So können Sie steuerlich absetzbare Betriebsausgaben geltend machen

Jedes Unternehmen sollte versuchen, spezielle Steuerabzüge für die ihm entstehenden Ausgaben in Anspruch zu nehmen. Unabhängig davon, ob Sie selbstständig sind oder eine eigene Geschäftseinheit betreiben, können Sie mit dem Internal Revenue Service die meisten Ihrer Geschäftskosten abziehen – darunter viele Dollar-für-Dollar-Abzüge.

Kosten gelten als Abzüge, wenn sie in Ihrem Gewerbe oder Betrieb „normal und notwendig“ sind. Erfahren Sie mehr darüber, welche Ausgaben in Frage kommen und wie Sie diese abziehen können.

Welche Betriebsausgaben kann ich abziehen?

Laut IRS bedeutet „normal“, dass die meisten anderen, die im gleichen Unternehmen oder Gewerbe arbeiten, üblicherweise auch für diese Dinge zahlen.„Notwendig“ bedeutet, dass alles, wofür Sie Geld ausgegeben haben, Ihnen bei der Geschäftsabwicklung hilft. Tatsächlich wären Sie möglicherweise nicht in der Lage, Geschäfte zu machen und Geld zu verdienen, wenn Sie diese Ausgaben nicht getätigt hätten.

Wenn Sie beispielsweise als Nachhilfelehrer arbeiten, sind Lehrbücher und Unterrichtsmaterialien sowohl selbstverständlich als auch notwendig. Der Kauf eines Meerschweinchens als Haustier für Ihren Arbeitsplatz ist jedoch möglicherweise nicht sinnvoll, zumindest wenn Sie die Steuerbehörde nicht davon überzeugen können, dass das Haustier ein Lehrmittel ist. Selbst dann könnten Sie mit dem „normalen“ Teil der Gleichung auf ein Problem stoßen, zumindest ohne die Hilfe eines guten Steuerexperten.

Häufig abgezogene Ausgaben

Zu den häufigsten vollständig abzugsfähigen Betriebsausgaben gehören: 

• Buchhaltungsgebühren
• Werbung
• Bankgebühren
• Provisionen und Vertriebskosten
• Beratungskosten
• Kosten für die berufliche Weiterbildung
• Vertragslohnkosten
• Kredit- und Inkassogebühren
• Versandkosten
• Beiträge und Abonnements
• Mitarbeitervorteilsprogramme
• Ausrüstungsverleih
• Fabrikkosten
• Versicherung
• Gezahlte Zinsen
• Internetabonnements, Domainnamen und Hosting
• Wäscherei
• Anwaltskosten
• Lizenzen
• Wartung und Reparaturen
• Bürokosten und -bedarf
• Pensions- und Gewinnbeteiligungspläne
• Porto
• Druck- und Kopierkosten
• Gebühren für berufliche Weiterentwicklung und Schulung
• Professionelle Honorare
• Förderung
• Mieten
• Gehälter, Löhne und andere Vergütungen
• Sicherheit
• Kleine Werkzeuge und Geräte
• Software
• Lieferungen
• Telefon
• Handelsrabatte
• Reisen
• Dienstprogramme

Geschenke an Kunden oder Klienten

Nicht alle Ausgaben sind vollständig abzugsfähig, auch wenn sie gewöhnlich und notwendig sind, und Geschenke an Ihre Kunden oder Klienten fallen in diese Kategorie. Sie können nur einen Prozentsatz dieser Kosten geltend machen. Sie sind bis zu 25 $ pro Person abzugsfähig.

Beispielsweise können Sie einen Abzug von 25 US-Dollar nur dann geltend machen, wenn Sie Ihrem besten Kunden Ihre Wertschätzung mit einer Flasche Bourbon im Wert von 100 US-Dollar zeigen. Die anderen 75 $ gehen an Sie und Ihr gütiges Herz. Sie könnten jedoch die gesamten Kosten abziehen, wenn Sie ihnen stattdessen eine Flasche Wein im Wert von 20 US-Dollar schenken würden, da dies unter der Grenze von 25 US-Dollar liegt. Der Vorbehalt: Seien Sie weise mit Ihrer Dankbarkeit. 

Werbegeschenke

Nicht alle Geschenke gelten für steuerliche Zwecke als Schenkungen. Einige dieser Kosten können als Werbekosten betrachtet werden.

Dies ist typischerweise bei Artikeln der Fall, die 4 $ oder weniger kosten.Sie sind bis zu einem Betrag von 4 US-Dollar pro Stück vollständig abzugsfähig, solange sie Ihren Firmennamen tragen und Sie viele davon vertreiben, z. B. Stifte, die Sie jedem anbieten, der einen Vertrag mit Ihnen unterzeichnet.

