Alle Unternehmen mit Mitarbeitern müssen jedes Jahr einen W-2-Bericht mit Informationen über den Gesamtlohn und die Quellensteuer des Mitarbeiters für das Jahr einreichen. Wenn Sie über W-2-Formulare verfügen, um jährliche Lohnberichte für Mitarbeiter einzureichen, können Sie diese am einfachsten online einreichen. Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen, um diese Formulare per E-Mail einzureichen.
Inhaltsverzeichnis
Wichtige Erkenntnisse
- Sie müssen jedes Jahr W-2-Formulare für alle Mitarbeiter bis zum 31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres (31. Januar 2022 für W-2-Formulare 2021) bei der Social Security Administration (SSA) einreichen.
- Um W-2s elektronisch einzureichen, registrieren Sie sich auf der Business Services Online (BSO)-Website der SSA.
- Wenn Sie 100 oder mehr W-2-Anträge für 2021 einreichen, müssen Sie diese elektronisch einreichen; Sie können keine Papierkopien senden.
- Sie müssen das W-3-Übermittlungsformular nicht zusammen mit W-2-Formularen einreichen, die Sie online einreichen.
Was ist ein W-2-Formular?
W-2-Formulare werden verwendet, um die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter sowie den Steuerabzug an die Sozialversicherungsbehörde (SSA) zu melden. Das W-2 wird vom Internal Revenue Service (IRS) ausgestellt. Sie reichen diese Formulare jedoch bei der SSA ein, die die Informationen für Einkommensteuerzwecke an den IRS weitergibt.
Sie müssen jedem Mitarbeiter, von dem Sie FICA-Steuern (Federal Insurance Contribution Act) einbehalten haben, ein W-2-Formular ausstellen. Hierbei handelt es sich um Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern sowie um Bundes-, Landes- und lokale Einkommenssteuern. Sie müssen auch jedem ein W-2-Formular ausstellen, der die Einkommenssteuer hätte einbehalten müssen, diese aber aus irgendeinem Grund nicht einbehalten hat (z. B. jemand, der eine Befreiung von der Quellensteuer beantragt hat).
Das W-2-Formular enthält Informationen zu
- Löhne, Trinkgelder und andere Vergütungen
- Bundeseinkommensteuer einbehalten
- Sozialversicherungs- und Medicare-Löhne
- Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer einbehalten
- Sozialversicherungs- und Medicare-Trinkgelder werden zurückgehalten
Es enthält auch Informationen über staatliche und lokale Löhne und Trinkgelder sowie die jeweils einbehaltenen Steuern.
Was ist die Frist für W-2-Formulare?
Die Frist für die Einreichung von W-2-Formularen bei der SSA endet am 31. Januar des folgenden Jahres. Für W-2-Formulare für 2021 ist die Frist also der 31. Januar 2022.Die Änderung wurde 2015 vorgenommen, um Steuerbetrug vorzubeugen, und das Datum gilt sowohl für Papier- als auch für Online-Einreichungen. Ihre Einreichungen werden fristgerecht berücksichtigt, wenn sie bis zu diesem Datum eingereicht werden.
Notiz
Außerdem müssen Sie den Mitarbeitern W-2-Formulare bis spätestens 31. Januar aushändigen. Es ist eine gute Idee, diese Formulare Ihren Mitarbeitern Anfang Januar auszuhändigen, damit sie sie durchsehen können und Sie bei Bedarf vor Ablauf der Frist Korrekturen vornehmen können.
Wie reiche ich W-2-Anträge online ein?
Sie können W-2-Formulare online auf der Business Services Online-Website der SSA per E-Mail einreichen. Es ist kostenlos und sicher und wird von der SSA gegenüber der Übermittlung von Papierunterlagen bevorzugt. Sie müssen sich zunächst auf der BSO-Website der Sozialversicherungsbehörde registrieren. Anschließend können Sie Ihre W-2-Formulare in einem speziellen Dateiformat erstellen, speichern und auf der Website einreichen.
