Reisen Sie geschäftlich? Haben Sie Mitarbeiter, die reisen? Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Reisekosten abzugsfähig sind – und welche nicht.
Inhaltsverzeichnis
Wie „Geschäftsreisen“ bestimmt werden
Geschäftsreisen sind ein vom IRS festgelegter spezifischer Begriff, der Reisen außerhalb Ihres steuerlichen Wohnsitzes beschreibt. Dies wird vom IRS als „die gesamte Stadt oder das allgemeine Gebiet beschrieben, in dem sich Ihr Hauptgeschäfts- oder Arbeitsort befindet, unabhängig davon, wo Sie Ihren Familienwohnsitz haben“. Sie reisen von zu Hause weg, wenn Ihre Pflichten es erfordern, dass Sie sich für eine Zeit, die „erheblich länger als ein normaler Arbeitstag“ ist, vom allgemeinen Gebiet Ihres steuerlichen Wohnsitzes fernhalten und dies erfordert, dass Sie während der Abwesenheit schlafen oder sich ausruhen.
Reisen für Arbeitseinsätze
Sie müssen außer Haus schlafen, um diese Kosten als Reisekosten absetzen zu können. Die Reise muss außerdem „vorübergehend“ sein (weniger als ein Jahr dauern).
Sie können Reisekosten für einen unbefristeten Arbeitsauftrag (einschließlich Arbeitsaufträge mit einer Dauer von mehr als einem Jahr) nicht abziehen. Sie können Reisekosten auch nicht absetzen, wenn Sie voraussichtlich länger als ein Jahr an diesem Standort arbeiten werden.
Übernachtungskosten abziehen
Langfristige Einsätze an einem Standort gelten nicht als „Reise“, aber die Kosten für die Unterbringung der Mitarbeiter am Arbeitsplatz, beispielsweise die Anmietung einer Wohnung während der Arbeit an einem längeren Einsatz, sind abzugsfähige Geschäftsausgaben.
Was Sie für Geschäftsreisen abziehen können
Sie können Kosten für die Fahrt mit dem Zug, Bus oder Flugzeug zwischen Ihrem steuerlichen Wohnsitz und Ihrem Geschäftsziel absetzen. Informationen zu Reisen mit dem Schiff finden Sie im Abschnitt zu Kreuzfahrtschiffen weiter unten.
Transport:Sie können die Fahrtkosten mit dem Flugzeug, der Bahn, dem Bus oder dem Auto zwischen Ihrem Wohnort und Ihrem Geschäftsziel absetzen. Die Kosten für eine Freikarte können Sie nicht abziehen.
Taxi, Pendlerbus, Flughafenlimousine:Sie können Kosten für die Fahrt vom Flughafen zu Ihrem Hotel oder zu einem Geschäftsstandort abziehen.
Gepäck und Versand:Kosten für die Gepäckzustellung oder den Versand von Geschäftsmaterialien zwischen Ihrem regulären Arbeitsort oder Steuerwohnsitz und einem vorübergehenden Arbeitsort sind abzugsfähig.
Unterkunft und Verpflegung:Sie können die Kosten für Unterkunft und Verpflegung absetzen, wenn Sie beruflich unterwegs sind. Sie können tatsächliche Ausgaben einreichen oder Tagessätze verwenden, die vom IRS festgelegt werden.
Sonstige Ausgaben;Bei einer Geschäftsreise können Sie weitere Kosten absetzen:
- Chemische Reinigung und Wäsche
- Geschäftliche Telefonanrufe und Faxe (keine privaten Anrufe)
- Tipps zu zulässigen Ausgaben.
- Andere ähnliche Geschäftsausgaben auf Reisen wie Computermiete
Notiz
Geschäftsessen während einer Reise sind in den meisten Fällen zu 50 % abzugsfähige Ausgaben, Bewirtungskosten sind jedoch in keiner geschäftlichen Situation mehr abzugsfähig.
Abzüge für besondere Reisearten
Kongresse und Messen:Wenn Sie zu einem Kongress oder einer Messe reisen, müssen Sie möglicherweise nachweisen, dass der Kongress in direktem Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen steht oder mit diesem in Zusammenhang steht. Wenn Sie einen Verkaufsstand auf dem Kongress haben, wäre das der Fall. Wenn Sie Delegierter einer Tagung sind, muss sich der Zweck der Tagung auf Ihr Unternehmen beziehen. Reisen zu und Teilnahme an Kongressen aus politischen, Investitions-, sozialen oder anderen Gründen sind nicht abzugsfähig.
Kreuzfahrten:Die Kosten für Reisen auf Kreuzfahrtschiffen, auch für direkte oder damit verbundene geschäftliche Zwecke, sind begrenzt. Das IRS legt jedes Jahr Tageslimits für Luxusschifffahrten fest, abhängig von den Daten (Monaten) der Kreuzfahrt, basierend auf einem Betrag, der doppelt so hoch ist wie der zulässige bundesstaatliche Tagessatz für diesen Reisezeitraum. IRS Seien Sie bereit, Unterlagen vorzulegen, aus denen hervorgeht, dass die Kreuzfahrtaktivitäten mit einem Geschäftszweck in Zusammenhang standen.
Reisekosten dokumentieren
Der wichtigste Teil beim Abzug der Reisekosten besteht darin, alle Belege aufzubewahren. Sie müssen keine Papierkopien aufbewahren, aber Sie sollten in der Lage sein, eine separate Quittung (nicht nur einen Einzelposten auf einer Kreditkarte) herauszuziehen, auf der (1) das Datum, (2) die Ausgabendetails, (3) der ausgegebene Betrag und (4) die geschäftlichen Zwecke aufgeführt sind. Seien Sie so konkret wie möglich.
Vergessen Sie nicht, dass es sich bei den Reisekosten laut IRS um „normale und notwendige Ausgaben, die bei der Ausübung Ihres Gewerbes oder Geschäfts entstehen“ handeln muss.
Wo diese Ausgaben ausgewiesen werden können
- Für Einzelunternehmer und Einzelgesellschafter-GmbHs zeigen Sie diese Ausgaben im Abschnitt „Ausgaben“ von Anhang C an.
- Bei Personengesellschaften und LLCs mit mehreren Mitgliedern geben Sie diese Ausgaben im Abschnitt „Abzüge“ des Formulars 1065 an.
- Für Unternehmen geben Sie diese Ausgaben im Abschnitt „Abzüge“ des Formulars 1120 an.
Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar und ersetzen eine solche Beratung nicht. Landes- und Bundesgesetze ändern sich häufig und die Informationen in diesem Artikel spiegeln möglicherweise nicht die Gesetze Ihres Landes oder die neuesten Gesetzesänderungen wider. Für aktuelle Steuer- oder Rechtsberatung wenden Sie sich bitte an einen Buchhalter oder Anwalt.
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