Ausgaben für Mahlzeiten und Unterhaltung 

Früher konnten Sie bis zu 50 % der Bewirtungskosten abziehen, die in direktem Zusammenhang mit der Geschäftsabwicklung standen – etwa das Ausrichten einer rauschenden Weihnachtsfeier und das Einladen Ihrer Kunden. Mit dem Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) wurde diese Bestimmung der Steuergesetzgebung im Jahr 2018 abgeschafft, es gibt jedoch immer noch einige Abzüge für Mahlzeiten.

Auf Geschäftsessen können Sie 50 % absetzen wenn Sie diese Kunden einzeln zum Abendessen einladen. Sie – oder mindestens einer Ihrer Mitarbeiter – müssen anwesend sein und in irgendeiner Weise Geschäfte mit einem Berater, Kunden, Kunden oder anderen Geschäftskontakten tätigen. Das Essen darf nicht übertrieben extravagant sein.

Wenn Sie also denselben Kunden zum Abendessen einladen und eine 100-Dollar-Flasche Bourbon zum Essen bestellen, anstatt ihm die Flasche zu schenken, verdoppelt sich Ihr Abzug von 25 auf 50 Dollar – also die Hälfte des Kaufpreises. Und Sie können die Hälfte der Kosten für das Essen und das Trinkgeld ebenfalls abziehen.

Kfz- und Transportkosten 

Sie können den Teil Ihrer Auto- und Transportkosten abziehen, der den Meilen entspricht, die Sie im Steuerjahr aus geschäftlichen Gründen gefahren sind.

Ihre Geschäftsmeilen müssen von Ihren persönlichen Meilen getrennt werden. Dies kann zugegebenermaßen kompliziert werden, daher ist es von Vorteil, ein Protokoll zu führen, entweder auf Ihrem Smartphone oder auf einem Notizblock, der in Ihrem Handschuhfach verstaut ist.

Hier ist ein Beispiel. Sie führen Ihr Unternehmen von zu Hause aus und fahren jeweils 20 Meilen, um das Computersystem eines Kunden zu warten. Dann machen Sie einen Abstecher von fünf Meilen, um auf Ihrer Rückreise etwas zu Abend zu essen. Technisch gesehen müssen Sie von den insgesamt 50 Meilen, die Sie bei diesem Ausflug gefahren sind, 10 Meilen abziehen – vorausgesetzt, die Essensabholung dauerte fünf Meilen pro Strecke. Somit sind 40 Ihrer Meilen steuerlich absetzbar. Die anderen 10 können Sie nicht hinzufügen.

Der Standardmeilensatz im Vergleich zu den tatsächlichen Ausgaben

Jetzt müssen Sie eine Wahl treffen. Mit dem IRS können Sie entweder Ihre tatsächlichen Kosten, die durch das Fahren dieser Meilen entstanden sind, abziehen, oder Sie können den Standardmeilensatz von 58,5 Cent im Jahr 2022 abziehen (der Satz wird jährlich angepasst).

Diese 40 Meilen, die Sie zur Wartung des Computersystems zurückgelegt haben, würden Ihr Geschäftseinkommen bei Verwendung des Standard-Kilometertarifs um 23,40 US-Dollar einsparen – 40 Meilen mal 58,5 Cent für jede Strecke. Sie sollten jedoch etwas genauer rechnen, um festzustellen, ob die Geltendmachung Ihrer tatsächlichen Kosten zu einem höheren Abzug führen würde.

Ihr Abzug würde 50 % Ihrer tatsächlichen Autokosten betragen, wenn Sie im Laufe des Jahres insgesamt 30.000 Meilen gefahren wären und wenn 15.000 dieser Meilen geschäftsbedingt wären – 15.000 sind die Hälfte von 30.000. Zu diesen Kosten gehören Dinge wie Wertverlust, Autokreditzinsen, Kraftstoff, Wartung, Versicherung und Registrierung. Oder Sie ziehen einfach 8.775 $ oder 15.000 Meilen mal 58,5 Cent ab. Sie möchten die Methode verwenden, die Ihnen mehr Steuereinsparungen bringt.

Ausgaben für das Homeoffice

Sie können auch einen Abzug für die Kosten beantragen, die für die Aufrechterhaltung eines Heimbüros anfallen. Die Regeln ähneln denen, die für Auto- und Transportkosten gelten. Sie müssen geschäftliche und private Nutzung trennen.

