So führen Sie einen Rechnungsabgleich durch

ByDr. J. K. Hartmann

Unabhängig davon, ob Sie Einzelunternehmer, unabhängiger Auftragnehmer oder Inhaber eines Kleinunternehmens sind, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie regelmäßig mit einer beträchtlichen Menge an Rechnungen zu tun haben und ständig Geld auf Bankkonten ein- und ausgeht.

Um diese Finanzen besser verwalten zu können, ist es wichtig, die Beträge, die Sie auf Ihren Kontoauszügen finden, mit den verschiedenen Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu vergleichen, die Sie haben. Dies wird als „Rechnungsabgleich“ bezeichnet und ist eine wichtige Maßnahme, um sicherzustellen, dass Ihre Konten korrekt sind. Um den Rechnungsabgleich effizient durchzuführen, erfahren Sie, warum er wichtig ist, was er beinhaltet und wie Sie Ihren Prozess verbessern können.

Wichtige Erkenntnisse

  • Der Rechnungsabgleich ist der Prozess, bei dem ein Geschäftsinhaber eingehende und ausgehende Rechnungen mit Bankunterlagen abgleicht.
  • Der Abgleich ist der Schlüssel zur Identifizierung ausstehender Rechnungen und betrügerischer Belastungen, gegen die Sie Maßnahmen ergreifen müssen.
  • Der Prozess kann je nach Wunsch manuell oder automatisiert erfolgen.

Warum der Rechnungsabgleich wichtig ist

Vor dem Zeitalter der digitalen Geldbörsen war der Ausgleich eines Scheckbuchs ein Muss, um sicherzustellen, dass die richtigen Beträge von einem Girokonto abgebucht wurden.

Der Rechnungsabgleich ähnelt diesem Prozess, wird jedoch von Unternehmen verwendet, um eingehende und ausgehende Rechnungen mit Kontoauszügen in einem bestimmten Zeitraum abzugleichen. Rechnungen sollten Einnahmen aus Käuferkäufen und Ausgaben aus Lieferantenrechnungen enthalten.

Der Abgleich kann Sie vor erheblichen finanziellen Verlusten bewahren und sicherstellen, dass das Geld, das von Ihrem Konto ein- oder ausgezahlt wird, angemessen ist.

Notiz

Ohne den Ausgleich von Rechnungen und Kontoauszügen riskieren Sie ungenaue Zahlungen. Dies kann von einem Kunden stammen, der seine Rechnung nicht bezahlt hat, einer ausgelassenen Rechnung, einer Rechnung, die Sie vergessen haben zu bezahlen, oder einer betrügerischen Belastung.

Wie gleicht man eine Rechnung ab?

Beim Rechnungsabgleich werden alle ausgehenden und eingehenden Belastungen anhand Ihrer Kontoauszüge überprüft, um die Richtigkeit sicherzustellen. Der Prozess scheint relativ einfach zu sein, kann jedoch komplexer werden, je nachdem, wie manuell Sie ihn durchführen.

Hier ist eine einfache Methode zur Versöhnung:

  1. Organisieren Sie alle eingehenden Rechnungen in einem Ordner, je nach Wunsch entweder als physische Datei oder als Computerdatei.
  2. Organisieren Sie alle Ausgangsrechnungen in einem Ordner.
  3. Wählen Sie den Berichtszeitraum aus, den Sie überprüfen möchten.
  4. Sammeln Sie Kontoauszüge für diesen Zeitraum, die normalerweise über Ihr Online-Banking-Login zugänglich sind.
  5. Überprüfen Sie eingehende Rechnungen und gleichen Sie diese mit den Posten auf Ihrem Kontoauszug ab.
  6. Markieren Sie jede Rechnung als „abgeschlossen“, „unbezahlt“ oder „Teilzahlung“.
  7. Nehmen Sie unbezahlte Zahlungen oder Teilzahlungen vor oder markieren Sie das Fälligkeitsdatum in Ihrem Kalender.
  8. Überprüfen Sie ausgehende Rechnungen, um die an Sie geleisteten Zahlungen zu berücksichtigen.
  9. Markieren Sie jede Rechnung als „abgeschlossen“, „unbezahlt“ oder „Teilzahlung“. 
  10. Überprüfen Sie eventuelle Unstimmigkeiten.
  11. Kontaktieren Sie Kunden, die nicht oder nur teilweise bezahlt haben, um ihre Zahlungen einzuziehen.

