So richten Sie einen Notfallfonds für Ihr Kleinunternehmen ein

Ein Mangel an verfügbarem Kapital kann ein enormes Hindernis für Unternehmen sein, wenn sie versuchen, schwierige wirtschaftliche Zeiten zu überstehen oder das Unternehmen auszubauen. Tatsächlich geben 20 % der Kleinunternehmer an, dass der Mangel an verfügbarem Kapital für sie eine größte Herausforderung darstellt. Und in wirtschaftlich turbulenten Zeiten kann ein Mangel an Bargeld ein schnelles Ende für ein kleines Unternehmen bedeuten, da die Hälfte von ihnen nur über einen Bargeldpuffer von 27 Tagen verfügt.

Die landesweite Schließung im Jahr 2020 hat gezeigt, dass kleine Unternehmen dringend über Notfallfonds verfügen müssen, um den Betrieb fortzusetzen oder über Wasser zu bleiben, während sie ganz oder teilweise geschlossen sind. 

Der Wirtschaftsprüfer (CPA) Kenneth Bucci erklärte gegenüber Swip Health in einem Telefoninterview, dass viele Unternehmen Notfallfonds nutzen, wenn sie aufgrund einer Rezession oder Wirtschaftskrise einen Umsatzrückgang verzeichnen. Er sagte jedoch, dass sie auch unter anderen Umständen von entscheidender Bedeutung dafür sein können, das Unternehmen am Leben zu halten, etwa beim Verlust eines Großkunden, bei Veränderungen in der Branche oder sogar bei einem Rechtsstreit.

Vor- und Nachteile eines Notfallfonds für Ihr Unternehmen 

Die Einrichtung eines Notfallfonds für Ihr Kleinunternehmen mag nach einer einfachen Entscheidung klingen, Experten raten jedoch, dass alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, über eine Art Notfallfonds verfügen, da die meisten Kleinunternehmen irgendwann einmal in Cashflow-Probleme geraten. 

Nach Angaben der Federal Reserve standen in den 12 Monaten vor der Befragung 66 % der Kleinunternehmen vor finanziellen Herausforderungen, wobei am häufigsten die Zahlung von Betriebskosten anfiel (43 %). 

Wenn Sie die Vor- und Nachteile von Notfallfonds verstehen, können Sie sicherstellen, dass Sie über den richtigen Betrag verfügen.

Vorteile erklärt

• Risikominderung: Ein Notfallfonds verringert das Risiko, durch eine Überraschung entgleist zu werden. Bucci sagte, dass eine Vielzahl unerwarteter Probleme auftreten können: Krankheit des Eigentümers oder wichtigen Mitarbeiters, Rückgang der Branche oder des Interesses am Produkt oder eine Rezession oder ein Abschwung auf dem Markt. Mit einem Reservefonds können Sie den Betrieb auch in schwierigen Zeiten aufrechterhalten.
• Es sind keine persönlichen Mittel erforderlich: Sollten Sie in eine finanzielle Herausforderung geraten, müssen Sie nicht auf persönliche Mittel zurückgreifen, um diese abzumildern. Angesichts eines zweimonatigen Umsatzverlusts gaben 86 % der Kleinunternehmen an, dass sie Maßnahmen zur Aufstockung der Finanzierung oder zur Kostensenkung ergreifen müssten – und bei fast der Hälfte wäre diese Maßnahme auf die persönlichen Mittel des Eigentümers angewiesen.
• Vermeiden Sie Kredit- und Verzugsgebührenprobleme: Sie müssen sich nicht auf teure Kredite verlassen und keine Verzugszinsen zahlen. Ohne einen Notfallfonds könnte ein Umsatzrückgang dazu führen, dass Sie Ihre Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlen können, was bedeutet, dass Sie Ihre Betriebsausgaben möglicherweise auf Kreditkarten belasten oder Verzugszinsen zahlen müssen. Schlimmer noch, Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, die Gehaltsabrechnungen einzuhalten.

