So schützen Sie die digitalen Vermögenswerte Ihres Unternehmens

Wir leben im 21. Jahrhundert und alles ist digital, also online. In Ihrem Unternehmen gibt es digitale Vermögenswerte, an die Sie vielleicht noch nicht gedacht haben. Diese Vermögenswerte sind, wie alle Vermögenswerte Ihres Unternehmens, wertvoll und sollten geschützt werden. 

Was sind digitale Vermögenswerte? 

Ihr Unternehmen verfügt über Vermögenswerte – Dinge von Wert. Diese Vermögenswerte umfassen alles von Bargeld und Forderungen über Geschäftsausstattung und Fahrzeuge bis hin zu Grundstücken und Gebäuden. 

Ihr Buchhalter hat wahrscheinlich die Anschaffungskosten und den aktuellen Wert Ihrer Vermögenswerte in Ihre Bilanz aufgenommen, aber möglicherweise hat er die digitalen Vermögenswerte vergessen. 

Digitale Vermögenswerte sind Vermögenswerte, die online existieren. Einige Ihrer digitalen Assets befinden sich möglicherweise auf Ihren eigenen Servern oder „in der Cloud“. Zu den digitalen Assets gehören: 

• Geschäftsfotosdas du geschaffen hast. Dabei kann es sich um Fotos Ihres Unternehmens oder Ihrer Geschäftsprozesse handeln. Es handelt sich um Vermögenswerte, weil sie veräußert werden könnten. 
• Unternehmenswebsites oder Blogs. Der Inhalt hat einen Wert, und das „Erscheinungsbild“ der Website könnte wertvoll sein, wenn sie markenrechtlich geschützt wäre. 
• Geschäftsprozesse (zum Beispiel in Tabellenkalkulationen), die Ihre Mitarbeiter entwickelt haben und die vervielfältigt und verkauft werden könnten. 
• Appsdie Ihr Unternehmen geschaffen hat, entweder zum Verkauf oder für den eigenen Gebrauch.
• E-MailKontaktlisten und Kunden- oder Kundenlisten, einschließlich Newsletter-Mailinglisten, haben einen Wert, weil sie verkauft werden können. 
• Abonnementsauf Online-Zeitschriften haben einen Wert für die Laufzeit des Abonnements.
• Geistiges Eigentum– urheberrechtlich geschütztes Material, Marken oder Dienstleistungsmarken (z. B. das Logo Ihres Unternehmens), Patente. Diese Vermögenswerte können in Papierform vorliegen, meistens sind sie jedoch nur digital. 
• Produkte in einem Online-Shop, die Teil Ihres Geschäftsinventars sind. Sie sollten unter Ihrer Kontrolle stehen, auch wenn sie online gespeichert sind. Wenn Sie beispielsweise ein Amazon-Verkäufer sind, befinden sich die Produkte möglicherweise in ihrem Lager, Sie erhalten jedoch den Verkauf. 

Warum sind digitale Vermögenswerte wichtig? 

Wie alle wertvollen Dinge Ihres Unternehmens sind digitale Vermögenswerte von großem Nutzen für Ihr Unternehmen. 

• Sie können Auslagen geltend machenim Zusammenhang mit dem Kauf und der Nutzung von Vermögenswerten in Ihrer Gewerbesteuererklärung. Die Kosten für kurzfristige Vermögenswerte (z. B. Vorräte) können sofort als Aufwand erfasst werden, während die Kosten für langfristige Vermögenswerte (die mindestens ein Jahr dauern) im Laufe der Zeit als Aufwand erfasst werden können (entweder durch Abschreibung oder Amortisation). 
• Sie können verkaufenviele dieser Vermögenswerte erwerben oder sie lizenzieren, während Sie sie noch besitzen. 
• Vermögenswerte sind wertvollan Investoren oder jemanden, der Ihr Unternehmen kauft. Der Betrag, den jemand für den Kauf Ihres Unternehmens zahlen könnte, hängt zu einem großen Teil vom Wert des Unternehmensvermögens ab. 
• Einige digitale Assets, wie Kundenlisten oder Listen von Newsletter-Abonnenten, sind besonders nützlich ineinen guten Willen etablieren.Der Wert des Geschäfts- oder Firmenwerts aus buchhalterischer und bewertungstechnischer Sicht basiert auf diesen Listen. 
• Der Online-Schutz von Buchhaltungs- und Mitarbeiterunterlagen bedeutet, dass dies der Fall istfür Audits zur Verfügung.Wenn Sie keine Buchhaltungsunterlagen haben, sind Sie möglicherweise nicht in der Lage, Ausgabenabzüge nachzuweisen. Wenn Sie keine Mitarbeiterunterlagen haben, drohen Ihnen unter Umständen Bußgelder und Strafen. 