Das BSO bietet zwei Möglichkeiten. Sie können bis zu 50 dieser Formulare erstellen und Kopien ausdrucken, um sie an Ihre Mitarbeiter weiterzugeben. Wenn Sie eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware verwenden, können Sie auch einen Lohnbericht hochladen, um ihn bei der Erstellung der Formulare zu verwenden.
Sie können die hochgeladenen Dateien anzeigen und Fehlerberichte einsehen, nachdem die Dateien übermittelt wurden, einschließlich nicht übereinstimmender Namen und Sozialversicherungsnummern. Dadurch können Sie eventuell notwendige Korrekturen vornehmen.
Sie können auch den Status Ihrer Einreichung überprüfen, um zu sehen, ob die Datei akzeptiert wurde.
Wann sind W-3-Formulare zusammen mit W-2-Formularen einzureichen?
W-3-Formulare sind Übermittlungsformulare, die W-2-Formularen beiliegen müssen, wenn Sie Papierkopien einreichen. Sie fassen die Informationen aller W-2-Formulare zusammen, die Sie an die SSA senden. Wenn Sie Ihre W-2-Formulare online über das BSO-Portal bei der SSA einreichen, wird automatisch Ihr W-3-Formular generiert, sodass Sie das Formular nicht einreichen müssen.
Wenn Sie W-2-Formulare online einreichen müssen
Gültig ab dem Steuerjahr 2021, wenn Sie 100 oder mehr oder mehr einreichen W-2-Formulare während eines Kalenderjahres ausfüllen, müssen Sie diese elektronisch einreichen, es sei denn, der IRS gewährt Ihnen eine Befreiung. Für Steuerjahre nach 2021 müssen Sie die Steuererklärung online einreichen, wenn Ihr Unternehmen 10 oder mehr W-2-Anträge einreichen muss.
Ihnen kann eine Strafe auferlegt werden, wenn Sie es versäumen, Ihre Unterlagen wie vorgeschrieben elektronisch einzureichen. Natürlich können Sie jederzeit damit beginnen, alle W-2-Anträge online einzureichen, um sicherzustellen, dass Sie die Anforderungen erfüllen.
Die Vorteile der elektronischen Einreichung von W-2-Formularen
Die elektronische Einreichung spart Zeit und Aufwand und trägt zur Gewährleistung der Genauigkeit bei. Sie müssen kein W-3-Übermittlungsformular berechnen und einreichen, da die Sozialversicherungsbehörde automatisch ein W-3-Formular erstellt, wenn Sie Ihre W-2-Formulare einreichen.
Sie können W-2c-Formulare (korrigiertes W-2) auch auf der BSO-Website einreichen, um einen Fehler zu korrigieren, wenn Sie nach der Einreichung in einem oder mehreren W-2-Formularen einen Fehler machen.
Notiz
Sie können die BSO-Website auch verwenden, um Sozialversicherungsnummern für Lohnmeldezwecke zu überprüfen. Die Website bietet ein Tutorial, Handbücher, eine Checkliste und andere nützliche Informationen, die Ihnen dabei helfen, diese Formulare per E-Mail einzureichen.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Wie reiche ich online ein korrigiertes W-2-Formular ein?
Um W-2-Formulare zu korrigieren, nachdem Sie sie eingereicht haben, müssen Sie das Formular W-2c verwenden (und W-3c, wenn Sie ein W-2-Formular eingereicht haben). Mit dem Formular können Sie Formulare für das laufende Jahr und für frühere Jahre korrigieren. Sie können dieses Formular über die BSO-Website der SSA einreichen.
Was passiert, wenn Sie keine W-2-Anträge einreichen?
Das IRS bewertet die Strafen für jedes Formular nicht oder falsch eingereicht. Die Strafen hängen davon ab, wie spät das Formular bei der SSA eingereicht oder den Mitarbeitern ausgehändigt wird, und die Strafen variieren je nach Größe Ihres Unternehmens. Die Strafen sind viel höher, wenn der IRS feststellt, dass der Arbeitgeber die Anmeldepflichten absichtlich missachtet hat.
Sie können erwägen, einen Verlängerungsantrag einzureichen und die Formulare dann so schnell wie möglich einzureichen, um Strafen zu minimieren.
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