Nachteile erklärt

• Anlagegrenzen: Der Aufbau eines Notfallfonds kann die Höhe Ihrer Investitionen in Ihr Unternehmen einschränken. Obwohl es wichtig ist, über Notfallreserven zu verfügen, kann es eine Herausforderung sein, das Geld, das Sie beiseite gelegt haben, mit dem in Einklang zu bringen, was Sie täglich in Ihr Unternehmen investieren müssen.
• Mangelnde Rendite: Ihr Geld wird in einem liquiden Notfallfonds keine große Rendite erzielen, insbesondere wenn die Zinsen niedrig sind. 

So bestimmen Sie die Größe Ihres Notfallfonds

Experten sind unterschiedlicher Meinung darüber, wie viel Sie in Rücklagen halten sollten, und dieser hängt weitgehend von den anderen Faktoren ab, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken, sowie von Ihren Betriebskosten.

Berücksichtigen Sie Folgendes, wenn Sie entscheiden, wie viel Sie für den Notfall einsparen möchten:

• Forderungen und Inventar: Unternehmen, deren Forderungen in die Länge gezogen werden oder die Lagerbestände haben, sollten über mehr Reserven verfügen, sagte Bucci.
• Die Struktur Ihres Unternehmens: Sind Sie ein Einzelunternehmen? Haben Sie Mitarbeiter? Bucci empfahl, über die Folgen von Umsatzverlusten im Hinblick auf Ihre Fähigkeit, den Betrieb fortzuführen, nachzudenken.
• Ihre persönliche Positionierung: Verfügen Sie über persönliche Ersparnisse, sodass Sie eine Zeit lang ohne Gehaltsscheck auskommen könnten? Handelt es sich um ein Neben- oder Leidenschaftsprojekt, in dem Sie möglicherweise nur wenige oder gar keine Rücklagen benötigen?
• Saisonalität: Saison- oder zyklische Unternehmen möchten möglicherweise mehr in ihren Notfallfonds einplanen. „Mehr Volatilität im Geschäft bedeutet, dass sie über mehr Notfallfonds verfügen sollten, wobei drei Monate das Minimum und 24 Monate das obere Ende des Spektrums sind“, sagte Jessica Mah, Gründerin und CEO von InDinero, das Buchhaltungsdienstleistungen für kleine Unternehmen anbietet, per E-Mail an Swip Health.

So legen Sie Ihren Zielbetrag fest

Berücksichtigen Sie die oben genannten Faktoren, um zu entscheiden, wie viel Sie benötigen, um mit den Umständen rund um Ihre Einnahmen und Betriebskosten zufrieden zu sein. Laut Bucci ist eine Lohn- und Gehaltsabrechnung von zwei Monaten oder mehr ideal, Sie sollten jedoch mindestens über einen Monatslohn verfügen. Mah sagte, dass Unternehmen Ausgaben im Wert von mindestens drei Monaten einsparen sollten.

Wie und wann Sie Ihren Notfallfonds verwenden

Als Erstes sollten Sie entscheiden, wo Sie den Notfallfonds aufbewahren möchten. Für kleinere Unternehmen ist laut Bucci in der Regel ein Geschäftskonto bei einer Bank die beste Option für liquide Ersparnisse. Wenn Ihr Fonds jedoch 100.000 US-Dollar oder mehr beträgt, schlägt Bucci vor, ein Geldmarktkonto in Betracht zu ziehen, das Ihnen möglicherweise etwas mehr Zinsen auf das Konto bringt.

