So erstellen Sie ein Geschäftshauptbuch

Ein Hauptbuch ist ein Hauptbuchhaltungsdokument, das zur Aufzeichnung aller Buchhaltungstransaktionen während der Lebensdauer Ihres Unternehmens verwendet wird.

Der Buchhalter oder Buchhalter eines Unternehmens erfasst Finanztransaktionen im Hauptbuch mithilfe der Methode der doppelten Buchführung. Das bedeutet, dass es für jede Belastungstransaktion (die Vermögenswerte oder Ausgaben erhöht, Einnahmen oder Verbindlichkeiten verringert) auf der linken Seite des Hauptbuchs einen entsprechenden Gutschriftseintrag (der genau das Gegenteil bewirkt) auf der rechten Seite gibt – daher der Begriff „Bilanzausgleich“. 

Das Hauptbuch enthält alle Informationen, die Sie zum Erstellen von Finanzberichten benötigen (d. h. Bilanz, Cashflow-Rechnung und Gewinn- und Verlustrechnung), die es Ihnen ermöglichen, die Rentabilität, Liquidität und die allgemeine Finanzlage Ihres Unternehmens zu bewerten. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick darauf, was ein Hauptbuch ist und wie man eines erstellt. 

Was ist ein Geschäftshauptbuch?

Das Geschäftshauptbuch organisiert und fasst alle Geschäftsvorfälle zusammen, die zur Erstellung von Finanzberichten wie Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung dienen. Das Geld, das Ihr Unternehmen verdient und ausgibt, wird in Nebenbüchern organisiert, die es Ihnen ermöglichen, zwischen verschiedenen Arten von Geschäftstransaktionen zu unterscheiden, sobald diese stattfinden. Beispiele für gängige Nebenbücher sind Debitorenbuchhaltung (Ihrem Unternehmen geschuldetes Geld), Verbindlichkeiten (Geld, das Ihr Unternehmen schuldet), Bargeld (liquide Vermögenswerte, die Ihr Unternehmen besitzt) und Inventar (Verkäufe oder Käufe, die sich auf Ihr Inventar auswirken). 

Hauptbuch vs. Hauptbuch

Im allgemeinen Journal führt ein Unternehmen Aufzeichnungen über einmalige, seltene Transaktionen, die nicht in anderen Buchhaltungsjournalen aufgeführt sind, wie z. B. Schecks oder Rechnungen. Weitere Beispiele für allgemeine Journaleinträge sind:

• Abschreibung
• Verkauf von Unternehmensvermögen
• Zinserträge und -aufwendungen

Transaktionen im allgemeinen Journal werden in einer chronologisch geordneten Liste erfasst. Diese Zahlen sind roh und unausgeglichen, bis sie zur Durchführung formaler Berechnungen in das Hauptbuch übertragen werden. 

Komponenten des Geschäftshauptbuchs

Ein Hauptbuch kategorisiert und fasst Transaktionen auf verschiedenen Konten zusammen. Zu den am häufigsten verwendeten Konten gehören:

• Vermögenswerte: Materielle oder immaterielle Güter, die Ihrem Unternehmen einen Mehrwert verleihen. Beispiele hierfür sind Bargeld, Eigentum, Marken und Patente. 
• Verbindlichkeiten: Aktuelle oder zukünftige Schulden, die Ihr Unternehmen gegenüber einem anderen Unternehmen, Lieferanten oder Mitarbeiter hat. Zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten gehören Posten wie Mitarbeitergehälter und Miete, während zu den zukünftigen Verbindlichkeiten Bankdarlehen oder Kreditlinien gehören. 
• Einnahmen: Geschäftseinkommen aus dem Verkauf von Produkten und Dienstleistungen. Weitere Einnahmequellen sind der Verkauf eines Vermögenswerts, Zinsen, Lizenzgebühren oder andere Gebühren, die Ihr Unternehmen von anderen Personen oder Unternehmen einnimmt. 
• Kosten: Geld, das das Unternehmen im Austausch für ein Produkt oder eine Dienstleistung zahlt. Beispiele für Ausgaben sind Miete, Nebenkosten, Versicherungen, Reisen und Mahlzeiten. 

So erstellen Sie ein Geschäftshauptbuch

Um ein ordnungsgemäßes Geschäftsbuch zu erstellen, müssen einige wichtige Schritte befolgt werden, die im Folgenden beschrieben werden. 

