So füllen Sie das Formular 945 aus

ByDr. J. K. Hartmann

Die Bezahlung unabhängiger Auftragnehmer und anderer Nichtangestellter ist einfacher als die Bezahlung von Angestellten, da Sie in der Regel keine Bundeseinkommenssteuern einbehalten müssen. Es gibt jedoch Zeiten, in denen kleine Unternehmen Zahlungen an Nicht-Angestellte aus Gründen der Quellensteuer und aus anderen Gründen zurückhalten müssen. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise das Formular 945 beim Internal Revenue Service (IRS) einreichen. Hier erfahren Sie, wie Sie damit jedes Jahr Sicherungseinbehaltungen oder andere Einbehaltungsbeträge melden.

Wichtige Erkenntnisse

  • Das IRS-Formular 945 ist ein jährlicher Bericht über die Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer für Nichtangestellte.
  • Dieses Formular wird üblicherweise für die Meldung von Sicherungseinbehalten verwendet, die erforderlich sind, wenn die Steueridentifikationsnummer (TIN) eines Zahlungsempfängers fehlt oder falsch ist.
  • Das Formular 945 für die Steuern des Vorjahres ist am 31. Januar fällig.
  • Sie können von allen Zahlungsempfängern einbehaltene Beträge zahlen, wenn Sie das Formular 945 einreichen, wenn der Gesamtbetrag für das Jahr 2.500 USD oder weniger beträgt.

Was ist Formular 945?

Das IRS-Formular 945, die „Annual Return of Withhold Federal Income Tax“, wird zur Meldung der Bundeseinkommenssteuer verwendet, die aus verschiedenen Arten von Zahlungen einbehalten wird. Ein kleines Unternehmen muss möglicherweise das Formular 945 verwenden, um die Einbehaltung von Sicherungsbeiträgen von Nicht-Mitarbeitern zu melden. Bei einem Nicht-Angestellten könnte es sich um einen freiberuflichen Autor handeln, den Sie mit dem Schreiben von Artikeln für Ihre Website beauftragt haben, oder um einen Assistenten, den Sie angeheuert haben, um Ihnen gegen eine monatliche Pauschale zu helfen. Diese unabhängigen Auftragnehmer werden in der Regel per Rechnung bezahlt, nachdem sie ein W-9-Formular ausgefüllt haben.

Das Formular 945 kann auch für den Steuerabzug verwendet werden von:

  • Renten
  • Renten
  • Individuelle Rentenkonten (IRAs)
  • Freiwilliger Einbehalt bestimmter staatlicher Zahlungen

Wann müssen Sie das Formular 945 einreichen?

Das Formular 945 ist bis zum 31. Januar für die Steuern des Vorjahres einzureichen. Sie würden das Formular 945 einreichen, um den gesamten Steuereinbehaltsbetrag für alle Zahlungsempfänger anzugeben. Während des gesamten Steuerjahres sollten Sie auch regelmäßige Zahlungen der einbehaltenen Beträge an den IRS leisten.

Wenn Sie für das Jahr pünktlich und vollständig Einzahlungen geleistet haben, haben Sie bis zum 10. Februar Zeit, das Formular 945 einzureichen. Die Einreichungsfrist verlängert sich auf den nächsten Werktag, wenn der Fälligkeitstermin für ein Jahr auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt.

Das Datum des Poststempels bestimmt, ob das Formular rechtzeitig eingereicht wurde, sofern es ausreichend frankiert ist und vom US-Postdienst abgestempelt ist. Sie können auch einen vom IRS benannten privaten Lieferdienst nutzen.

Wenn der Betrag der einbehaltenen Steuer weniger als 2.500 US-Dollar beträgt

Wenn der Gesamtbetrag der Bundeseinkommensteuer, die Sie im Laufe des Jahres von allen Zahlungsempfängern einbehalten haben, 2.500 US-Dollar oder weniger beträgt, können Sie den fälligen Betrag bei der Einreichung des Formulars 945 bezahlen.

Wenn der Betrag der einbehaltenen Steuer mehr als 2.500 US-Dollar beträgt

Wenn der Gesamtbetrag für das Jahr mehr als 2.500 US-Dollar beträgt, müssen Sie je nach Gesamteinbehaltungsbetrag für das Jahr entweder monatliche oder zweimal wöchentliche Einzahlungen vornehmen. Sie können monatliche Einzahlungen vornehmen, wenn Ihr Gesamteinbehalt für alle Zahlungsempfänger 50.000 US-Dollar oder weniger beträgt. Beträgt der Gesamtbetrag mehr als 50.000 US-Dollar, müssen Sie zweimal pro Woche Zahlungen leisten.

Notiz

Wenn Sie Ihre Zahlung zusammen mit Formular 945 verschicken, müssen Sie den Zahlungsbeleg auf Seite 2 des Formulars verwenden, um sicherzustellen, dass das IRS Ihre Zahlung korrekt verbucht.

Wann ist die Sicherungseinbehaltung sinnvoll?

Kleine Unternehmen müssen normalerweise keine Bundeseinkommenssteuern von Nichtangestellten einbehalten, es gibt jedoch Fälle, in denen dies erforderlich ist. Eine Sicherungseinbehaltung ist normalerweise erforderlich, wenn die Steueridentifikationsnummer eines Zahlungsempfängers auf dem W-9-Formular, das zur Meldung von Steueridentifikationsnummern von Nicht-Angestellten verwendet wird, fehlt oder falsch ist.

