So füllen Sie ein W-9-Formular aus

Jeder muss sein Einkommen dem Internal Revenue Service (IRS) unter Verwendung seiner Steueridentifikationsnummer melden, um sicherzustellen, dass sein Einkommen, seine Quellensteuer und seine Gutschriften korrekt erfasst werden. In der Zwischenzeit müssen Kleinunternehmer und Einzelpersonen, die eine Dienstleistung für jemand anderen erbringen, ein W-9-Formular ausfüllen, um diese Steuernummer und andere Informationen zu erfassen. 

Dieser Artikel enthält Informationen zum W-9-Formular sowohl für Unternehmen, die dieses Formular anfordern, als auch für diejenigen, die es ausfüllen müssen. 

Was ist Formular W-9? 

Das IRS-Formular W-9 wird verwendet, um eine Steueridentifikationsnummer (TIN) für verschiedene Arten von Zahlungsempfängern bereitzustellen. Ein häufiger Zahlungsempfänger, der ein W-9-Formular ausfüllen muss, ist ein Nicht-Angestellter, der Dienstleistungen für andere erbringt, darunter Einzelunternehmer, unabhängige Auftragnehmer und Freiberufler. 

Das Formular W-9 kann auch zur Meldung von Steueridentifikationsnummern für Folgendes verwendet werden:

• Immobilientransaktionen
• Hypothekenzinsen
• Kauf oder Aufgabe von gesichertem Eigentum
• Schuldenerlass
• Beiträge zu einer IRA

Das IRS bezeichnet das Unternehmen, das das Formular benötigt, als „Anforderer“, da es den Zahlungsempfänger (das Unternehmen oder die Person, die bezahlt wird) auffordern muss, das Formular auszufüllen. 

Wer verwendet das Formular W-9 und warum?

Um herauszufinden, ob jemand ein Formular W-9 ausfüllen muss, müssen Sie zunächst feststellen, ob es sich bei der Person um eine „US-Person“ handelt.  

Zu den US-Personen zählen: 

• US-Bürger
• Residente Ausländer
• Partnerschaften 
• Stände
• Inländische Trusts

Als nächstes müssen Sie wissen, ob der Zahlungsempfänger ein Angestellter ist. W-9-Formulare werden für Mitarbeiter nicht verwendet; Sie müssen bei der Einstellung ein W-4-Formular ausfüllen, um ihre Steueridentitätsnummer und andere Informationen für Steuerzwecke anzugeben. 

Nicht-Angestellte müssen jedoch ein W-9-Formular ausfüllen. Hierbei handelt es sich um Personen, die in einem unabhängigen Gewerbe, Unternehmen oder Beruf tätig sind und Dienstleistungen für andere erbringen. Beispiele sind Ärzte, Buchhalter, Auftragnehmer und Subunternehmer. Freiberufler sind Selbständige und gelten nicht wie Freiberufler als Angestellte. Sie werden in der Regel nach Auftrag oder Projekt bezahlt, anstatt einen Stundenlohn oder ein Gehalt zu erhalten. 

Die Unterscheidung zwischen einem Nicht-Angestellten und einem Angestellten hängt in erster Linie mit dem Grad der Kontrolle über die geleistete Arbeit zusammen. Ein unabhängiger Auftragnehmer wird beispielsweise als solcher eingestuft, wenn der Zahler nur das Recht hat, das Ergebnis der Arbeit zu kontrollieren oder zu steuern, nicht aber was oder wie es wird abgeschlossen sein.Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie oder jemand, für den Sie arbeiten, ein Angestellter oder ein Nicht-Angestellter ist, lesen Sie diesen Artikel des IRS zur Bestimmung des Status eines Angestellten gegenüber einem unabhängigen Auftragnehmer. 

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise einen Reinigungsdienst oder einen freiberuflichen Webdesigner engagiert, müssen Sie den Dienstleister auffordern, ein W-9-Formular auszufüllen. Jeder, der kein Angestellter ist und Dienstleistungen für ein Unternehmen erbringt, muss dieses Formular bei der Einstellung ausfüllen. 

