So verhandeln Sie gewerbliche Mietverträge, die Mieter begünstigen

Wenn Sie auf der Suche nach einer Gewerbefläche für Ihr Unternehmen sind, beeilen Sie sich nicht, die gepunktete Linie zu unterschreiben. Nehmen Sie sich Zeit, die Räumlichkeiten und den Mietvertrag des Vermieters zu bewerten, damit Sie einen Gewerbemietvertrag aushandeln können, der zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.

Schriftliche Anfangsbedingungen

Wenn Ihnen ein Vermieter oder Leasingmakler lediglich die Bedingungen eines Gewerbemietvertrags mitteilt, bitten Sie um einen schriftlichen Nachweis der Bedingungen, bevor Sie ein Gegenangebot abgeben. Wenn sie nicht bereit sind, einen Brief anzubieten, bitten Sie um eine E-Mail oder eine Kopie des Inserats für die Fläche (das mindestens die grundlegenden Mietinformationen enthält).

Warum ist es so wichtig, die ersten Bedingungen schriftlich festzuhalten? Ein Leasingmakler vertritt die Interessen des Vermieters. Wenn ein Makler die Anweisungen des Vermieters missverstanden oder in irgendeiner Weise versucht hat, sie zu ändern, können schriftliche Bedingungen dem Vermieter zeigen, dass Ihr Gegenangebot in gutem Glauben und auf der Grundlage der Informationen des Leasingmaklers gemacht wurde.

Es ist auch möglich, dass Sie die Mietbedingungen falsch verstehen, wenn diese nicht schriftlich vorliegen. Dies könnte dazu führen, dass Sie aufgrund von Informationen, die Sie falsch verstanden haben, zu hoch oder zu niedrig kontern.

Ein weiterer Grund, die Bedingungen schriftlich festzuhalten, besteht darin, dass Sie Zeit haben, mehr über den Mietvertrag zu recherchieren, einen Anwalt nach den Bedingungen zu fragen oder sogar die Bedingungen mit anderen Mietverträgen zu vergleichen, die Sie in Betracht ziehen. Die schriftliche Anforderung von Konditionen stellt in keiner Weise eine rechtliche Verpflichtung Ihrerseits dar, weiterzumachen. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, den Bedingungen zu widersprechen oder sie einfach abzulehnen.

Ein Gegenangebot

Wenn Sie ein Haus kaufen, verhandeln Sie über den Preis. Ein Verkäufer bietet das Haus für den Geldbetrag an, den er gerne verkaufen würde, rechnet aber fast immer damit, weniger zu bekommen. Ein Käufer, der am Kauf eines Hauses interessiert ist, wird dem Verkäufer schriftlich ein Gegenangebot unterbreiten. In diesem Fall ist ein Gegenangebot ein Angebot, das Haus zu einem niedrigeren Preis zu kaufen, als der Verkäufer verlangt. Einfach ausgedrückt handelt es sich bei einem Gegenangebot um ein Verhandeln.

Dies gilt auch für die gewerbliche Vermietung. Auch wenn einige Mietverträge tatsächlich nicht verhandelbar sind, funktioniert es in den meisten Fällen genauso wie der Kauf eines Eigenheims: Ein Vermieter oder Immobilienmakler verlangt einen Mietpreis (oder eine Reihe von Konditionen), lässt aber etwas Spielraum für Verhandlungen. Mit anderen Worten: Bei Gewerbeimmobilien wird fast immer erwartet, dass der Mieter (oder Pächter) ein Gegenangebot unterbreitet, sodass der Vermieter die Preise und/oder Konditionen erhöht.

Der anfängliche Verhandlungsprozess

Sobald Sie Interesse an der Anmietung einer Fläche bekundet haben, bieten Ihnen einige Vermieter einfach ein Formular an, in dem die Mietbedingungen aufgeführt sind. Diese Formulare können einen Antwortabschnitt oder einen Anhang zum Ausfüllen enthalten, in dem Sie ein Gegenangebot abgeben können. Andere bieten möglicherweise lediglich eine Kopie der Listungsunterlagen (eine Anzeige oder einen Flyer) mit den entsprechenden Konditionen an.

In den meisten Fällen liegt es jedoch in Ihrem Interesse, einen Brief oder eine andere schriftliche Mitteilung mit einem Gegenangebot einzureichen. Warum? Denn in einem Brief können Sie Verkaufsargumente angeben, warum Sie ein idealer Mieter wären, dem Vermieter von Ihrem Unternehmen erzählen und das Geschäft persönlicher gestalten.

Die Verhandlungen können hin und her gehen, seien Sie also geduldig. Ein Immobilienmakler hat in der Regel einen gewissen Entscheidungsspielraum, muss sich aber höchstwahrscheinlich mit dem Vermieter beraten. Es kann einige Zeit dauern.