Sie können nur den Teil der Ausgaben abziehen, der mit der Fläche Ihrer Wohnung zusammenhängt, die Sie ausschließlich beruflich nutzen. Beispielsweise können Sie einen Abzug für die Quadratmeterzahl des Raums beantragen, in dem Sie tatsächlich arbeiten, und nicht für den gesamten Raum, wenn der Raum gleichzeitig als Spielzimmer Ihres Kindes dient. Wenn Sie jedoch ein ganzes zusätzliches Schlafzimmer Ihrer Arbeit widmen und in diesem Raum nichts anderes tun, ist der Anteil des gesamten Zimmers an Ihrem Zuhause steuerlich absetzbar.

Der Raum muss auch Ihr Hauptgeschäftssitz sein. Das bedeutet nicht, dass Sie nicht weggehen können, um Hausbesuche bei Kunden oder Klienten zu machen, aber Sie müssen Ihr Unternehmen tatsächlich von diesem Heimatstandort aus führen.

Die vereinfachte Methode zum Home-Office-Abzug

Auch der Home-Office-Kostenabzug ist eine Entweder-Oder-Entscheidung. Das IRS bietet Ihnen auch die Wahl zwischen zwei Optionen. Eine besteht darin, die vereinfachte Methode zu verwenden und einfach 5 US-Dollar für jeden Quadratmeter Ihres Hauses einzufordern, der Ihrem Unternehmen gewidmet ist.Diese Methode ist jedoch auf eine Fläche von 300 Quadratfuß begrenzt, sodass sie möglicherweise nicht vorteilhaft ist, wenn Ihr Arbeitsbereich größer ist.

Home-Office-Ausgaben – tatsächliche Gesamtkosten

Sie haben auch die Möglichkeit, einen Prozentsatz der tatsächlichen Gesamtkosten für die Instandhaltung Ihres Hauses abzuziehen. Der Prozentsatz entspricht dem Prozentsatz Ihres Hauses, den Sie für geschäftliche Zwecke nutzen.

Beispielsweise könnte Ihr gesamtes Haus 2.500 Quadratmeter groß sein. Sie haben die Garage zu einem Büroraum umgebaut und sie umfasst 375 Quadratmeter. Das entspricht 15 % der Fläche Ihres Hauses. Sie könnten einen Home-Office-Abzug in Höhe von 6.300 US-Dollar geltend machen, wenn die Gesamtkosten für die Instandhaltung Ihres Zuhauses für das gesamte Jahr 42.000 US-Dollar betragen würden – 15 % von 42.000 US-Dollar.

Sie würden nur einen Abzug von 1.500 US-Dollar bzw. 5 US-Dollar für 300 Quadratfuß erhalten, wenn Sie die vereinfachte Methode verwenden würden, da Sie aufgrund der 300-Quadratfuß-Obergrenze 75 Quadratfuß auf dem Tisch lassen müssten und relativ hohe Haushaltsausgaben hätten.

Berechnen Sie den Abzug erneut in beide Richtungen, um zu ermitteln, welche auf der Grundlage Ihrer persönlichen Umstände am besten funktioniert. Die meisten Steuerzahler halten die Prozentmethode für vorteilhafter.

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Einige Geschäftskosten sind niemals abzugsfähig, auch wenn sie in direktem Zusammenhang mit Ihrem Gewerbe oder Beruf stehen. Dazu gehören Bestechungsgelder und Schmiergelder – die in der Regel ohnehin illegal sind – sowie Spenden an politische Parteien oder Kandidaten. Beiträge und Mitgliedsbeiträge, die Sie möglicherweise für soziale Clubs zahlen, sind nicht abzugsfähig, ebenso wenig wie Lobbying-Ausgaben, Strafen und Bußgelder.

So ziehen Sie Betriebsausgaben ab

Sie müssen Anhang C ausfüllen und zusammen mit Ihrer Steuererklärung einreichen, um Ihre Geschäftskosten aufzulisten und zu berechnen, wie viel Geschäftseinkommen nach Abzug dieser Kosten übrig bleibt.

Die resultierende Zahl aus Anhang C wird dann in Zeile 3 von Anhang 1 des Formulars 1040 eingegeben. Dies ist Ihr zu versteuerndes Einkommen aus Ihrem Unternehmen. Der Gesamtbetrag von Anhang 1, der sich in Zeile 9 befindet, wird dann in Zeile 8 des Formulars 1040 übertragen.

Möchten Sie weitere Inhalte wie diesen lesen? Melden Sie sich für den Newsletter von Swip Health an, um täglich Einblicke, Analysen und Finanztipps zu erhalten, die alle jeden Morgen direkt in Ihren Posteingang geliefert werden!