W-9-Formulare werden häufig zur Erstellung verschiedener Arten von „1099-Formularen“ verwendet, die Informationen zu verschiedenen Arten von Zahlungen an den IRS enthalten. Einige gängige Arten von 1099-Formularen, die von Unternehmen verwendet werden, sind:

• Formular 1099-NEC für Zahlungen an Nicht-Mitarbeiter
• Formular 1099-DIV für erhaltene Dividenden
• Formular 1099-MISC für verschiedene Einkommensarten, einschließlich Preise oder Auszeichnungen
• Formular 1099-K-Händlerkarte und Netzwerktransaktionen von Drittanbietern

So füllen Sie das Formular W-9 aus

Sie müssen das Formular W-9 ausfüllen, sobald Sie als Nicht-Angestellter für Ihre Leistungen bezahlt werden oder in anderen Situationen, in denen das Formular angefordert wird. Das Formular enthält Abschnitte zur Identifizierung, zur Erfassung der Steuerzahler-ID und zur Bescheinigung wichtiger Informationen. 

Informationen zur Identifizierung des Zahlungsempfängers 

Zeile 1: Name der Person (Zahlungsempfänger).Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um ein Einzelunternehmen oder eine Einzeleigentümer-GmbH handelt, geben Sie Ihren Namen ein, keinen Firmennamen. 

Der Name in Zeile 1 muss mit dem Namen übereinstimmen, den das IRS Ihrer Steueridentitätsnummer zuordnet. Wenn Sie beispielsweise Ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) als Steuerausweis verwenden, muss Ihr Name, wie er auf Ihrer Sozialversicherungskarte erscheint, mit Ihrem Namen in Zeile 1 übereinstimmen.

Zeile 2:Firmenname, falls abweichend vom Personennamen. Dies kann Ihr Firmen- oder Handelsname sein, manchmal auch „Doing Business As“ (DBA) oder ein fiktiver Name genannt. 

Zeile 3:Art des Unternehmens. Geben Sie Ihren Gewerbesteuerstatus ein. Der Prozess ist ziemlich einfach, außer bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung (Limited Liability Companies, LLC). LLCs mit mehreren Gesellschaftern (Eigentümern) werden in der Regel als Personengesellschaften besteuert, und LLCs mit nur einem Gesellschafter werden in der Regel als Einzelunternehmer besteuert. LLCs können sich auch dafür entscheiden, als Kapitalgesellschaften oder S-Kapitalgesellschaften besteuert zu werden.  

Die Bezeichnung „Einzelperson/Einzelunternehmer oder Einzelgesellschafts-LLC“ gilt für Einzelunternehmer und Einzelunternehmen, die nicht in ihrem Staat registriert sind. Verwenden Sie diese Klassifizierung, wenn Sie eine Einzelgesellschaft (Eigentümer) LLC haben, es sei denn, diese wird als Kapitalgesellschaft oder S-Kapitalgesellschaft besteuert.

Wenn Sie eine LLC mit mehreren Gesellschaftern haben oder Ihre LLC mit einem einzigen Gesellschafter als Kapitalgesellschaft oder S-Gesellschaft besteuert wird, aktivieren Sie zunächst das Kästchen für Gesellschaft mit beschränkter Haftung und geben Sie dann die Steuerklassifizierung als P für Personengesellschaft ein (die übliche Bezeichnung für Mehrgesellschafts-LLCs, C für Kapitalgesellschaft oder S für S-Körperschaft). 

Zeile 4: Ausnahmecodes. Hierbei handelt es sich um spezifische Codes für befreite Zahlungsempfänger und die Befreiung von der Quellensteuer und der FATCA-Meldung (siehe unten). Die Anweisungen des Formulars W-9 enthalten verschiedene Arten von Befreiungscodes.

FATCA-Berichterstattung 

Der Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) von 2010 legt Anforderungen für Steuerzahler fest, die ausländische Vermögenswerte melden. Zu diesen Auslandsvermögenswerten zählen keine US-Investitionen, wohl aber Vermögenswerte, die bei Institutionen außerhalb der USA gehalten werden, Aktien und Anleihen, von Nicht-US-Personen gehaltene Immobilien und andere Vermögenswerte.  