Wenn Sie innerhalb von ein bis zwei Werktagen keine Rückmeldung zu einem Angebot erhalten haben, können Sie ruhig nachhaken. Versuchen Sie jedoch, nicht verzweifelt oder übermäßig ängstlich zu wirken, da dies das Ergebnis Ihrer Verhandlungen beeinträchtigen könnte. Denken Sie daran, dass die meisten Makler eine Immobilie so schnell wie möglich umziehen möchten, sodass sie in der Regel nicht viel Anstupsen benötigen.

Vorbereiten eines Angebots oder Gegenangebotsschreibens

Ihr Gegenangebot sollte von Ihrem Unternehmen vorgelegt werden, nicht von Ihnen persönlich, auch wenn Sie ein Einzelunternehmen besitzen. Ihr Angebotsschreiben ist ein Verkaufsargument. Sie verlangen andere, für Sie vorteilhaftere Konditionen und möchten, dass der Vermieter Sie und Ihr Unternehmen als eine gute Wahl ansieht.

Ihr Angebotsschreiben sollte in der Regel die folgenden Informationen enthalten:

Die Person, die für den Mietvertrag verantwortlich ist

Geben Sie den Namen Ihres Unternehmens an, einschließlich des Namens, unter dem Sie rechtlich niedergelassen sind, sowie aller anderen Namen, unter denen Sie geschäftlich tätig sind. Denken Sie daran: Wenn Sie ein Einzelunternehmen betreiben, sind Sie und Ihr Unternehmen aus rechtlicher Sicht dasselbe, und selbst wenn Sie Ihr Unternehmen im Mietvertrag auflisten, können Sie auch persönlich für den gesamten Mietvertrag haftbar gemacht werden.

Ihre Geschäftsstruktur

Wenn Sie eingetragen sind, teilen Sie uns mit, wo Sie eingetragen sind. Wenn Sie eine steuerbefreite Organisation sind, geben Sie dies in Ihrem Schreiben an. Es kommt selten vor, dass Vermieter Ihnen Gratisgeschenke oder Vergünstigungen für gemeinnützige Organisationen anbieten, nur um eine Steuerabschreibung zu erhalten, aber sie sind möglicherweise eher geneigt, für einen guten Zweck zu verhandeln oder zu vermieten. Darüber hinaus ist es wichtig, Ihre persönliche Haftung für die Unterzeichnung eines Mietvertrags zu verstehen und diese hängt von der Struktur Ihres Unternehmens ab.

Wie lange sind Sie schon im Geschäft?

Wenn Ihr Unternehmen weniger als zwei Jahre alt ist, möchten Sie möglicherweise auch eine Erklärung zu Ihrem Erfolg, zukünftige Wachstumsprognosen oder einen Geschäftsplan beifügen. Ein Vermieter wird wahrscheinlich nicht an Ihr Unternehmen vermieten, ohne dass jemand den Mietvertrag persönlich mitunterzeichnet oder garantiert, wenn Sie nicht nachweisen können, dass es Ihrem Unternehmen gut geht.

Die Natur Ihres Unternehmens

Was machst du? Fassen Sie sich kurz und prägnant. Ein Vermieter muss wissen, was Sie tun, falls besondere Anforderungen vorliegen. Wenn Sie beispielsweise ein Unternehmen betreiben, das gefährliche Materialien verwendet, stationäre Patienten in einer Gesundheitseinrichtung hat oder Gegenstände von übermäßigem Wert lagert, muss der Vermieter wissen, ob es Einschränkungen bei der Nutzung der Immobilie gibt. Was Mieter tun, kann sich auf den Immobilienwert und die Versicherungsprämien eines Vermieters auswirken; also sei ehrlich.

Kontaktinformationen

Geben Sie unbedingt eine Telefonnummer an, unter der Sie erreichbar sind, und wenn möglich auch eine E-Mail-Adresse. Wenn Sie nur an bestimmten Tagen oder zu festgelegten Zeiten erreichbar sind, geben Sie dies ebenfalls an. Wenn Sie einem Vermieter oder Immobilienmakler nicht rechtzeitig antworten, könnte es sein, dass dieser annimmt, dass Sie kein Interesse haben.

Ihre vorgeschlagenen Bedingungen (oder Ihr Gegenangebot)

Seien Sie so vollständig und klar wie möglich.

