So lehnen Sie eine Referenzanfrage ab

Was können Sie tun, wenn Sie gebeten werden, ein Empfehlungsschreiben zu verfassen oder eine Referenz für jemanden anzugeben, den Sie nicht empfehlen möchten? Vielleicht waren Sie von den beruflichen Fähigkeiten, der Teamarbeit oder der Arbeitsmoral der Person nicht beeindruckt. Vielleicht kennen Sie sie einfach nicht gut genug, um ihre Arbeitsleistung effektiv beschreiben zu können.

In jedem Fall ist es besser, die Anfrage abzulehnen, als jemanden zu unterstützen, wenn Ihnen die Empfehlung unangenehm ist.

Sie haben das Recht, eine Referenzanfrage abzulehnen

Es besteht niemals die Verpflichtung, jemandem eine Referenz zu geben. Sie können die Anfrage höflich und diplomatisch ablehnen, ohne die Person zu beleidigen, die Sie gefragt hat. Der Trick besteht darin, dies zu tun, ohne dass Ihre Ablehnung wie eine persönliche Kritik oder eine berufliche Ablehnung klingt.

Hier zwei Beispiele:

Tipps zum Ablehnen einer Referenzanfrage

Hier finden Sie Tipps, wie Sie professionell Nein sagen:

• Haben Sie kein schlechtes Gewissen, wenn Sie Nein sagen:Manchmal ist es schwierig, einen Weg zu finden, die Anfrage höflich abzulehnen. Sie würden sich jedoch über Offenheit freuen, wenn jemand, den Sie um eine Empfehlung gebeten haben, ablehnt. Es ist besser, überhaupt keine Empfehlung auszusprechen, als eine verwaschene Empfehlung auszusprechen. Der Mangel an Begeisterung in der Referenz wird jedem Personalmanager auffallen.
• Warten Sie nicht:Wenn Sie eine Empfehlungsanfrage ablehnen müssen, versuchen Sie, dies so schnell wie möglich zu tun. Es könnte verlockend sein, es aufzuschieben – niemand mag es, jemanden im Stich lassen zu müssen. Aber zu zögern ist grausamer als schnell zu reagieren, selbst wenn ihnen nicht gefällt, was Sie zu sagen haben. Sie sollten der Person so viel Zeit wie möglich geben, alternative Referenzen vorzulegen, wenn Sie keine angeben können.
• Seien Sie gnädig:Es ist besser, die Anfrage abzulehnen, als eine lauwarme Bestätigung zu schreiben, aber das bedeutet nicht, dass Sie in Ihrer Antwort unhöflich oder übermäßig kritisch sein müssen. Es besteht keine Notwendigkeit, die Interaktion negativer zu gestalten, als sie sein muss. Außerdem sind die meisten Branchen eine kleine Welt. Man weiß nie, wann man die Person eines Tages bei einem zukünftigen Job wieder treffen könnte.
• Seien Sie positiv:Wenn Sie können, geben Sie ein positives Feedback ab. Bieten Sie an, auf andere Weise zu helfen; Vielleicht können Sie ihm Ratschläge zur Jobsuche für die Zielbranche geben oder ihm einen gemeinsamen Bekannten empfehlen, der ihn besser unterstützen könnte.
• Halten Sie es kurz:Die Botschaft, die Sie übermitteln müssen, ist kurz – aus einem bestimmten Grund können Sie keine Referenz angeben. Ein paar Absätze reichen aus, um zu vermitteln, was Sie sagen möchten.
• Verwenden Sie immer „Ich“-Aussagen:Sagen Sie „Ich habe das Gefühl, dass ich Sie nicht gut genug kenne“ statt: „Sie haben keinen großen Eindruck auf mich gemacht.“ Die Aufrechterhaltung eines respektvollen und reifen Dialogs trägt erheblich dazu bei, die schwierige Ablehnung einer Empfehlung weniger schmerzhaft zu machen.

Wenn Unternehmensrichtlinien Referenzschreiben verbieten

Unternehmen tendieren zunehmend dazu, Richtlinien einzuführen, die die Gewährung von Referenzen und Empfehlungen einschränken.Diese No-Referenz-Richtlinien wurden aufgrund der vielen Fälle entwickelt, in denen Arbeitnehmer einen Arbeitgeber verklagt haben, weil er ihnen eine negative Referenz vorgelegt hatte. Erkundigen Sie sich bei der Personalabteilung Ihrer Organisation, ob eine solche Richtlinie vorhanden ist.

Beispiele für Ablehnungsschreiben für Empfehlungsanfragen

Diese Musterbriefe und E-Mail-Nachrichten dienen als Muster für die Ablehnung der Anfrage. Passen Sie sie wie immer an Ihre Situation an: