So schreiben Sie ein Referenzschreiben (mit Beispielen)

Irgendwann in Ihrer Karriere werden Sie wahrscheinlich gebeten, ein Empfehlungsschreiben für einen Mitarbeiter, einen Freund oder einen ehemaligen Kollegen vorzulegen. Sie werden wahrscheinlich um ein Schreiben bitten, wenn sie sich für eine neue Stelle bewerben, und Ihre Unterstützung kann den entscheidenden Unterschied machen.

Wenn es soweit ist, wird es wichtig sein zu wissen, wie man ein wirkungsvolles Empfehlungsschreiben (auch Referenzschreiben genannt) verfasst. Wenn dies relevant ist, sollten Sie auch Auszeichnungen aus Ihrer gemeinsamen Zeit einbeziehen oder den Charakter des Gesprächspartners bezeugen, wenn Sie ein Freund oder Nachbar sind. Die meisten Briefe umfassen etwa zwei Absätze und können je nachdem, wie lange Sie die Person kennen, erweitert werden. Aber denken Sie daran: Ein gutes Empfehlungsschreiben kann Ihrem Kontakt dabei helfen, seine Träume zu verwirklichen. Eine schlechte Empfehlung ist schlimmer als gar keine Empfehlung.

Was ist ein Referenzschreiben?

Ein Referenzschreiben ist eine positive Bestätigung der Fähigkeiten und Eigenschaften einer Person, verfasst von jemandem, der mit ihrer Arbeit, ihrem Charakter und ihren Leistungen vertraut ist. Bei Bewerbungen für Stellen, Praktika, Freiwilligenstellen, Hochschulen und Graduiertenschulprogramme sind Referenzschreiben erforderlich.

Das Referenzschreiben erklärt, warum der Leser einen Kandidaten auswählen sollte und was ihn für die Stelle qualifiziert, für die er sich bewirbt. Briefe können von der Organisation angefordert werden, die die Person für eine Anstellung oder Aufnahme in einer Institution in Betracht zieht, oder sie können vom Arbeitssuchenden oder Bewerber angeboten werden.

Arten von Referenzschreiben

Professionelle Referenzen

Ein professionelles Referenzschreiben wird in der Regel von einem Vorgesetzten, Kollegen, Kunden, Lehrer oder Professor verfasst, der mit den Leistungen eines Kandidaten in einem Arbeitsumfeld gut vertraut ist.Dazu gehören in der Regel eine Beschreibung ihrer Position und Verantwortlichkeiten, der Dauer ihrer Zeit im Unternehmen sowie ihrer Fähigkeiten, Qualifikationen und Beiträge zur Organisation.

Charakter- oder persönliche Referenzen

Ein Charakter- oder persönliches Referenzschreiben kann von einem Freund der Familie, einem Mentor oder einem Nachbarn verfasst werden, der die Eigenschaften bestätigen kann, die jemanden zu einem guten Kandidaten für die angestrebte Position machen.Bei dieser Art von Brief wird erklärt, wie der Verfasser den Kandidaten kennt und seine persönlichen Eigenschaften erörtert, als würde er sich in einem beruflichen oder akademischen Umfeld bewerben.

Akademische Referenzen

Eine akademische Referenz wird von einem Lehrer, Professor oder Berater verfasst. Bei dieser Art von Referenz werden der Bildungshintergrund und die akademischen Leistungen des Kandidaten erörtert.

Bevor Sie ein Referenzschreiben schreiben

Bevor Sie sich bereit erklären, den Brief zu schreiben, vergewissern Sie sich, dass Sie ein positives Empfehlungsschreiben für diese Person verfassen können. Wenn Sie die Person nicht gut kennen oder der Meinung sind, dass Sie die Fähigkeiten und Fertigkeiten der Person nicht loben können, können Sie die Bitte um Empfehlung ablehnen.

Sie können die Anfrage vage ablehnen und einfach sagen: „Ich glaube nicht, dass ich die beste Person wäre, um Ihnen eine Empfehlung zu schreiben.“ Wenn möglich, schlagen Sie jemand anderen vor, den er fragen könnte.

Fordern Sie Informationen für den Brief an

Es ist eine gute Idee, die Person um eine Kopie ihres Lebenslaufs zu bitten, auch wenn Sie sie schon lange kennen. Sie verfügen möglicherweise über neue Akkreditierungen oder Erfolge, die hervorgehoben werden sollten, und Sie sollten so viele aktuelle Informationen wie möglich bereitstellen. Dies wird Ihnen auch dabei helfen, Richtlinien für das Verfassen des Briefes zu erhalten.

Wenn sich das Empfehlungsschreiben auf eine bestimmte Beschäftigungsmöglichkeit bezieht, fordern Sie auch eine Kopie der Stellenausschreibung an. Wenn sich das Referenzschreiben ebenfalls auf eine bestimmte Schule oder ein bestimmtes Programm bezieht, bitten Sie um Informationen über die Schule. Je mehr Informationen Sie haben, desto einfacher wird es, den Brief zu schreiben.

Bitten Sie nicht nur um Informationen über den Kandidaten, sondern erhalten Sie auch alle Informationen, die Sie zum Einreichen des Schreibens benötigen. Fragen Sie, an wen Sie den Brief senden sollen, wann die Frist abläuft und welches Format der Brief haben soll. Fragen Sie auch, ob die Schule oder der Arbeitgeber irgendwelche Einzelheiten in Ihren Brief aufnehmen möchte.

Was in einem Referenzschreiben enthalten sein sollte

Sofern der Kandidat Ihnen kein Formular zur Verfügung stellt, auf dem Sie Ihre Empfehlung verfassen können, ist die Einhaltung eines ordnungsgemäßen Geschäftsbriefformats angemessen. Dazu gehört die Auflistung Ihrer Kontaktinformationen, des Datums und der Kontaktinformationen der Person, die Ihren Brief erhält (in der Regel der Personalchef), oben im Brief.

Wenn Sie diesen Brief jedoch per E-Mail versenden, müssen Sie am Anfang des Briefes keine Kontaktinformationen oder das Datum angeben. Listen Sie stattdessen Ihre Kontaktinformationen nach Ihrer E-Mail-Signatur auf. Ein Referenz-E-Mail-Brief sollte außerdem eine klare, prägnante Betreffzeile enthalten, in der der Name des Kandidaten, die Stelle, auf die er sich bewirbt (falls zutreffend), und der Zweck des Briefes aufgeführt sind. Eine Betreffzeile könnte beispielsweise lauten:

So schreiben Sie ein Referenzschreiben

Um eine Vorstellung davon zu bekommen, was Sie schreiben und wie Ihr Brief lauten sollte, finden Sie hier einige allgemeine Richtlinien, die Sie vor dem Schreiben Ihres Briefes beachten sollten.

Anrede

Beginnen Sie Ihren Brief mit „Sehr geehrter Herr/Frau Nachname“. Wenn Sie den Nachnamen des Arbeitgebers nicht kennen, schreiben Sie einfach „Sehr geehrter Einstellungsmanager“. Wenn sich der Kandidat für ein akademisches Programm bewirbt, können Sie „Sehr geehrte Zulassungskommission“ schreiben. Wenn Sie einen allgemeinen Brief schreiben, können Sie „An wen es geht“ schreiben oder Ihren Brief einfach mit dem ersten Absatz beginnen.

Erster Absatz

Der erste Absatz des Referenzschreibens erklärt Ihre Verbindung zu der Person, die Sie empfehlen, einschließlich der Frage, woher Sie sie kennen, wie lange Sie sie schon kennen und warum Sie qualifiziert sind, in ihrem Namen ein Referenzschreiben zu verfassen. Geben Sie unbedingt den Namen des Unternehmens, der Stelle, der Schule oder der Stelle an, für die sich die Person bewirbt. Zum Beispiel: „Ich bin seit fünf Jahren James Smiths Vorgesetzter bei der XYZ Company. Ich freue mich, ihn für die Position des Hauptbuchhalters bei der ABC Company empfehlen zu können.“

Zweiter Absatz (und Dritter und Vierter)

Die mittleren Absätze des Referenzschreibens enthalten Informationen über die Person, über die Sie schreiben, einschließlich der Gründe dafür, warum sie qualifiziert ist und was sie beitragen kann. Verwenden Sie bei Bedarf mehr als einen Absatz, um Einzelheiten anzugeben. Seien Sie konkret und geben Sie Beispiele dafür, warum diese Person ein qualifizierter Kandidat ist. Wenn Sie können, erzählen Sie konkrete Fälle, in denen Sie beobachtet haben, dass die Person die für die Position erforderlichen Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hat.

Wenn sich die Person beispielsweise für eine Stelle als Führungskraft bewirbt, konzentrieren Sie sich auf die Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten der Person.

Briefabschluss

Bieten Sie im letzten Absatz an, weitere Informationen bereitzustellen und Ihre Kontaktinformationen (Telefon und E-Mail) anzugeben, um zu zeigen, dass Sie bei Bedarf für eine mündliche Empfehlung oder die Beantwortung weiterer Fragen zur Verfügung stehen. Sie können auch wiederholen, dass Sie diese Person „vollkommen“ oder „vorbehaltlos“ weiterempfehlen.

Unterschrift

Beenden Sie den Brief mit Ihrer handschriftlichen Unterschrift, gefolgt von Ihrem getippten Namen. Wenn es sich um eine E-Mail handelt, geben Sie einfach Ihren eingegebenen Namen und anschließend Ihre Kontaktinformationen ein.

Buchstabenlänge, Format und Schriftart

Der Stil Ihres Referenzschreibens ist fast genauso wichtig wie der Inhalt des Schreibens. Hier finden Sie einige Tipps, wie lang Ihr Brief sein sollte und wie Sie ihn formatieren.

Länge:Ein Empfehlungsschreiben sollte mehr als ein oder zwei Absätze umfassen; Ein so kurzer Brief deutet darauf hin, dass Sie die Person entweder nicht gut kennen oder sie nicht voll und ganz unterstützen. Sie möchten den Brief jedoch prägnant halten und sich auf einige Kernpunkte konzentrieren, also vermeiden Sie es, mehr als eine Seite zu schreiben. Drei oder vier Absätze, in denen erklärt wird, woher Sie die Person kennen und warum Sie sie empfehlen, sind angemessen lang.

Format:Ein Empfehlungsschreiben sollte einzeilig sein und zwischen den einzelnen Absätzen ein Leerzeichen enthalten. Verwenden Sie oben, unten, links und rechts auf der Seite Ränder von etwa 2,5 cm und richten Sie Ihren Text links aus (die Ausrichtung ist bei den meisten Dokumenten der Fall).

Schriftart:Verwenden Sie eine traditionelle Schriftart wie Times New Roman, Arial oder Calibri. Die Schriftgröße sollte zwischen 10 und 12 Punkt liegen, damit sie gut lesbar ist. Das Anpassen der Schriftgröße ist eine gute Möglichkeit, Ihren Brief auf eine Seite zu beschränken.

Muster eines Referenzschreibens

Sie können dieses Beispiel eines Referenzschreibens als Vorlage verwenden. Laden Sie die Vorlage herunter (kompatibel mit Google Docs und Word Online) oder lesen Sie die Textversion unten.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)