Auflistung Ihrer Leasingbedingungen in einem Angebot oder Gegenangebot

Der beste Weg, einen Deal auszuhandeln, besteht darin, eine klare Vorstellung davon zu haben, was Sie anbieten oder zu akzeptieren bereit sind. Wenn dies nicht schriftlich erfolgt, wird es später sehr schwierig sein, nachzuweisen, dass in einem Mietvertrag etwas ausgeschlossen war, von dem Sie dachten, dass es darin enthalten sein sollte.

Es kann etwas länger dauern, Dinge schriftlich festzuhalten, aber es bietet Ihnen einen gewissen rechtlichen Schutz, falls später mal etwas schiefgehen sollte. Wenn Sie unter Zeitdruck stehen und keinen Brief verschicken können, geben Sie ihn ab. Wenn dies nicht möglich ist, kann eine gut geschriebene E-Mail oder ein elektronisches Dokument mit DocuSign ausreichen.

Wenn Sie sich über eine bestimmte Mietanforderung nicht sicher sind, bitten Sie um Klarstellung – und versuchen Sie, diese Klarstellung schriftlich zu erhalten.

Die Dauer des Mietvertrags

Wenn Sie die Länge der Mietlaufzeiten ändern möchten, machen Sie sich klar. Beispiel: Der von Ihnen gewünschte Mietvertrag hat eine Laufzeit von zwei Jahren mit drei einjährigen Verlängerungsoptionen (insgesamt fünf Jahre); oder ein direkter Fünf-Jahres-Mietvertrag ohne Verlängerungsoptionen? Es macht einen sehr großen Unterschied, wie lange Sie an einen Mietvertrag gebunden sind und wie ein Vermieter über andere Bedingungen denken könnte, die Sie in einem Gegenangebot verlangen.

Die meisten Vermieter bevorzugen Mietverträge mit einer Laufzeit von zwei Jahren oder länger, zögern aber auch nicht, einen Mietvertrag mit einer Laufzeit von einem Jahr zu beantragen. Einjährige Mietverträge kosten möglicherweise etwas mehr oder bieten weniger Optionen zur Verlängerung des Mietvertrags, Sie sind jedoch für weniger Zeit gebunden. Sofern Sie kein Multimillionen-Dollar-Unternehmen sind, ist es wirtschaftlich selten sinnvoll, einen Mietvertrag zu unterzeichnen, der Sie für mehr als zwei Jahre an die Räumlichkeiten bindet.

Zustand der Immobilie und Reparaturen

Wenn Sie den Raum „so wie er ist“ anfordern oder wenn der Vermieter zunächst Reparaturen oder Verbesserungen vornehmen muss. Wenn Sie eine Renovierung der Immobilie planen, beschreiben Sie kurz die geplanten Renovierungen. Sie möchten, dass dies in einem Mietvertrag enthalten ist, da der Vermieter häufig einen Anreiz oder eine „Zulage“ bietet, wenn Sie bestimmte Arten von Immobilien renovieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Zuschüsse Ihnen für Renovierungsarbeiten angeboten werden, lassen Sie die Sache offen. Bieten Sie dem Vermieter an, detailliertere Informationen zu Renovierungen zur Überprüfung einzureichen, um Ihnen Überlegungen für Verbesserungen zu unterbreiten.

Klären Sie auch kleinere Details, z. B. wer nach Ende des Mietvertrags Eigentümer der Einrichtungsgegenstände ist oder wer während der Bauzeit für den Umzug der Möbel verantwortlich ist.

Belegungsdatum

Teilen Sie dem Vermieter mit, wann Sie die Immobilie physisch in Besitz nehmen möchten (einziehen, sich Zutritt verschaffen oder die Verantwortung für die Immobilie übernehmen). In manchen Fällen kann es vorkommen, dass das Datum, an dem Sie die Immobilie in Besitz nehmen, von dem Datum abweicht, an dem Sie mit der Zahlung der Miete beginnen.

Beispielsweise könnten Sie den Vermieter nach einem Bezugstermin fragen Und Mietbeginn ist der 1. Januar 20xx, aber bitten Sie darum, dass der erste Monat mietfrei ist. In diesem Fall würde der Mietvertrag am 1. Januar 20xx beginnen und der Vermieter könnte die kostenlose Monatsmiete abschreiben. Der Mieter würde die Fläche 12 Monate lang bewohnen und der Mietvertrag würde eine Laufzeit von 12 Monaten haben.

Eine andere Möglichkeit, das Gleiche zu erhalten (einen Monat kostenlose Miete), besteht darin, nach dem Bezugsdatum 1. Januar 20xx und dem Mietstatusdatum 1. Februar 20xx zu fragen. Das bedeutet, dass der Mietvertrag einen Monat nach Ihrem Einzug oder am 1. Februar 20xx beginnen würde.