Inhaber dieser ausländischen Vermögenswerte müssen den Wert dieser Vermögenswerte auf dem IRS-Formular 8938 angeben, wenn dieser über einem bestimmten Wert liegt. 

Durch Ankreuzen des FATCA-Kästchens auf Formular W-9 wird bestätigt, dass die Person dieser Meldepflicht nicht unterliegt. 

Sicherungseinbehalt  

Wenn Sie Nicht-Angestellte einstellen, müssen Sie sich über die Anforderungen an den Quellensteuerabzug im Klaren sein. Das Zurückhalten von Backups ist keine Standardmaßnahme, es sei denn, der IRS verlangt dies. Wenn Sie als Antragsteller eine zusätzliche Einbehaltungsmitteilung vom IRS erhalten, müssen Sie sofort 24 % der Bundeseinkommensteuer von Zahlungen an den Zahlungsempfänger einbehalten, und zwar so lange, bis das IRS Ihnen mitteilt, dass Sie diese Einbehaltung stoppen können. 

Zahlungen an Nicht-Mitarbeiter unterliegen der Sicherungseinbehaltspflicht des Zahlungsempfängers

• Liefert keine TIN
• Bestätigt die TIN nicht, wenn dies erforderlich ist
• Das IRS sagt, die TIN sei falsch
• Das IRS sagt, der Zahlungsempfänger habe Zinsen und Dividenden nicht gemeldet
• Der Zahlungsempfänger hat dem Antragsteller nicht bestätigt, dass er nicht der Sicherungseinbehaltung unterliegt (Zeile 4).

Teil I: Steueridentifikationsnummer

Die Steueridentifikationsnummer des Zahlungsempfängers muss eine dieser Nummernarten sein: 

1. SSN für eine Einzelperson oder einen Einzelunternehmer
2. Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) für ein Unternehmen. Eine EIN ist eine Steueridentifikationsnummer für ein Unternehmen. Dies ist für die meisten kleinen Unternehmen erforderlich, auch wenn sie keine Mitarbeiter haben. 

Wenn Sie Einzelunternehmer sind und über eine EIN verfügen, müssen Sie nur eine der beiden Nummern eingeben. Wenn Sie eine Einzelgesellschafts-LLC besitzen und diese nicht als Körperschaft oder S-Corporation besteuert wird, geben Sie als Eigentümer Ihre SSN ein, nicht die EIN der LLC. 

Manche Personen haben keine SSN. Sie können eine individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) verwenden, eine Steuernummer für nichtansässige und ansässige Ausländer, deren Ehepartner und Angehörige.

Teil II: Zertifizierung  

Das Formular W-9 enthält mehrere Erklärungen, die der Zahlungsempfänger bei Strafe des Meineids bescheinigen muss: 

• Dass die Steueridentifikationsnummer korrekt ist 
• Dass die Person nicht dem Quellensteuerabzug unterliegt oder dass sie vom IRS darüber informiert wurde, dass sie dem Quellensteuerabzug unterliegt, oder dass sie vom IRS darüber informiert wurde, dass sie dem Quellensteuerabzug unterliegt, dies aber nicht mehr ist
• Dass sie ein US-Bürger oder eine andere US-Person gemäß der Definition des IRS sind
• Dass sie von der FATCA-Meldepflicht befreit sind 

Für einige Arten von Konten und Transaktionen ist keine Unterschrift auf der Bescheinigung erforderlich, oder sie können geändert werden. Weitere Einzelheiten finden Sie in den detaillierten Anweisungen auf Formular W-9. Wenn Sie das Formular W-9 ausgefüllt haben, geben Sie es dem Antragsteller weiter. Zahlungsempfänger oder Antragsteller müssen möglicherweise nicht das Formular W-9 beim IRS einreichen, sie müssen jedoch sicherstellen, dass die Informationen korrekt sind.  

Häufig gestellte Fragen (FAQs)