Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsregister ist eine Tabelle, die die gesamten Informationen aus jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung auflistet. Der Gesamtbruttolohn, der Gesamtbetrag jeder Abzugsart und der Gesamtnettolohn werden in einem Lohnregister aufgeführt. Die Berechnungen für jeden einzelnen Mitarbeiter zum Gesamtbruttolohn, den Einbehaltungs- und Abzugsbeträgen und dem Gesamtnettolohn werden in einem Mitarbeiterverdienstdatensatz aufgeführt, und die Summen aller Mitarbeiterverdienste für den Lohnzeitraum bilden die Quelle der Gesamtbeträge im Lohnbuch. Ein Lohn- und Gehaltsregister ist in der Regel Teil eines Online-Buchhaltungssoftwarepakets oder einer Online-Lohn- und Gehaltsabrechnungsanwendung. Die Informationen im Lohnregister werden verwendet, um Sie bei mehreren wichtigen Lohnsteueraufgaben zu unterstützen:
- Vornahme von Lohnsteuereinzahlungen
- Übermittlung vierteljährlicher Lohnsteuerberichte an das IRS auf Formular 941
- Bereitstellung jährlicher Lohn- und Steuerberichte für Mitarbeiter und die Sozialversicherungsbehörde
Inhaltsverzeichnis
Was beinhaltet eine Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Sie müssen für alle Mitarbeiter eine Aufzeichnung der Gesamtsummen für Folgendes führen:
- Gesamtbruttolohn, Gesamtsozialversicherungslohn (bis zum Höchstbetrag für jeden Mitarbeiter pro Jahr) und Gesamtlohn bei Medicare
- Von den Mitarbeitergehältern einbehaltene Summen für Bundes-, Landes- und lokale Einkommenssteuern
- Für den Mitarbeiteranteil der Sozialversicherung und Medicare einbehaltene Summen
- Für alle optionalen Spenden, wie z. B. Spenden für wohltätige Zwecke, Gewerkschaftsbeiträge und andere, werden die Gesamtbeträge einbehalten
Darüber hinaus müssen Sie einen Betrag zurücklegen, der dem gesamten Sozialversicherungs- und Medicare-Abzug entspricht.
Verbindlichkeiten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen
Verbindlichkeiten sind Beträge, die Ihr Unternehmen anderen schuldet, die aber noch nicht bezahlt wurden. Die Gesamtsumme für jede Kategorie und jeden Gehaltsscheck führt zu mehreren Verbindlichkeiten, die gegenüber Bundes- und Landesbehörden (und manchmal auch lokalen Behörden) geschuldet werden.
Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung (alle Gehaltsabrechnungen) erstellen, müssen Sie Geld für die folgenden Verbindlichkeiten zurückstellen:
- FICA-Steuer: (Sozialversicherung und Medicare) werden von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehalten und sind von Ihnen als Arbeitgeber zu zahlen
- Bundeseinkommenssteuern: vom Gehalt der Mitarbeiter einbehalten
- Staatliche und lokale Einkommenssteuern: Von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehalten
- Zu zahlende Bundesarbeitslosensteuer: Der Betrag der Bundesarbeitslosensteuer, den Ihr Unternehmen jährlich oder vierteljährlich zahlen muss, basierend auf dem Gesamtbruttolohn des Arbeitnehmers für alle Lohn- und Gehaltsabrechnungen während des Zeitraums
- Zu zahlende staatliche Arbeitslosensteuer: Der Betrag der staatlichen Arbeitslosensteuer, die Ihr Unternehmen zahlen muss, basierend auf dem Gesamtbruttolohn des Arbeitnehmers für alle Lohn- und Gehaltsabrechnungen während des Zeitraums
- Verbindlichkeiten für sonstige freiwillige Abzüge: Dazu gehören United Way, 401(k)-Abzüge und der Mitarbeiteranteil der Krankenversicherungskosten
Wenn Sie Geld von den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter für Posten wie Krankenversicherungsprämien, Spenden für wohltätige Zwecke oder qualifizierte Altersvorsorgepläne abgezogen haben, müssen Sie diese Summen ausweisen und für jeden Betrag Verbindlichkeiten erstellen, damit Sie wissen, wie viel Sie zum richtigen Zeitpunkt zahlen müssen.
Ausfüllen der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Sie benötigen ein Lohn- oder Gehaltsbuch, das Sie in einem Bürobedarfsgeschäft erhalten. Sie benötigen außerdem ein Bundessteuerheft und ein Landessteuerheft, die Sie beim Bundesgericht erhalten können.
Füllen Sie den ersten Teil der Lohn- und Gehaltsabrechnung aus oder melden Sie sich an. Bei diesen Informationen handelt es sich um den vollständigen Namen des Mitarbeiters, der in seinen jährlichen Steuererklärungen verwendet wird, sowie um seinen Wohnsitz. Geben Sie R für „Resident“ oder NR für „Nonresident“ des Staates ein, in dem das Einkommen gezahlt wird. Füllen Sie die restlichen Mitarbeiterinformationen aus.
Als nächstes kreuzen Sie alle aufgeführten Tage an, an denen Ihr Unternehmen geschlossen ist. Die in Kästchen oben auf der Seite gekennzeichneten Tage beginnen mit Sonntag und gehen bis Samstag. Erfassen Sie die Gesamtzahl der Stunden, die jeder Mitarbeiter an jedem Tag der Woche arbeitet, und berechnen Sie die Gesamtzahl der Stunden und Überstunden. Berechnen Sie anhand ihres Lohnsatzes den verdienten Gesamtlohn.
Notiz
Verwenden Sie die entsprechenden Formeln, Bundeseinkommensteuertabellen und Landeseinkommensteuertabellen, um die Lohnabzüge zu berechnen. Ziehen Sie Sozialversicherungs-, Medicare-, US- und bundesstaatliche Quellensteuerbeträge sowie alle anderen in dem Staat, in dem Sie Ihr Unternehmen haben, einbehaltenen Beträge ab.
Addieren Sie die Abzüge und subtrahieren Sie sie vom Gesamtlohn. Stellen Sie dem Mitarbeiter einen Firmenscheck über den verdienten Betrag nach Steuern aus und tragen Sie diesen Betrag in Ihr Gehaltsbuch ein.
Das IRS-Formular 941 wird für die meisten kleinen Unternehmen vierteljährlich ausgefüllt und verschickt. Lohnregister können die 941-Einreichung erleichtern, da alle Berechnungen bereits abgeschlossen und aufgezeichnet wurden.
Willkommen auf meiner Seite!Ich bin Dr. J. K. Hartmann, Facharzt für Schmerztherapie und ganzheitliche Gesundheit. Mit langjähriger Erfahrung in der Begleitung von Menschen mit chronischen Schmerzen, Verletzungen und gesundheitlichen Herausforderungen ist es mein Ziel, fundiertes medizinisches Wissen mit natürlichen Methoden zu verbinden.
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