So vermeiden Sie uneinbringliche Schecks von Kunden

Papierschecks sind weniger verbreitet als früher, wurden aber noch nicht vollständig abgeschafft. Tatsächlich wurden im Jahr 2020 6,51 % der bargeldlosen Zahlungen per Scheck getätigt, sodass es immer noch viele Menschen gibt, die auf der Zahlung per Scheck bestehen.

Einige Unternehmen haben noch große Vorteile, wenn sie Schecks als Zahlungsmittel akzeptieren. Beispielsweise akzeptieren bestimmte Unternehmen aufgrund von Bearbeitungsgebühren keine Debit- oder Kreditkarten. Ebenso sind einige kleine Unternehmen überhaupt nicht als Händler konzipiert.

Die Herausforderung für diese Unternehmen besteht darin, ungedeckte Schecks zu vermeiden. Man weiß nie genau, ob Kunden Geld auf ihrem Girokonto haben, und es ist teuer und zeitaufwändig, wenn Schecks platzen. Indem Sie eine eiserne Richtlinie für die Annahme von Schecks einführen, können Sie die Wahrscheinlichkeit verringern, dass ein Kunde einen ungültigen Scheck einlöst und später den Preis bezahlt.

Überprüfen Sie den Ausweis

Falls Sie dies noch nicht getan haben, beginnen Sie mit der Überprüfung der Identität des Scheckausstellers, um sicherzustellen, dass die Person, die Ihnen den Scheck aushändigt, dieselbe Person ist, die auch Inhaber des Kontos ist. Fordern Sie beispielsweise die Einsicht in den Führerschein der Person an. Überprüfen Sie außerdem die Adresse auf dem Ausweis (und notieren Sie sie), um festzustellen, ob sie mit der Adresse auf dem Scheck übereinstimmt. Es empfiehlt sich auch, die ID-Nummer auf den Scheck selbst zu schreiben. Lassen Sie den Kunden die ID-Nummer jedoch nicht im Voraus auf den Scheck schreiben, da er sonst möglicherweise falsche Nummern angibt.

Wenn die Adressen nicht übereinstimmen, bedeutet das nicht, dass Sie einen ungültigen Scheck erhalten, aber dies könnte in Kombination mit anderen Warnsignalen auf ein Problem hinweisen. Vermeiden Sie außerdem die Annahme von Schecks zur Zahlung mit temporären Adressen wie Postfächern oder Hotels.

Sehen Sie sich die Signatur an

Bestehen Sie darauf, dass alle Schecks an Ihrem Geschäftssitz (vorausgesetzt, Kunden kommen zu Ihrem Geschäftssitz) und in Ihrer Gegenwart unterschrieben werden. Akzeptieren Sie niemals vorab unterschriebene Schecks. Sie möchten die Person tatsächlich unterschreiben sehen, denn ein Dieb kann sich einen rechtmäßig unterschriebenen Scheck schnappen, ihn ändern und in Ihr Unternehmen bringen.

Wenn die Unterschrift nicht lesbar ist, bitten Sie den Kunden, seinen Namen auf den Scheck zu drucken. Vergleichen Sie diese Unterschrift mit der Unterschrift auf dem Ausweis, den Sie erhalten haben, um sicherzustellen, dass es sich um dieselbe Person handelt.

Erhalten Sie Kontaktinformationen

Stellen Sie sicher, dass die Kontaktinformationen des Kunden auf dem Scheck aufgedruckt sind. Wenn dies nicht der Fall ist oder nicht auf dem neuesten Stand ist, fordern Sie eine aktuelle Adresse und Telefonnummer an. Wenn bei der Zahlung etwas schief geht, besteht der erste Schritt darin, den Kunden zu kontaktieren und ihn darüber zu informieren. Daher sind gültige Kontaktinformationen unerlässlich.

Werden falsche Angaben gemacht, handelt es sich möglicherweise um einen ehrlichen Fehler, den der Kunde schnell beheben kann; Andernfalls müssen Sie den Kunden möglicherweise schriftlich benachrichtigen, bevor Sie rechtliche Schritte einleiten.

Schauen Sie genauer hin

Überprüfen Sie den Scheck, um festzustellen, ob er von einem professionellen Scheckdrucker gedruckt wurde oder möglicherweise von einem professionellen Dieb erstellt wurde. Überprüfen Sie, ob die Kanten sauber geschnitten und rechtwinklig sind, und achten Sie auf Sicherheitsmerkmale auf dem Scheck, z. B. Wasserzeichen oder mikrogedruckte Wörter, die so klein sind, dass sie mit bloßem Auge kaum erkennbar sind.

Achten Sie auch auf Anzeichen von Manipulation, einschließlich durchgestrichener oder umgeschriebener Markierungen, handgeschriebener Buchstaben oder Zahlen außerhalb der ausfüllbaren Zeilen, unterschiedlicher Tinte, Verschmieren oder Abnutzung an verdächtigen Stellen. Durch die Ablehnung manipulierter Zahlungen können Sie die Einlösung eines ungültigen Schecks vermeiden.

