So funktionieren Mitarbeiterkreditkarten

ByDr. J. K. Hartmann

Mitarbeiterkreditkarten können für Arbeitnehmer eine benutzerfreundliche Zahlungsmethode für geschäftliche Einkäufe sein. Mit diesen Kreditkarten erhalten Mitarbeiter Zugriff auf Guthaben auf dem Geschäftskonto, wenn sie als autorisierte Benutzer hinzugefügt werden. Sobald sie für das Konto autorisiert sind, können sie die Karte dann für genehmigte geschäftliche Einkäufe verwenden – etwa für Vorräte, Ausrüstung und Reisekosten –, die leicht überwacht werden können. 

Die Verwendung einer Mitarbeiterkreditkarte kann von Vorteil sein, ist jedoch je nach Größe und Budget möglicherweise nicht für alle Unternehmen die beste Option. Einige Unternehmen können davon profitieren, wenn sie für alltägliche Aufgaben die Verwendung einer Kreditkarte benötigen. Andere betrachten diese Kreditkarten jedoch möglicherweise aufgrund von Gebühren und Zinsen als zusätzliche Ausgabe, insbesondere wenn sie selten genutzt werden.

Wenn Sie Mitarbeiterkreditkarten für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, ist es wichtig, einen Blick auf einige Grundlagen zu werfen, die Vor- und Nachteile der Verwendung von Geschäftskreditkarten zu vergleichen und Ihre Optionen abzuwägen, bevor Sie entscheiden, ob sie für Ihr Unternehmen geeignet sind. 

So funktionieren Mitarbeiterkreditkarten

Die Autorisierung von Mitarbeitern auf Ihrem Geschäftskreditkartenkonto kann die Geschäftsabwicklung erleichtern, insbesondere wenn für den Betrieb Ihres Unternehmens häufige Einkäufe erforderlich sind. Mitarbeiter können für diese Art von berufsbezogenen Ausgaben eine mit dem Geschäftskonto verknüpfte Kreditkarte verwenden und als autorisierte Benutzer die Verantwortung für Aufgaben wie die Aktivierung der Kreditkarte, die Anzeige von Transaktionen und die Lösung von Betrugsfällen übernehmen. 

Mit diesem Zugriff haben Mitarbeiter die Möglichkeit, Einkäufe komplett selbstständig abzuwickeln. Wenn sie beispielsweise zu Besprechungen reisen müssen, erleichtert die Eintragung eines Mitarbeiters als autorisierter Benutzer die Deckung von Ausgaben wie Flugtickets, Hotelübernachtungen und Mahlzeiten. Auf diese Weise müssen die Mitarbeiter ihre Ausgaben nicht selbst tragen und auf eine Rückerstattung warten. Ihre Ausgaben werden dann dem Geschäftskonto gutgeschrieben und gelten als Betriebsausgaben des Unternehmens. 

Ein weiteres Beispiel dafür, wann Mitarbeiterkreditkarten verwendet werden können, sind Mitarbeiter im Vertrieb. Da Vertriebsmitarbeiter und Berater häufig den größten Teil ihres Tages damit verbringen, sich mit Kunden zu treffen, benötigen sie in der Regel ein Zahlungsmittel, um Dinge unterwegs bezahlen zu können, beispielsweise Mahlzeiten für Kunden und Benzin.

Bei der Entscheidung für eine Geschäftskreditkarte stehen verschiedene Optionen zur Auswahl. Einige Kreditkarten bieten Prämienprogramme an, während andere einen effektiven Jahreszins (APR) von 0 % bieten, was bedeutet, dass Sie für Einkäufe, die innerhalb des angegebenen Zeitraums getätigt werden, keine Zinsen zahlen müssen. Sie müssen Tarife und Vergünstigungen vergleichen, um zu entscheiden, welche Kreditkarten bessere Vorteile bieten und Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen.

Notiz

Wenn Sie ein Kleinunternehmer oder Freiberufler sind und ein neues Geschäftskreditkartenkonto eröffnen möchten, achten Sie unbedingt auf Ihre persönliche Bonität, da diese fast immer zur Feststellung der Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens herangezogen wird, auch wenn Sie eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) verwenden. 

Arten von Visitenkarten

Abhängig von den Anforderungen Ihres Unternehmens gibt es verschiedene Arten von Visitenkarten, mit denen Mitarbeiter geschäftliche Einkäufe tätigen können. Einige Unternehmen verwenden für alle Einkäufe eine Kreditkarte für kleine Unternehmen, während andere möglicherweise auch eine Kombination aus Beschaffungskarten und Reisekarten verwenden. 