Bei Zahlungen müssen Sie einen Sicherungseinbehalt in Höhe von 24 % des gezahlten Betrags einbehalten. Wenn Sie beispielsweise einem freiberuflichen Webdesigner 1.000 US-Dollar für die Erstellung Ihrer Website gezahlt haben, müssen Sie von der Zahlung 240 US-Dollar an Bundeseinkommenssteuern einbehalten. Dies gilt für Zahlungen an einen unabhängigen Auftragnehmer, die auf dem Formular 1099-NEC für Nicht-Mitarbeiter-Vergütungen gemeldet werden, und für andere Zahlungen, die auf anderen 1099-Formularen gemeldet werden.

Notiz

Wenn eine Sicherungseinbehaltung erforderlich ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung vom IRS. Sie müssen sofort damit beginnen, Bundeseinkommenssteuern von Zahlungen an diesen Zahlungsempfänger einzubehalten, und zwar so lange, bis der Zahlungsempfänger Ihnen ein Bestätigungsschreiben des IRS aushändigt oder Ihnen eine aktuelle Sozialversicherungskarte vorlegt.

So füllen Sie das Formular 945 aus

Bevor Sie dieses Formular ausfüllen, müssen Sie einige Informationen sammeln.

Fügen Sie alle Bundeseinkommenssteuern hinzu, die Sie für das Formular 945 von allen Zahlungsempfängern einbehalten haben, und trennen Sie die Sicherungseinbehaltung von anderen Arten der Quellensteuer.

Sammeln Sie Informationen über alle Zahlungen, die Sie im Laufe des Jahres an den IRS für die Quellensteuer auf Formular 945 geleistet haben.

Notiz

Geben Sie auf den Formularen 941 und 944 keine Quellensteuerbeträge und Zahlungen für die Bundeseinkommensteuer an. Diese Formulare werden für die Meldung von Quellensteuern und Einzahlungen für Mitarbeiter verwendet.

Ausfüllen des Formulars 945

Auf Formular 945 müssen sieben wichtige Zeilen ausgefüllt werden:

  • Zeile 1: Geben Sie die für alle Zahlungsempfänger einbehaltene Bundeseinkommensteuer ein, mit Ausnahme der Ersatzeinbehaltung
  • Zeile 2: Geben Sie den gesamten Sicherungseinbehalt für das Jahr ein
  • Zeile 3: Summe der Zeilen 1 und 2
  • Zeile 4: Geben Sie die Gesamteinzahlungen ein, die Sie für das Jahr getätigt haben
  • Zeile 5: Wenn Zeile 3 größer ist als Zeile 4, geben Sie die Differenz in Zeile 5 ein
  • Zeile 6: Wenn Zeile 4 mehr als Zeile 3 beträgt, geben Sie die Differenz in Zeile 6 ein und wählen Sie dann das entsprechende Kästchen aus: „Auf die nächste Rücksendung anwenden“ oder „Erstattung senden“
  • Zeile 7: Dieser Betrag ist der Gesamtbetrag der Bundeseinkommenssteuern, die Sie schulden, nicht der von Ihnen getätigten Einzahlungen – er muss dem Betrag in Zeile 3 entsprechen

Monatliche Einzahler müssen Zeile 7 (ein Feld) verwenden, um ihre Steuerschuld für jeden Monat detailliert anzugeben. Zweimal wöchentliche Einzahler müssen das Formular 945-A ausfüllen, um alle Einzahlungen für das Jahr detailliert darzustellen.

So reichen Sie das Formular 945 ein

Sie können das Formular 945 elektronisch über den E-Filing-Dienst des IRS einreichen oder die Dienste eines vom IRS autorisierten Steuerberaters in Anspruch nehmen.

Sie können Ihr Formular auch per Post an das IRS senden. Die Anmeldeadresse hängt davon ab, wo sich Ihr Unternehmen befindet und ob Sie mit dem Formular eine Zahlung leisten. Die Postanschriften finden Sie auf Seite 3 der Anweisungen für Formular 945.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie zahle ich Steuern für Formular 945 ein?

Sie können das IRS Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) oder eine Banküberweisung verwenden. Sie können auch einen Zahlungsbeleg verwenden, aber nur, wenn Ihre Gesamtsteuern für das Jahr auf Formular 945 Zeile 3 weniger als 2.500 US-Dollar betragen und Sie Ihre Steuererklärung bis zum Fälligkeitsdatum vollständig bezahlen oder wenn Sie Lohnsteuereinzahlungen anhand des monatlichen Einzahlungsplans vornehmen. Dann können Sie mit dem Gutschein jeden fälligen Betrag bezahlen.

Wann ist Formular 945 fällig?

Formular 945 ist ein jährlicher Quellensteuerbericht, der am 31. Januar nach dem vorangegangenen Steuerjahr fällig ist. Fällt der Fälligkeitstermin auf ein Wochenende oder einen Feiertag, ist das Formular am nächsten Werktag fällig. Wenn Sie alle Ihre Einzahlungen pünktlich und vollständig getätigt haben, ist das Fälligkeitsdatum der 10. Februar. Um Strafen für die verspätete Einreichung zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihr Formular die erforderliche Frankatur aufweist und dass es am oder vor dem Fälligkeitsdatum abgestempelt ist.