Notiz

Ihre Rechnungen an Kunden können anders aussehen als Rechnungen, die Sie von anderen Unternehmen oder Lieferanten erhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie man Eingangsrechnungen liest und wo sich die wesentlichen Informationen befinden. Selbst die Kontaktaufnahme mit der Buchhaltung Ihrer Kunden kann viel Klarheit schaffen.

So verbessern Sie den Rechnungsabgleich

Die Small Business Administration empfiehlt allen Geschäftsinhabern, eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu führen, und der Rechnungsabgleich ist eine der wesentlichen Maßnahmen zur Abrechnung von Einnahmen und Ausgaben. Aber selbst diese relativ einfache Aufgabe kann bei einem solchen manuellen Lift überwältigend sein.

Vorteile einer Buchhaltungssoftware

Sie müssen den besten Weg finden, Ihren Abstimmungsprozess zu verbessern, um ihn effizienter zu gestalten. Beispielsweise können automatisierte Prozesse in Buchhaltungssoftware für Unternehmen häufig eine Rechnungsabstimmungsfunktion umfassen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Tabellenkalkulationen zu erstellen und Zeile für Zeile zu überprüfen.

Notiz

Einige Zahlungsabwicklungssysteme, wie zum Beispiel Stripe, bieten einen automatischen Abgleich als Teil Ihres Geschäftskontos an. Obwohl dies hauptsächlich Ausgangsrechnungen berücksichtigt, ist dies ein guter Ausgangspunkt, um die Automatisierung in Ihren Prozess zu integrieren.

Verbessern Sie Ihre Tabellenkalkulationsfähigkeiten

​​Sind Sie ein Traditionalist, der den Prozess gerne von Hand erledigt? Das Erlernen neuer Tabellenkalkulationskenntnisse in einem Online-Kurs ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Buchhaltung selbst zu verbessern. Das Auswendiglernen von Tastaturkürzeln und Microsoft-Excel-Formeln kann die Genauigkeit der Abstimmung erhöhen.

Stellen Sie einen Buchhalter ein

Wenn Sie mit einem anspruchsvollen Terminkalender und einer anspruchsvollen Kundschaft konfrontiert sind, ist es möglicherweise am besten, Ihre Abstimmungsbemühungen auszulagern. Ein zertifizierter Wirtschaftsprüfer (CPA) bietet beispielsweise maßgeschneiderte Finanzdienstleistungen an, während ein Buchhalter zu geringeren Kosten bei alltäglicheren Aufgaben behilflich sein kann. Suchen und identifizieren Sie einige Buchhalter und stellen Sie sicher, dass diese einen Rechnungsabgleich anbieten.

Unabhängig von Ihrem Rechnungsabgleichsprozess sollten Sie die Finanzdokumente aktiv überprüfen. Dadurch haben Sie die Kontrolle und sind sich etwaiger Warnsignale bewusst. Um den Prozess zu beschleunigen und die Überprüfung Ihrer Kontoauszüge zu vereinfachen, können Sie eine Checkliste mit bekannten Bankgebühren, wiederkehrenden Gebühren und Überschlägen erstellen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie erstellt man eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, in dem die Produkte, Mengen und Preise der Produkte aufgeführt sind, die ein Käufer bestellt. Zu den wichtigsten Posten einer Rechnung gehören Unternehmensinformationen, Kundeninformationen, Rechnungsnummer und -datum, Produkt pro Position, Steuer und Gesamtbetrag.

Um einfache Rechnungen schnell zu erstellen, gibt es viele kostenlose Online-Dienste.

Wie verschickt man eine Rechnung über PayPal?

PayPal bietet Unternehmen einen kostenlosen Service zum Erstellen und Versenden von Rechnungen direkt auf der Plattform. Melden Sie sich bei Ihrem Geschäftskonto an, suchen Sie im Abschnitt „Extras“ nach „Rechnungen“, erstellen Sie die Rechnung mit den erforderlichen Details und klicken Sie auf „Senden“.

Was ist eine Pro-forma-Rechnung?

Gemäß der Definition der International Trade Administration ist eine Pro-forma-Rechnung eine Rechnung, die einem Käufer im Voraus vor dem Kauf zugesandt wird. Eine Pro-forma-Rechnung wird erforderlich, wenn der Kunde eine Einfuhrlizenz beantragen, die Lieferung arrangieren oder mit Regierungsbehörden verhandeln muss.