mit den Bundesstaaten.

Zustand Gegenseitige Vereinbarung Staaten Erforderliche Formulare
Arizona Kalifornien, Indiana, Oregon, Virginia Formular WEC-Zertifikat zur Befreiung von der Quellensteuer ausfüllen
District of Columbia Alle Nichtansässigen, die im Distrikt arbeiten, können eine Befreiung von der Quellensteuer für die Einkommenssteuer des District of Columbia beantragen. Formular D-4A-Bescheinigung über Nichtwohnsitz im District of Columbia 
Illinois Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin Formular IL-W-5-NR: Erklärung des Mitarbeiters, dass er nicht in Illinois ansässig ist
Indiana Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, Wisconsin Formular WH-47 Wohnsitzbescheinigung 
Iowa Illinois Formular 44-016: Erklärung des Arbeitnehmers, dass er nicht in Iowa ansässig ist
Kentucky Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, West Virginia, Wisconsin, Virginia Formular 42A809, Nichtansässigkeitsbescheinigung 
Maryland District of Columbia, Pennsylvania, Virginia, West Virginia Formular MW 507
Michigan Wisconsin, Indiana, Kentucky, Illinois, Ohio, Minnesota Formular MI-W4-Bescheinigung über die Befreiung von der Quellensteuer in Michigan für Mitarbeiter
Minnesota Michigan, North Dakota Formular MWR-Reziprozitätsbefreiung/Eidesstattliche Erklärung zum Wohnsitz
Montana    North Dakota Formular MW-4, Quellensteuer- und Befreiungsbescheinigung für Arbeitnehmer in Montana 
New Jersey Pennsylvania Formular NJ-165: Bescheinigung des Arbeitnehmers über seinen Nichtwohnsitz in New Jersey
North Dakota Minnesota, Montana Formular NDW-R-Reziprozitätsbefreiung von der Quellensteuer für qualifizierte Einwohner von Minnesota und Montana, die in North Dakota arbeiten
Ohio Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvania, West Virginia Formular IT-4NR-Ansässigkeitsbescheinigung
Pennsylvania Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia, West Virginia Formular REV-419 – Antragsbescheinigung des Mitarbeiters zur Quellensteuerbefreiung
Virginia Kentucky, Maryland, District of Columbia, Pennsylvania, West Virginia Formular VA-4: Bescheinigung über die Befreiung des Arbeitnehmers von der Einkommenssteuer in Virginia
West Virginia  Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia Formular WV/IT-104, Bescheinigung über die Befreiung von der Quellensteuer für Mitarbeiter in West Virginia
Wisconsin    Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan Formular W-220 – Gegenseitigkeitserklärung zum Quellensteuerabzug eines gebietsfremden Mitarbeiters

Wie staatliche Gegenseitigkeitsvereinbarungen funktionieren

Arizona

Arizona hat Gegenseitigkeit mit einem Nachbarstaat – Kalifornien – sowie mit Indiana, Oregon und Virginia. Reichen Sie bei Ihrem Arbeitgeber das Formular WEC, die Quellensteuerbefreiungsbescheinigung, ein, um eine Befreiung von der Quellensteuer zu beantragen. 

Washington, D.C.

Sie müssen in Washington, D.C. keine Steuererklärung einreichen, wenn Sie dort arbeiten und Ihren Wohnsitz in einem anderen Bundesstaat haben. Reichen Sie das Befreiungsformular D-4A, die Bescheinigung über den Nichtwohnsitz im District of Columbia, bei Ihrem Arbeitgeber ein. Leider funktioniert dies nur umgekehrt mit zwei Bundesstaaten: Maryland und Virginia. Sie müssen in keinem dieser Bundesstaaten eine Steuererklärung für Nichtansässige einreichen, wenn Sie in D.C. leben, aber in einem dieser Bundesstaaten arbeiten.

Illinois

Reichen Sie das Befreiungsformular IL-W-5-NR bei Ihrem Arbeitgeber ein, wenn Sie in Illinois arbeiten und Ihren Wohnsitz in Iowa, Kentucky, Michigan oder Wisconsin haben.

Indiana

Indiana hat Gegenseitigkeit mit Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania und Wisconsin. Reichen Sie das Befreiungsformular WH-47 bei Ihrem Arbeitgeber in Indiana ein.