Erstellen Sie die Hauptbuchkonten

Jedes Konto sollte über eine eigene Seite verfügen, um Ihnen das Hinzufügen oder Löschen von Konten zu erleichtern. Erstellen Sie für jedes Konto eine Tabelle mit den folgenden Spaltenüberschriften:

• Datum
• Referenznummer
• Beschreibung 
• Soll oder Haben (ausgedrückt als positive oder negative Zahl)

Weisen Sie dann jedem Konto einen Wert zu. 

Übertragen Sie die Transaktionen aus dem Hauptbuch

Übertragen Sie die Finanztransaktionen aus dem Hauptbuch mit allen Einzelheiten auf die entsprechenden Konten im Hauptbuch. Diese Transaktionen werden in der Regel täglich erfasst, und wie bei Hauptbüchern gibt es für jeden Eintrag eine Gutschrift und eine Belastung. 

Nummerieren Sie die Transaktionen

Tragen Sie in der Spalte „Referenznummer“ die Nummer der Journaltransaktion auf dem Hauptbuchkonto ein. Alle wichtigen Transaktionsdaten im Konto sollten in ein Nebenbuch übertragen werden, z. B. Kreditorenbuchhaltung oder Debitorenbuchhaltung. Nebenbücher in jedem Konto liefern transaktionsspezifische Details zu den in den Kontobüchern dokumentierten Einträgen, z. B. ob diese durch Bargeld, Verbindlichkeiten oder Forderungen belastet oder gutgeschrieben werden. Sie können auch Informationen zu Transaktionsdaten, Beschreibungen sowie in Rechnung gestellten, bezahlten oder erhaltenen Beträgen enthalten. 

Verwenden Sie die folgende Gleichung, um sicherzustellen, dass Sie die Bücher richtig bilanzieren:

Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital(der Betrag, der nach Abzug der Verbindlichkeiten vom Vermögen verbleibt, sowie der Betrag, den der Eigentümer in das Unternehmen investiert hat)

Wenn die von Ihnen erfassten Vermögenswerte nicht dem Wert Ihrer Verbindlichkeiten plus Eigenkapital entsprechen, müssen Ihre Kontostände analysiert und korrigiert werden, um Ungenauigkeiten in Ihren Finanzberichten zu vermeiden. Jedes Konto im Hauptbuch hat entweder einen Soll- oder Habensaldo. Wenn diese alle addiert werden, sollte das Endergebnis Null sein, da sie sich gegenseitig ausgleichen sollen. 

Bei Einnahmeneingang wird das Bargeld abgebucht; Wenn eine Ausgabe bezahlt wird, wird Bargeld gutgeschrieben. Angenommen, Sie haben für Ihr Unternehmen Büromöbel für 1.000 US-Dollar gekauft und diese von Ihrem Girokonto abgebucht. Sie würden das Spesenkonto wie folgt belasten und das Girokonto gutschreiben:

[Soll] Ausgaben für Büromöbel 1.000 $

[Guthaben] Girokonto (1.000 $)

Warum Unternehmen ein Hauptbuch brauchen

Ein Hauptbuch ist ein wesentliches Buchhaltungsdokument, da es die Grundlage für Ihre Finanzberichte bildet, die auf den im Hauptbuch erfassten Daten basieren. Eine Auflistung der Ausgaben und Einnahmen an einem Ort erleichtert auch die Steuererklärung. 

Darüber hinaus werden Kreditgeber bei der Beantragung eines Geschäftskredits stets nach Finanzunterlagen fragen, um Ihr Kreditrisiko beurteilen zu können. Das Hauptbuch gibt Kreditgebern einen Überblick über Ihr Verhältnis von Schulden zu Eigenkapital und andere wichtige Kennzahlen. Für den Fall, dass Sie vom IRS geprüft werden, erleichtert Ihnen das Hauptbuch die Vorbereitung auf die Prüfung, da Sie Ihre Finanzunterlagen an einem Ort haben. 

Schließlich enthalten Hauptbücher mehr Informationen als Ihre Finanzberichte. Für den Fall, dass die Ausgaben steigen oder die Rentabilität unerwartet sinkt, können Sie mithilfe des Hauptbuchs und der Journalbuchungen Betrug, Buchhaltungsfehler oder andere Unstimmigkeiten aufdecken. 

Beispiel für ein Geschäftshauptbuch

Wenn Sie eine Transaktion aus dem Hauptbuch im Hauptbuch erfassen, besteht jeder Journaleintrag aus zwei Teilen: einer Belastung und einer Gutschrift. Etwaige Belastungsbeträge sollten auf der Sollseite (links) des jeweiligen Kontos aufgeführt werden, und Guthaben sollten auf der Habenseite (rechts) des jeweiligen Kontos erfasst werden, weshalb sie im Hauptbuch zweimal erscheinen. Hier ist ein kurzes Beispiel.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)