Soll vs. Haben: Was ist der Unterschied?

Unabhängig davon, ob Sie ein Einzelunternehmen oder eine Aktiengesellschaft leiten, sind Soll- und Habenrechnungen die Grundpfeiler einer korrekten Buchhaltung eines Unternehmens. Belastungen erhöhen die Aktiv- oder Aufwandskonten und verringern die Passivkonten, während Gutschriften das Gegenteil bewirken. Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann die Erfassung dieser Transaktionen komplizierter werden. Um eine ausgeglichene Buchführung zu gewährleisten und das Wachstum Ihres Unternehmens zu verfolgen, ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, dies korrekt zu tun.

In diesem Artikel erläutern wir die Grundlagen der Erfassung von Soll- und Habentransaktionen und erläutern deren Funktionsweise bei verschiedenen Kontotypen.

Doppelte Buchführung

Die meisten Unternehmen, darunter Kleinbetriebe und Einzelunternehmen, verwenden die Methode der doppelten Buchführung. Denn es ermöglicht ein dynamischeres Finanzbild, da jede Geschäftstransaktion auf mindestens zwei Konten erfasst wird.

Das funktioniert so: Auf mindestens einem Konto wird eine Belastung verbucht, dann wird auf mindestens einem Konto eine entsprechende Gutschrift in gleicher Höhe, aber mit entgegengesetztem Wert verbucht. Die beiden Einträge werden verwendet, um die gebende und empfangende Seite externer Transaktionen darzustellen. Die Idee besteht darin, eine Nettosumme von Null zu erreichen, um sicherzustellen, dass alle Dollars berücksichtigt werden und die Bücher ausgeglichen bleiben.

Die Doppelbuchungen der doppelten Buchführung ermöglichen es, die Bücher eines Unternehmens auszugleichen und Nettoeinkommen, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten aufzuzeigen. Bei der Einzelbuchungsmethode wird die Gewinn- und Verlustrechnung in der Regel nur einmal im Jahr aktualisiert. Dadurch können Sie für einen Moment den Nettogewinn sehen, erhalten aber nur ein jährliches, statisches Finanzbild Ihres Unternehmens. Bei der Methode der doppelten Erfassung werden die Bücher jedes Mal aktualisiert, wenn eine Transaktion eingegeben wird, sodass das Swip-Gesundheitsblatt immer auf dem neuesten Stand ist.

Einfach ausgedrückt ist die Methode der doppelten Eingabe viel effektiver, um den Überblick darüber zu behalten, wohin Geld fließt und woher es kommt. Darüber hinaus trägt es dazu bei, Fehler in der Buchhaltung einzuschränken oder sie zumindest leicht zu erkennen und schnell zu beheben.

Soll vs. Haben in der Buchhaltung

Wenn es um Lastschriften und Habenrechnungen geht, denken Sie gleichzeitig an beide. Eine Abbuchung ohne Gutschrift sollte es nicht geben und umgekehrt. Für jede erfasste Belastung (Dollarbetrag) muss ein gleicher Betrag als Gutschrift eingegeben werden, der diese Transaktion ausgleicht.

Wenn Sie beispielsweise für Ihr Restaurant einen neuen Kühlschrank kaufen müssen, wird dies als Gutschrift auf Ihrem Geldkonto angezeigt, da das Geld Ihr Unternehmen verlässt, um einen Artikel zu kaufen. Dieser Gegenstand wird jedoch zu einem Vermögenswert, den Sie jetzt als Teil Ihrer Ausrüstungsliste besitzen. Da das Geld nicht einfach in Luft aufgelöst wurde, ist es wichtig, diese Transaktion mit der entsprechenden Belastung zu erfassen. Obwohl Ihr Bargeldkonto gutgeschrieben (verringert) wurde, wurde Ihr Ausrüstungskonto mit wertvollem Eigentum belastet (erhöht). Es handelt sich nun um einen Vermögenswert im Eigentum Ihres Unternehmens, der verkauft oder beispielsweise als Sicherheit für zukünftige Kredite verwendet werden kann.

Selbst in kleineren Unternehmen und Einzelunternehmen sind Transaktionen selten so einfach wie oben dargestellt. Im Fall des Kühlschranks müssten auch andere Konten, wie z. B. die Abschreibung, in die Lebensdauer des Artikels einbezogen werden.