Bucci wies auf mehrere kritische Momente hin, in denen Notfallfonds eingesetzt werden können, darunter: 

• Ein Umsatzrückgang aufgrund einer Rezession oder mangelndem Interesse an Ihrem Produkt oder Ihrer Branche
• Der Verlust eines Großkunden, der einen erheblichen Teil Ihres Geschäfts ausmachte
• Der Verlust eines wichtigen Mitarbeiters, der zu Umsatzeinbußen führt oder einen erheblichen Zeit- und Geldaufwand für die Ersetzung erfordert
• Eine Arbeitsunfähigkeit des Eigentümers oder wichtigen Mitarbeiters aufgrund von Krankheit oder anderen Problemen
• Eine Klage – ein seltenes, aber mögliches Ereignis
• Jeder andere Umstand, in dem Ihr Einkommen Ihre Ausgaben nicht deckt und Sie nicht in der Lage sind, die Differenz auf andere Weise oder durch Senkung der Betriebskosten zu decken

Richten Sie Ihren Notfallfonds ein

Informieren Sie sich über die beste Bank oder Kreditgenossenschaft für Ihr Unternehmen

Laut Bucci möchten Sie möglicherweise in Zukunft zusätzliche Dienste der Bank oder Kreditgenossenschaft in Anspruch nehmen, die Sie nutzen. Daher ist es ratsam, eine Bank oder Kreditgenossenschaft zu finden, mit der Sie vertraut sind, und mit dem Aufbau einer Beziehung zu beginnen.

Eröffnen Sie ein Konto

Sobald Sie das richtige Finanzinstitut gefunden haben, eröffnen Sie das Konto, das zu Ihrem Unternehmen passt. Unabhängig davon, ob es sich um ein Geschäftssparkonto oder ein Geldmarktkonto handelt, sollte es laut Bucci nur etwa einen Tag dauern. 

Beginnen Sie regelmäßig mit dem Sparen

Laut Mah sollte man jeden Monat einen bestimmten Betrag auf das Konto einzahlen und so tun, als ob dieser nicht existierte – so wie man es bei einem Regentagsfonds tun würde. Wenn Sie es zu einer Priorität machen, können Sie auf lange Sicht mehr Geld sparen.

Alternativen zu einem Notfallfonds

Obwohl Notfallfonds für die Sicherheit Ihres Unternehmens unerlässlich sind, kommt es manchmal zu unerwarteten Umständen, auf die man sich kaum vorbereiten kann – und die größer sind als die von Ihnen gesparten Mittel. Wenn Sie in eine Situation geraten, in der Sie nicht über genügend Notreserven verfügen, gibt es einige andere Strategien, die Sie anwenden können.

• Eine Bankkreditlinie: Mah sagte, eine weitere Möglichkeit sei die Eröffnung einer Kreditlinie bei Ihrer Bank, um Ihnen zusätzlich zu Ihrem Notfallfonds ein paar zusätzliche Monate Flexibilität zu geben. Sie können auch ein Eigenheimdarlehen oder eine Kreditlinie aufnehmen oder Kredite gegen Ihre Forderungen oder Sachwerte aufnehmen, fügte Bucci hinzu.
• Kontaktieren Sie die Small Business Administration (SBA): Wenn Sie keine herkömmliche Finanzierung erhalten – was normalerweise nur möglich ist, wenn Sie Forderungen oder Vermögenswerte haben, gegen die Sie Kredite aufnehmen können – kann die SBA oft helfen.
• Reduzieren Sie die Kosten: Wenn Sie nicht über das Geld zur Deckung der Betriebskosten verfügen, gehen Sie Zeile für Zeile durch und entscheiden Sie, was gekürzt werden kann, um die Belastung zu verringern.
• Gehen Sie strategische Partnerschaften mit anderen Unternehmen ein: Erwägen Sie die gemeinsame Nutzung von Immobilien, Mitarbeiterpools oder anderen Ressourcen, um die Gemeinkosten zu senken und gleichzeitig den Betrieb fortzusetzen.

Wechseln Sie zu Vertragsmitarbeitern oder lagern Sie die Arbeit aus: Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht erfüllen können, denken Sie darüber nach, Arbeit auszulagern oder Freiberufler oder Vertragsarbeiter einzustellen. Dies kann eine kostengünstigere Alternative sein, die Ihnen hilft, einen Abschwung zu überstehen.