Diese Art der Verhandlung funktioniert nur bei bereits unbewohnten Räumen und der Vermieter ist begierig darauf, dass jemand einzieht, weil es den Mieter begünstigt. Im Wesentlichen erhalten Sie nicht nur eine kostenlose Monatsmiete, sondern bei einem Mietvertrag mit einer Laufzeit von 12 Monaten auch eine Nutzungsdauer von 13 Monaten.

Weitere Faktoren bei der Aushandlung eines Gewerbemietvertrags

Miete und Nutzfläche

Der Preis pro Quadratmeter der Fläche, die Sie mieten, ist für Ihre Zwecke möglicherweise nicht nutzbar. Beispielsweise sind die öffentlichen Bereiche wie die Lobby oder die Aufzüge in Ihrer Miete enthalten, können aber möglicherweise nicht ständig von Ihnen genutzt werden. Alternativ könnte es enge Ecken, kleine Räume oder Bereiche geben, die für Ihr Unternehmen nicht geeignet sind. Schauen Sie sich das Layout also genau an, um festzustellen, ob Sie das bekommen, wofür Sie bezahlen.

Kündigungs- und Ausstiegsklauseln

Wie bereits erwähnt, ist es für ein Unternehmen immer gut, die Möglichkeit zu haben, aus einem Gewerbemietvertrag auszusteigen. Sie sollten die Aushandlung von Kündigungs- und Ausstiegsklauseln in Betracht ziehen, um spätere Überraschungen zu vermeiden. Wenn der Vermieter keine Angaben macht, fragen Sie nach Einzelheiten zur Mietvertragskündigung, z. B. was mit der Kaution oder Strafen bei Vertragsbruch geschieht usw.

Wenn Sie von der gemieteten Immobilie umziehen müssen, ist die Kündigung Ihres Mietvertrags nicht Ihre einzige Ausstiegsstrategie. Das Aushandeln von Untermiet- und Pachtbedingungen für die Fläche in Ihrem Mietvertrag kann Ihnen zusätzliche Flexibilität verschaffen.

Betriebskosten

Während die Mieter für einen Teil der Instandhaltungskosten aufkommen können, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass die Investitionskosten für den Betrieb des Gebäudes vom Vermieter getragen werden müssen. Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Mietvertrag die Kosten, für die Sie als Mieter haften, und die Kosten, die zu Lasten des Vermieters gehen müssen, klar aufgeführt sind.

So schreiben Sie ein Angebot oder ein Gegenangebotsschreiben

Im Folgenden finden Sie ein Musterschreiben, das überarbeitet werden kann (und sollte), um es entweder als Erstangebot oder Gegenangebot für die Anmietung einer Gewerbefläche für Ihr Unternehmen zu verwenden. Es soll nicht als Ersatz für eine Rechtsberatung dienen, sondern lediglich eine Möglichkeit aufzeigen, wie Sie Interesse an der Anmietung einer bestimmten Fläche zum Ausdruck bringen können.

Die fett gedruckten Informationen sollten durch Ihre eigenen Informationen und Leasingbedingungen ersetzt werden.

So übermitteln Sie ein Angebotsschreiben

Sie können Ihr Angebotsschreiben per Post verschicken, persönlich überreichen oder eine E-Mail mit einem Anhang senden, der das Angebotsschreiben enthält. Wenn Sie immer noch nicht wissen, welche Bedingungen Sie einbeziehen sollen, finden Sie hier weitere Artikel mit tollen Tipps und Ratschlägen zum Aushandeln der bestmöglichen Bedingungen!

Tipps zum Verfassen Ihres Angebotsschreibens

• Denken Sie daran, dass es sich hierbei um einen Geschäftsbrief handelt. Halten Sie es klar, einfach und auf den Punkt gebracht, aber scheuen Sie sich nicht, sinnvolle Verkaufsargumente zu nutzen, um einen Vermieter zu überzeugen.
• Vermeiden Sie die Verwendung von Humor, Umgangssprache oder die Äußerung persönlicher Gefühle zu Politik, Religion oder anderen Themen, die nichts mit dem Zweck des Briefes (ein Angebot zu machen) zu tun haben.
• Verwenden Sie eine Software wie DocuSign, um elektronische Kopien von Dokumenten zu liefern. Es hilft dabei, die Dokumente sicher aufzubewahren und Änderungen im Auge zu behalten.
• Wenn Sie das Angebot per Post versenden, senden Sie es in einem einfachen weißen Umschlag in Business-Größe. Falten Sie den Brief niemals so, dass er in einen kleineren Umschlag passt. Achten Sie darauf, in der oberen linken Ecke des Umschlags eine Absenderadresse anzugeben, und achten Sie darauf, dass der Umschlag ausreichend frankiert ist!

Häufig gestellte Fragen (FAQs)