Wo fange ich an, meine digitalen Vermögenswerte zu schützen? 

Suchen und auflisten.Erstellen Sie zunächst eine umfassende Liste aller dieser Vermögenswerte. Nutzen Sie die obige Liste als Ausgangspunkt, aber seien Sie kreativ. Denken Sie an alles, was Sie online oder auf dem Server Ihres Unternehmens haben und das wertvoll sein könnte. Sie suchen nach Dingen, die proprietär sind (die Ihrem Unternehmen gehören), Dinge, die niemand sonst hat und die Sie vielleicht kaufen – oder mitnehmen möchten. Betrachten Sie diese digitalen Vermögenswerte als mögliche Artikel zum Verkauf. Was würden Sie sich wünschen oder als wertvoll erachten, wenn Sie dieses Unternehmen kaufen würden? 

Schaffen Sie Eigentum und Wert.Sehen Sie sich die von Ihnen aufgelisteten digitalen Assets an. Wem gehören sie? Bevor Sie diese Vermögenswerte schützen können, müssen bestimmte Eigentumsverhältnisse festgestellt werden. Können Sie beispielsweise nachweisen, dass Ihr Unternehmen über Mitarbeiter-E-Mails oder E-Mail-Listen verfügt? Wenden Sie sich an einen Anwalt, um Richtlinien zur Eigentumsfeststellung zu erstellen. 

Auch wenn es schwierig sein kann, einigen digitalen Vermögenswerten Ihres Unternehmens einen bestimmten Wert zuzuordnen, ist es eine gute Idee, diesen Wert eher früher als später zu erkennen. Ja, der Wert dieser digitalen Assets kann sich ständig ändern, wenn Sie Kunden zu Ihrer Liste oder Seiten auf Ihrer Website hinzufügen oder Prozesse aktualisieren, aber durch die Bewertung kann ein Basiswert festgelegt werden. Finden Sie jetzt einen Unternehmensgutachter, der Ihnen einen Kostenvoranschlag erstellen kann. Es ist viel einfacher, etwas wertzuschätzen, das existiert, als etwas, das gestohlen oder durch eine Katastrophe wie eine Überschwemmung oder einen Brand zerstört wurde. 

Wenn Sie Produkte über einen Online-Verkäufer wie Amazon oder eBay verkaufen, lesen Sie die Vereinbarung, um sicherzustellen, dass Sie das Eigentum behalten. 

Erstellen Sie Schutzvereinbarungen.Schützen Sie Ihre digitalen Vermögenswerte durch Vereinbarungen mit denen, die sie stehlen könnten. Erwägen Sie, dass Mitarbeiter, Kunden und Berater Geheimhaltungsvereinbarungen unterzeichnen. Diese Vereinbarungen machen andere darauf aufmerksam, dass der Diebstahl digitaler Vermögenswerte zu rechtlichen Schritten führen kann. 

Registrieren Sie Ihr Eigentum.Viele digitale Vermögenswerte können registriert werden, um die Welt über Ihr Eigentum zu informieren. Geschäftsfotos, Prozesse sowie der Inhalt von Websites und Blogs können urheberrechtlich geschützt sein. Digitale Vermögenswerte wie Logos und Designs können markenrechtlich geschützt sein.  Und vergessen Sie nicht Patente für Prozesse. 

Planen Sie für die Zukunft.Was passiert mit den digitalen Vermögenswerten Ihres Unternehmens, wenn Ihnen etwas zustößt? Beziehen Sie Ihre digitalen Vermögenswerte in die Vereinbarungen Ihres Unternehmens ein. Beispielsweise müssen digitale Vermögenswerte, die einer Partnerschaft gehören, zusammen mit anderen Vermögenswerten im Partnerschaftsvertrag ausgewiesen werden. Wenn Sie ein kleines Einzel- oder Familienunternehmen haben, beziehen Sie diese Vermögenswerte in Ihre Nachfolgepläne ein.

Sicherung!Es ist wichtig, ein Backup-System zu finden, um alle Ihre digitalen Vermögenswerte zu schützen. Ein Backup eines Backups zu haben ist nicht verrückt. Möglicherweise möchten Sie auch sowohl ein Festplatten-Backup als auch ein Online-Backup durchführen, um doppelte Sicherheit zu gewährleisten. 

Erstellen Sie schließlich Protokolle zum Schutz digitaler Vermögenswerte

Nachdem Sie Ihr Digital-Asset-Management-System eingerichtet haben, dokumentieren Sie es. Richten Sie spezifische laufende Aufgaben für Backups und Zeitpläne für Überprüfungen und Updates ein. 

Ein Großteil Ihres Geschäfts findet online statt. Sorgen Sie dafür, dass es gut läuft, indem Sie diese digitalen Online-Assets schützen