Belastungen und Gutschriften mit unterschiedlichen Kontotypen

Selbst kleinste Unternehmen und Einzelunternehmen profitieren von präzisen Büchern. Belastungen und Haben sind wichtig, um die Bücher auszugleichen und eine genaue Bilanz zu führen, die ein Gesamtbild der Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und des Eigenkapitals der Eigentümer oder Aktionäre bietet. Eine Bilanz basiert auf der grundlegenden Rechnungsgleichung: Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital

Abhängig von der Art des Kontos funktionieren Belastungen und Gutschriften unterschiedlich und können an unterschiedlichen Stellen im Kontenplan eines Unternehmens erfasst werden.  Die Gleichung sollte jedoch weiterhin gelten. Das heißt, wenn Sie eine Lastschrift in einer Kategorie haben, muss die Gutschrift nicht genau in derselben Kategorie sein. Solange sich der Kredit entweder unter den Verbindlichkeiten oder unter dem Eigenkapital befindet, sollte die Gleichung dennoch ausgeglichen sein. Wenn die Gleichung nicht aufgeht, wissen Sie, dass irgendwo in den Büchern ein Fehler vorliegt.

Der Kontenplan eines Unternehmens besteht aus fünf Hauptkonten sowie vielen Unterkonten, die in jede Kategorie fallen. Diese können auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten werden. Beispielsweise verwendet ein Restaurant wahrscheinlich häufig die Kreditorenbuchhaltung, verfügt jedoch wahrscheinlich nicht über eine Debitorenbuchhaltung, da das Geld für die überwiegende Mehrheit der Transaktionen vor Ort eingezogen wird.

Eine einzelne Transaktion kann Belastungen und Gutschriften auf mehreren Unterkonten in diesen Kategorien haben, weshalb eine genaue Aufzeichnung unerlässlich ist. Nachfolgend finden Sie eine Aufschlüsselung der einzelnen Kontotypen.

Vermögenswerte

Vermögenswerte sind Gegenstände, die das Unternehmen besitzt und die verkauft oder zur Herstellung von Produkten verwendet werden können. Dies gilt sowohl für physische (materielle) Gegenstände wie Ausrüstung als auch für immaterielle Gegenstände wie Patente. Einige Arten von Vermögenskonten werden als Umlaufvermögen klassifiziert, darunter Geldkonten, Debitorenkonten und Vorräte. Das Umlaufvermögen wird dem langfristigen Vermögen gegenübergestellt. Dazu gehören Sachanlagen, Anlagen und Bestände an langfristigen Anleihen.

Haftung

Auf den Passivkonten werden die Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber verschiedenen Gläubigern ausgewiesen. Dazu können Bankdarlehen, Steuern, unbezahlte Miete und geschuldete Beträge für auf Kredit getätigte Einkäufe gehören. Beispiele für Verbindlichkeitsunterkonten sind Bankdarlehen und geschuldete Steuern.

Eigenkapital

Das Eigenkapitalkonto wird manchmal auch als „Nettovermögen“ bezeichnet und spiegelt das Geld wider, das übrig bleiben würde, wenn ein Unternehmen alle seine Vermögenswerte verkaufen und alle seine Verbindlichkeiten begleichen würde. Das übrig gebliebene Geld gehört den Eigentümern des Unternehmens bzw. den Aktionären. Viele Unterkonten in dieser Kategorie gelten möglicherweise nur für größere Unternehmen, obwohl einige, wie z. B. einbehaltene Gewinne, für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer gelten können. Einige Beispiele sind Aktien und Immobilien.

Einnahmen

Einnahmenkonten erfassen die Einnahmen eines Unternehmens und werden in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen. Beispiele für Ertragskonten sind Verkäufe von Waren oder Dienstleistungen, Zinserträge und Kapitalerträge.

Kosten

Umgekehrt spiegeln Spesenkonten wider, was ein Unternehmen ausgeben muss, um Geschäfte zu machen. Einige Beispiele sind die Miete für das physische Büro oder die Büros, Betriebsmittel, Nebenkosten und Gehälter für alle Mitarbeiter.

Sehen Sie sich die folgende Tabelle an, um sich daran zu erinnern, wie Belastungen und Gutschriften auf verschiedenen Konten funktionieren. Beachten Sie, dass Belastungen immer links und Gutschriften rechts erfasst werden.