Kreditkarten für kleine Unternehmen 

Kleine Visitenkarten sind ideal für Unternehmen mit einem oder mehreren Mitarbeitern, um allgemeine Ausgaben wie Büromaterial und Ausrüstung zu bezahlen. Zinssätze und Jahresgebühren können je nach Kartenaussteller variieren, viele bieten jedoch Prämien oder Cashback-Programme für Ausgaben wie Reisen an. 

Beschaffungskarten

Beschaffungskarten, auch P-Karten genannt, ähneln Verbraucherkreditkarten, unterscheiden sich jedoch in dem Sinne, dass die Gelder nicht geliehen werden. Da diese Karten vom Kontoinhaber jeden Monat vollständig bezahlt werden müssen, fallen für sie keine Zinsen an. Diese Art von Karte wird auch als Einkaufskarte bezeichnet. Manchmal werden Reiseabrechnungskarten von Unternehmen auch ausschließlich für die Reisekostenabrechnung eingesetzt. 

Prepaid-Karten

Unternehmen haben auch die Möglichkeit, eine Prepaid-Karte zu nutzen. Diese Karte ermöglicht Mitarbeitern den Zugriff auf Gelder, erfordert jedoch keine Bonitätsprüfung, da die Gelder im Voraus bezahlt werden und nicht an ein Bankkonto gebunden sind. 

Vor- und Nachteile von Mitarbeiterkreditkarten

Vorteile

  • Möglichkeit, die Einkäufe der Mitarbeiter zu verfolgen

  • Autorisierte Benutzer haben nur Zugriff auf ihre eigenen Einkäufe

  • Manager können die Ausgaben begrenzen

  • Bietet möglicherweise Prämienvorteile

Nachteile

  • Gute Bonität des Unternehmers erforderlich

  • Möglicher Missbrauch von Visitenkarten

  • Kreditkartengebühren und Zinsen

  • Die Mittel sind möglicherweise nicht ohne weiteres verfügbar

Vorteile von Mitarbeiterkreditkarten erklärt

  • Möglichkeit, die Einkäufe der Mitarbeiter zu verfolgen: Durch die Verwendung von Mitarbeiterkreditkarten können Unternehmen die vom Mitarbeiter getätigten Einkäufe nachverfolgen. Dadurch kann das Unternehmen seine Ausgaben schnell und einfach nachverfolgen, ohne auf Belege warten oder zusätzliche Schritte unternehmen zu müssen, um den Mitarbeitern die Geschäftsausgaben zu erstatten.
  • Autorisierte Benutzer haben nur Zugriff auf ihre eigenen Einkäufe: Autorisierte Benutzer können problemlos auf ihre Einkäufe zugreifen, haben jedoch keinen Zugriff auf das Hauptkonto und die Gesamtausgaben des Unternehmens. 
  • Manager können die Ausgaben begrenzen: Mit Mitarbeiterkreditkarten können Manager Limits für die auf dem Konto berechtigten Personen festlegen. Dies ermöglicht es Unternehmen, das Budget einzuhalten und dem Mitarbeiter nur die notwendigen Mittel zur Verfügung zu stellen. 
  • Bietet möglicherweise Prämienvorteile: Einige Kreditkarten bieten die Möglichkeit, bei bestimmten Einkäufen Punkte zu sammeln und eine Autovermietungsversicherung abzuschließen.   

Nachteile von Mitarbeiterkreditkarten erklärt

  • Gute Bonität des Unternehmers erforderlich: Die meisten Aussteller von Geschäftskreditkarten verlangen eine persönliche Garantie, was bedeutet, dass Kleinunternehmer ihre Sozialversicherungsnummer und ihre persönliche Bonitätshistorie angeben müssen, um sich zu qualifizieren. 
  • Möglicher Missbrauch von Visitenkarten: Wenn einem Mitarbeiter Zugang zu Geldern gewährt wird, besteht die Möglichkeit des Missbrauchs für persönliche Einkäufe, was sich wiederum auf die persönliche Kreditwürdigkeit eines Kleinunternehmers auswirken kann. 
  • Kreditkartengebühren und Zinsen: Bei einigen Geschäftskreditkarten können jährliche Gebühren und Gebühren für Auslandstransaktionen anfallen und hohe Zinssätze aufweisen. Überlegen Sie, ob diese Gebühren die Vorteile wert sind, oder entscheiden Sie sich für Karten mit niedrigeren Gebühren und Tarifen. 
  • Die Mittel sind möglicherweise nicht ohne weiteres verfügbar: Nach der Genehmigung müssen neue Visitenkartenbenutzer möglicherweise mehrere Wochen warten, bis sie ihre Kreditkarten per Post erhalten, bevor sie Einkäufe auf dem Konto tätigen können. 