Iowa 

Iowa hat nur mit einem Bundesstaat Gegenseitigkeit: Illinois. Ihr Arbeitgeber muss die Einkommenssteuer des Staates Iowa nicht von Ihrem Lohn einbehalten, wenn Sie in Iowa arbeiten und Ihren Wohnsitz in Illinois haben. Reichen Sie das Befreiungsformular 44-016 bei Ihrem Arbeitgeber ein.

Kentucky

Kentucky hat Gegenseitigkeit mit sieben Bundesstaaten. Sie können das Befreiungsformular 42A809 bei Ihrem Arbeitgeber einreichen, wenn Sie hier arbeiten, aber Ihren Wohnsitz in Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginia, West Virginia oder Wisconsin haben. Einwohner von Virginia müssen jedoch täglich pendeln, um sich zu qualifizieren, und Einwohner von Ohio können keine Anteilseigner von 20 % oder mehr einer S-Corporation sein.

Maryland

Reichen Sie das Befreiungsformular MW 507 bei Ihrem Arbeitgeber ein, wenn Sie in Maryland arbeiten und Ihren Wohnsitz in Pennsylvania, Virginia, West Virginia oder Washington, D.C. haben.

Michigan

Michigan hat gegenseitige Vereinbarungen mit Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio und Wisconsin. Wenn Sie in Michigan arbeiten und in einem dieser Staaten leben, reichen Sie das Befreiungsformular MI-W4 bei Ihrem Arbeitgeber ein.

Minnesota

Reichen Sie das Befreiungsformular MWR bei Ihrem Arbeitgeber ein, wenn Sie in Minnesota arbeiten und Ihren Wohnsitz in Michigan oder North Dakota haben.

Montana 

Reichen Sie das Formular MW-4 bei Ihrem Arbeitgeber ein, wenn Sie in Montana arbeiten und Ihren Wohnsitz in North Dakota haben.

New Jersey

Sie können das Formular NJ-165 bei Ihrem Arbeitgeber einreichen, wenn Sie in Pennsylvania leben und in New Jersey arbeiten.

North Dakota

Reichen Sie das Befreiungsformular NDW-R bei Ihrem Arbeitgeber ein, wenn Sie in North Dakota arbeiten und Ihren Wohnsitz in Minnesota oder Montana haben.

Ohio

Sie können das Befreiungsformular IT-4NR bei Ihrem Arbeitgeber einreichen, wenn Sie in Ohio arbeiten und Ihren Wohnsitz in Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvania oder West Virginia haben.

Pennsylvania

Reichen Sie das Befreiungsformular REV-419 bei Ihrem Arbeitgeber ein, wenn Sie in Pennsylvania arbeiten, aber Ihren Wohnsitz in Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia oder West Virginia haben.

Virginia

Virginia hat Gegenseitigkeit mit Kentucky, Maryland, Pennsylvania, West Virginia und Washington, D.C. Reichen Sie das Befreiungsformular VA-4 bei Ihrem Arbeitgeber in Virginia ein, wenn Sie in einem dieser Bundesstaaten leben und in Virginia arbeiten.

West Virginia

Reichen Sie das Befreiungsformular WV/IT-104 bei Ihrem Arbeitgeber ein, wenn Sie in West Virginia arbeiten und Ihren Wohnsitz in Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania oder Virginia haben.

Wisconsin

Reichen Sie das Befreiungsformular W-220 bei Ihrem Arbeitgeber ein, wenn Sie in Wisconsin arbeiten und Ihren Wohnsitz in Illinois, Indiana, Kentucky oder Michigan haben.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was tun Sie, wenn in Ihrem Staat keine Steuerreziprozität besteht?

Wenn Ihr Staat kein gegenseitiges Steuerabkommen mit dem Staat hat, in dem Sie arbeiten, werden Ihnen in Ihrem Arbeitsstaat Steuern einbehalten. Zum Steuerzeitpunkt müssen Sie in beiden Bundesstaaten Steuern einreichen, um zu klären, wie viel Sie schulden oder wie viel Ihnen von einem Bundesstaat erstattet wird. Wenn alles geklärt ist, müssen Sie Ihr Einkommen immer noch nicht doppelt besteuern.

Was ist ein staatliches Reziprozitätssteuerformular?

In Staaten mit gegenseitigen Vereinbarungen können Sie bei Ihrem Arbeitgeber eine Ausnahmegenehmigung beantragen, damit in Ihrem Arbeitsstaat keine Steuern einbehalten werden. Stellen Sie jedoch sicher, dass Ihr Arbeitgeber Steuern für Ihren Wohnsitzstaat einbehält.