So reichen Sie das IRS-Formular W-9 ein

ByDr. J. K. Hartmann

Wenn Sie ein unabhängiger Auftragnehmer, Berater oder ein anderer Typ von Selbstständiger sind, wird das Unternehmen, für das Sie eine Dienstleistung erbringen, Sie auffordern, das Formular W-9 des Internal Revenue Service (IRS) auszufüllen, wenn Ihre Gesamtvergütung für das Jahr 600 US-Dollar übersteigt. Das Unternehmen wird dieses Formular verwenden, um sein Formular 1099-NEC auszufüllen, das dem IRS die Höhe des Einkommens meldet, das es an Nicht-Mitarbeiter gezahlt hat.

Aufgrund der im Formular abgefragten sensiblen Informationen – in erster Linie Ihre Steueridentifikationsnummer (TIN), bei der es sich entweder um Ihre Sozialversicherungs- oder Arbeitgeber-ID-Nummer handelt – sollten Sie sicher sein, dass die Stelle, die Sie zum Ausfüllen des Formulars auffordert, einen legitimen Grund dafür hat.

Was ist das IRS-Formular W-9?

Das Formular W-9 ist ein vom IRS erstelltes Formular, das der juristischen Person, die diese angefordert hat, Steuerinformationen zur Verfügung stellt. Es wird nicht beim IRS eingereicht; Es wird an den Anforderer zurückgegeben.

Das Formular wird von unabhängigen Auftragnehmern ausgefüllt, die Dienstleistungen für Unternehmen erbringen, die sie nicht als Vollzeitkräfte eingestellt haben. Wenn Sie von einem Unternehmen in einem Jahr 600 US-Dollar oder weniger erhalten, müssen Sie das Formular für dieses Unternehmen nicht ausfüllen.

Unternehmen nutzen die Informationen, um dem IRS zu melden, wie viel Nicht-Mitarbeiter-Vergütung sie in einem bestimmten Steuerjahr gezahlt haben. Ab dem Steuerjahr 2020 werden Unternehmen zur Bereitstellung dieser Informationen das Formular 1099-NEC verwenden. Das Formular wurde 1982 eingestellt und durch das Formular 1099-MISC ersetzt. Unternehmen werden weiterhin 1099-MISC für Zahlungen an Nicht-Mitarbeiter verwenden, die im Steuerjahr 2019 getätigt wurden.

Notiz

Das IRS verlangt von Unternehmen die Einreichung eines 1099-NEC, wenn sie mehr als 600 US-Dollar an zwei bestimmte Arten von Berufstätigen gezahlt haben: einen Anwalt oder jemanden, der seinen Lebensunterhalt mit dem Fischfang verdient.

Wer verwendet das Formular W-9?

Unternehmen, die Nicht-Angestellte mit der Erbringung von Arbeiten für sich beschäftigen, müssen das W-9-Formular an diese Arbeitnehmer senden, und die Arbeitnehmer müssen das ausgefüllte Formular an die Unternehmen zurücksenden.

Ein Unternehmen kann auch eine eigene Ersatzversion des Formulars W-9 erstellen, sofern diese im Wesentlichen dem IRS-Formular ähnelt und dieselben Zertifizierungen auflistet.

Wo Sie das Formular W-9 erhalten

In den meisten Fällen sendet Ihnen das Unternehmen, mit dem Sie einen Vertrag abschließen, ein leeres Formular W-9 und bittet Sie, es auszufüllen.

Was tun, wenn Sie kein W-9 erhalten?

Wenn Sie ein unabhängiger Auftragnehmer sind und kein W-9 von einem Unternehmen erhalten haben, für das Sie mehr als 600 US-Dollar an Arbeit geleistet haben, oder wenn Sie oder Ihr Unternehmen in der Lage sind, unabhängigen Auftragnehmern W-9-Formulare auszustellen, können Sie das Formular von der IRS-Website herunterladen.

So füllen Sie das Formular W-9 aus und lesen es

Das Ausfüllen des Formulars W-9 ist ziemlich einfach. Geben Sie oben im Formular Ihren Namen und den Namen Ihres Unternehmens ein, falls dieser von Ihrem eigenen Namen abweicht. Wählen Sie Ihre Bundessteuerklassifikation aus (z. B. Einzelperson/Einzelunternehmer oder Einzelgesellschaft mit beschränkter Haftung [LLC], C-Corporation, S-Corporation, Personengesellschaft, Treuhand oder Nachlass oder LLC mit mehr als einem Mitglied) und geben Sie Ihre Adresse ein.

Notiz

Ihr Name sollte so angegeben werden, wie er in Ihrer Bundeseinkommensteuererklärung erscheint.

Ausnahmecodes

Sie sollten alle Codes ausfüllen, die für Ihre Befreiung von der Quellensteuer oder der Berichterstattung nach dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) gelten. Einzelunternehmer sind im Allgemeinen nicht von der Quellensteuerbefreiung befreit, Kapitalgesellschaften hingegen sind von der Quellensteuerbefreiung für Zahlungen wie Zinsen und Dividenden befreit.

Von der Quellensteuereinbehaltung spricht man, wenn ein zahlendes Unternehmen 24 % Ihres Zahlungsbetrags als Bundeseinkommenssteuer einbehält, auch wenn unabhängige Auftragnehmer im Allgemeinen für die Zahlung ihrer eigenen Steuern verantwortlich sind.