Sollten Sie Ihren Mitarbeitern Kreditkarten besorgen?

Die Entscheidung, ob Sie Mitarbeiter auf Ihrem Geschäftskreditkonto autorisieren sollten, hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihren Vorlieben bei der Geschäftsabwicklung ab. In verschiedenen Branchen besteht möglicherweise ein größerer Bedarf an Kreditkarten als in anderen. Einige Unternehmen können von der Autorisierung ihrer Mitarbeiter mit ihren Kreditkarten erheblich profitieren, während es für andere möglicherweise einfacher ist, andere Methoden für geschäftliche Einkäufe zu nutzen, z. B. Prepaid-Karten oder Rückerstattungen. 

Notiz

Berechnen Sie unbedingt die Gebühren für das Hauptkonto sowie die zusätzlichen autorisierten Benutzer. Einige Kreditkartenunternehmen bieten kostenlose zusätzliche Mitarbeiterkarten an, was sich als nützlich erweisen kann, wenn Sie mehrere Mitarbeiter zu einer Karte hinzufügen.  

Wenn Mitarbeiterkreditkarten eine gute Lösung sein könnten

  • Es besteht ein anhaltender Bedarf an geschäftsbezogenen Anschaffungen.
  • Mitarbeiter reisen häufig, um Geschäfte abzuwickeln.
  • Es besteht die Notwendigkeit, den Cashflow besser zu verwalten.
  • Es gelten Regeln für Fehlverhalten mit Mitarbeiterkreditkarten.
  • Sie können von einem Kreditkarten-Prämiensystem profitieren, da Sie häufig für Einkäufe in bestimmten Kategorien (z. B. Reiseeinkäufe und Essen gehen) Geld ausgeben.

Wenn Mitarbeiterkreditkarten möglicherweise nicht funktionieren

  • Geschäftsausgaben sind nicht häufig erforderlich.
  • Es gibt keine Regeln für Fehlverhalten im Zusammenhang mit Mitarbeiterkreditkarten.
  • Frühere Probleme mit der Kreditkartensicherheit und dem Ausgabeverhalten der Mitarbeiter.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie verhindern Sie, dass ein Mitarbeiter die Firmenkreditkarte belastet?

Das Festlegen von Regeln zu Beginn, das Anbieten von Schulungen zum Umgang mit einer Geschäftskreditkarte und die Information der Mitarbeiter über die Nachverfolgung von Einkäufen können verhindern, dass sie die Karte für den persönlichen Gebrauch verwenden. Wenn Mitarbeiter die Regeln und Erwartungen kennen, werden sie die Kreditkarte wahrscheinlich nicht ausnutzen, da sie wissen, dass sie bei Missbrauch der Karte gerügt oder gekündigt werden können.

Wie fügt man einen Mitarbeiter zu einer Geschäftskreditkarte hinzu?

Unternehmen können autorisierte Benutzer ganz einfach zu ihrem Geschäftskonto hinzufügen, indem sie sich an ihre Bank wenden oder sich bei ihrem Konto anmelden. Sie müssen den Namen und die Kontaktinformationen des autorisierten Benutzers angeben und ein Ausgabenlimit festlegen. Diese zusätzlichen Mitarbeiterkarten sind oft kostenlos. 

Wie erstatten Sie einem Mitarbeiter eine Rückerstattung, wenn er etwas mit einer Privatkreditkarte bezahlt hat?

Unternehmen können ihren Mitarbeitern geschäftsbezogene Auslagen erstatten, wenn ein Kauf vom Unternehmen als Notwendigkeit für die Geschäftsabwicklung anerkannt wird. Mitarbeiter müssen in der Regel ein Formular ausfüllen und Quittungen oder Kaufbelege vorlegen. Sie werden in der Regel auf die gleiche Weise bezahlt wie ihr Gehalt, entweder mit einer Zuzahlung oder einer Gehaltsanpassung.