Überprüfen Sie die Schecknummer

Seien Sie besonders vorsichtig, wenn der Scheck von einem neuen Konto stammt. Das relative Alter eines Kontos lässt sich anhand der Schecknummer ermitteln. Eine niedrige Zahl (125 oder weniger) bedeutet normalerweise, dass es sich um das erste Scheckbuch handelt, das für dieses Konto ausgestellt wurde. Allerdings kann jeder darum bitten, seinen Scheck mit einem höheren Betrag zu beginnen. Gehen Sie also nicht davon aus, dass der Scheck 9900 unbedingt von einem Girokonto stammt. Akzeptieren Sie auch keine Schecks ohne Nummer oder mit einer handgeschriebenen Nummer.

Bestätigen Sie den Betrag

Überprüfen Sie den Betrag in der Zeile „Bezahlen Sie in der Reihenfolge von“ und stellen Sie sicher, dass er mit der Zahl im numerischen Betragsfeld übereinstimmt. Beispielsweise sollte ein Scheck mit der Aufschrift „Fünfzehnhundertfünfzig/100 Dollar“ 1.500,50 US-Dollar im Feld für den numerischen Betrag enthalten.

Sollte sich zwischen beiden eine Diskrepanz ergeben, wird die Bank den Auszahlungsbetrag anerkennen. Ein Betrüger könnte daher eine höhere Zahl in das numerische Feld für den Betrag und eine unleserliche niedrige Zahl in die Auszahlungszeile schreiben, um sich von der Zahlung seiner tatsächlichen Schulden zu befreien.

Erfordert das aktuelle Datum

Bestehen Sie darauf, dass Schecks nur mit dem heutigen Datum ausgestellt werden. Wenn der Kunde ein Datum in der Zukunft angibt, was auch als vordatierter Scheck bezeichnet wird, verweigern Sie die Annahme.Sie sollten den Scheck sofort einlösen können, anstatt auf einen späteren Termin warten zu müssen.

Und wenn Sie es mit einem betrügerischen Zahler zu tun haben, kann der verspätete Eingang von Geldern aufgrund eines nachträglich datierten Schecks dazu führen, dass dieser sich auf den Weg macht, bevor Sie bemerken, dass der Scheck eingelöst wurde.

Bleiben Sie lokal

Halten Sie sich nach Möglichkeit an Schecks von Kunden, die im selben Bundesstaat wie Ihr Unternehmen leben, oder zumindest von Personen, die ein Konto bei einem örtlichen Finanzinstitut besitzen.

Natürlich ziehen die Leute um und ein bestimmter Teil Ihres Kundenstamms ist möglicherweise jederzeit im Urlaub, aber die Risiken sind bei einem Scheck außerhalb des Bundesstaates höher. Dies liegt daran, dass Sie die Bank bei Bedarf nicht einfach kontaktieren können, um den Scheck zu validieren. Möglicherweise müssen Sie Zeit damit verschwenden, Nachforschungen anzustellen, um festzustellen, ob die Bank im Ausland existiert.

Überprüfen Sie die Mittel

Wenden Sie sich im Zweifelsfall an die Bank des Scheckausstellers und bitten Sie darum, vor der Annahme des Schecks die Guthaben auf den Konten des Kunden zu überprüfen, um sicherzustellen, dass er tatsächlich über die Mittel verfügt, gegen die er den Scheck ausgestellt hat. Dies ist besonders bei großen Scheckbeträgen nützlich, da es Ihnen dabei helfen kann, die Einlösung eines ungültigen Schecks zu vermeiden, der später eingelöst wird und dazu führt, dass Ihnen eine Zahlung entgeht, auf die Ihr Unternehmen angewiesen ist. Die Bank lehnt Ihren Antrag möglicherweise ab und es gibt keine Garantie dafür, dass das Geld auch dann vorhanden ist, wenn die Bank es überprüft, aber es ist einen Versuch wert.

Sie können sich auch für einen Scheckverifizierungsdienst eines Drittanbieters anmelden, um verdächtige Schecks zu kennzeichnen. Diese Dienste führen eine Reihe von Aufgaben aus, um das Risiko der Annahme von Schecks zur Zahlung zu verringern, einschließlich der Feststellung, ob ein Girokonto gültig ist und einen positiven Saldo aufweist.

Geben Sie es nicht sofort aus

Denken Sie daran, dass ein Scheck immer zurückgegeben werden kann, was bedeutet, dass die Bank ihn nicht validieren kann.Dieser Vorgang kann länger dauern als erwartet. Der Scheckeinlösungsprozess ist verwirrend, da Ihre Bank Ihnen möglicherweise erlaubt, einen Teil (oder den gesamten) Betrag eines Schecks abzuheben oder auszugeben, normalerweise innerhalb von zwei Tagen, während es Wochen dauern kann, bis klar wird, dass ein Scheck „schlecht“ ist.

Wenn der Scheck eingelöst wird, nachdem Sie das Geld ausgegeben haben, müssen Sie es der Bank zurückzahlen. Um die Auswirkungen der Einlösung eines ungültigen Schecks zu vermeiden, warten Sie 30 Tage, bevor Sie auf das Guthaben des neu eingezahlten Schecks zugreifen, oder länger, wenn Sie Zweifel haben. Lesen Sie die Richtlinien Ihrer Bank zur Annahme von Schecks oder wenden Sie sich an Ihre Bank, um herauszufinden, wann Sie wissen, dass das Geld tatsächlich angekommen ist.