Der Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) betrifft ausländische Finanzinstitute und ist daher mit ziemlicher Sicherheit nicht auf Sie anwendbar. Weitere Informationen zu diesen Ausnahmen und den dafür verwendeten Codes finden Sie auf den Seiten 3 und 4 des Formulars W-9.

Zertifizierungen

Geben Sie in Teil I Ihre TIN ein. Unterschreiben und datieren Teil II. Sie bestätigen dem IRS, dass die von Ihnen angegebene TIN korrekt ist. Sie bestätigen außerdem, dass Sie ein US-Bürger oder eine andere US-Person sind, dass alle von Ihnen eingegebenen Codes korrekt sind und dass Sie nicht der Quellensteuererklärung unterliegen.

Notiz

Das IRS definiert eine US-Person als eine der folgenden Personen: eine Person, die US-Staatsbürger oder in den USA ansässiger Ausländer ist; eine Personengesellschaft, Körperschaft, Firma oder Vereinigung, die in den Vereinigten Staaten oder nach den Gesetzen der Vereinigten Staaten gegründet oder organisiert wurde; ein inländisches Anwesen; oder ein inländischer Trust.

Wenn Sie der Sicherungseinbehaltung unterliegen würden, hätten Sie vom IRS eine Mitteilung erhalten, die Sie darüber informiert, und das Unternehmen, das Sie zahlt, müsste 24 % Ihrer Zahlung als Bundeseinkommenssteuer einbehalten. Es gibt zwei Hauptgründe, warum Sie möglicherweise der Quellensteuerpflicht unterliegen: Sie hatten zuvor nicht Ihre korrekte TIN angegeben oder Sie haben Ihre Zins- und Dividendenerträge in Ihrer Bundeseinkommensteuererklärung nicht oder nur unzureichend angegeben.

Notiz

Wenn Sie der Sicherungseinbehaltung unterliegen, sollten Sie Punkt 2 unter „Zertifizierung“ streichen, bevor Sie das W-9 unterzeichnen. Das IRS empfiehlt Ihnen, Ihre TIN oder die Untermeldung schnell zu korrigieren und den geschuldeten Betrag zu zahlen.

Mögliche Probleme mit dem Formular

Formular W-9 ist ein Standardsteuerdokument. An sich stellt es keine großen Probleme dar, aber es gibt ein paar Situationen, die ein Warnsignal darstellen könnten.

  • Sie kennen die Person oder das Unternehmen nicht, die Sie zum Ausfüllen des W-9-Formulars auffordert. Sie sollten stets vorsichtig sein, wenn Sie vertrauliche Informationen wie Ihre TIN preisgeben. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wer Sie zum Ausfüllen des Formulars auffordert, warum dies geschieht und wie die von Ihnen angegebenen Steuerinformationen verwendet werden.
  • Sie gestatten jemandem den Zugriff auf Ihre privaten Daten. Senden Sie Ihr ausgefülltes W-9 nicht als ungesicherten oder unverschlüsselten E-Mail-Anhang. Verwenden Sie eine sichere Zustellungsmethode, z. B. die persönliche Zustellung, die US-Post oder eine verschlüsselte Datei in einer E-Mail.
  • Sie haben stattdessen ein Formular W-4 erwartet. Wenn Sie eine neue Stelle beginnen und Ihr Arbeitgeber Ihnen ein W-9-Formular zum Ausfüllen aushändigt, fragen Sie, ob Sie als selbstständiger, unabhängiger Auftragnehmer oder als Angestellter arbeiten werden. Mitarbeiter füllen das Formular W-4 und nicht das Formular W-9 aus, um ihre Steuereinbehalte festzulegen.

Notiz

Sie gelten im Allgemeinen nicht als unabhängiger Auftragnehmer, wenn Ihr Arbeitgeber kontrolliert, wann, wo und wie Sie Ihre Arbeit erledigen und wann und wie Sie bezahlt werden und ob die Arbeit irgendeine Art von Sozialleistungen für Arbeitnehmer bietet.

Wie oft sollte ich ein Formular W-9 aktualisieren? 

Sie sollten ein neues Formular W-9 einreichen, wenn sich die im vorherigen Formular gemachten Angaben geändert haben. Füllen Sie ein neues Formular aus, wenn sich Ihr Name, Ihr Firmenname, Ihre Adresse, Ihre Sozialversicherungsnummer oder Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer geändert haben.

Wichtige Erkenntnisse

  • Formular W-9 ist ein IRS-Formular, das von Selbstständigen für Unternehmen ausgefüllt wird, für die sie Dienstleistungen erbringen.
  • Das Formular W-9 wird an das Unternehmen gesendet, das es angefordert hat, und nicht an das IRS.
  • Unternehmen verwenden W-9, um das Formular 1099-NEC oder das Formular 1099-MISC einzureichen, die beide dem IRS mitteilen, wie viel sie während eines Steuerjahres an Nicht-Angestellte gezahlt haben.
  • Der Hauptzweck des W-9 besteht darin, dem Unternehmen, mit dem Sie einen Vertrag abschließen, Ihre korrekte Steueridentifikationsnummer mitzuteilen.

Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar und ersetzen eine solche Beratung nicht. Landes- und Bundesgesetze ändern sich häufig und die Informationen in diesem Artikel spiegeln möglicherweise nicht die Gesetze Ihres Landes oder die neuesten Gesetzesänderungen wider. Für aktuelle Steuer- oder Rechtsberatung wenden Sie sich bitte an einen Buchhalter oder Anwalt.