So erheben, melden und zahlen Sie staatliche Umsatzsteuern

ByDr. J. K. Hartmann

Wenn Ihr Unternehmen ein Produkt verkauft oder eine Dienstleistung erbringt, die steuerpflichtig ist, und Sie sich in einem Umsatzsteuerstaat befinden, müssen Sie einen Prozess zur Erhebung und Zahlung von Umsatzsteuern einrichten und regelmäßig Umsatzsteuererklärungen einreichen.

Wenn Ihr Unternehmen in Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire oder Oregon verkauft, wird keine Umsatzsteuer erhoben, sodass Sie sich über diesen Vorgang keine Gedanken machen müssen (zumindest für diese Bundesstaaten). Glück gehabt.

Wichtige Erkenntnisse

  • Da es in den Vereinigten Staaten mehr als 11.000 Steuerbehörden gibt, kann die Verfolgung und Erhebung der Umsatzsteuer eine Belastung sein.
  • Besonders schwierig ist die Erhebung der Umsatzsteuer für Online-Verkäufe.
  • Auch wenn es eine Herausforderung ist, Verkäufe von Kunden zu sammeln, gibt es einen klaren Prozess, dem man folgen muss.
  • Unternehmen können sich die mühsame Aufgabe der Erhebung der Umsatzsteuer ersparen und sich auf Dienste Dritter verlassen, die gegen eine Gebühr die Einhaltung der Umsatzsteuer gewährleisten.

Die Komplexität der Erhebung der Umsatzsteuer

Umsatzsteuern sind, ehrlich gesagt, ein Chaos. Es gibt viele Steuerbezirke, von denen jeder seinen eigenen Steuersatz und seine eigene Liste steuerpflichtiger Produkte und Dienstleistungen hat. Wenn Sie in verschiedenen Bundesstaaten steuerlich präsent sind (sogenannter „Steuernexus“), müssen Sie möglicherweise unterschiedliche Steuern für verschiedene Posten erheben. Und wenn Sie online verkaufen, ist es fast unmöglich herauszufinden, ob Sie von Kunden in vielen Bundesstaaten Umsatzsteuer einziehen müssen. 

Umsatzsteuer eintreiben, Schritt für Schritt

Um Ihnen dabei zu helfen, dieses Problem zu lösen, haben wir die Schritte zusammengestellt, die Sie befolgen müssen, um Umsatzsteuern für die von Ihnen verkauften Produkte oder Dienstleistungen zu erheben, zu melden und zu zahlen. Hier sind die wichtigsten Schritte im Prozess der Vorbereitung auf die Erhebung, Meldung und Zahlung von Umsatzsteuern:

  1. Beginnen Sie damit, zu bestimmen, ob Sie in einem bestimmten Staat Umsatzsteuern erheben müssen (die Frage des Steuerzusammenhangs). 
  2. Wenn Sie online verkaufen, müssen Sie auch prüfen, ob Sie für diese Online-Transaktionen in Ihrem Bundesstaat Umsatzsteuer erheben und zahlen müssen.
  3. Registrieren Sie sich bei der Steuerbehörde Ihres Staates. Wenn Sie in mehr als einem Bundesstaat verkaufen, müssen Sie sich in jedem Bundesstaat registrieren. Ihr Bundesstaat verfügt außerdem über Informationen darüber, welche Produkte und Dienstleistungen steuerpflichtig sind. 
  4. Bestimmen Sie den oder die Umsatzsteuersätze, die Sie berechnen müssen. Schätzungen zufolge gibt es in den USA 11.000 Steuererhebungsstellen, sodass die Ermittlung und Erhebung der Umsatzsteuer sehr komplex sein kann.
  5. Richten Sie Ihre Prozesse ein, um die Umsatzsteuer von Ihren Kunden zu erheben. Möglicherweise verkaufen Sie online, in einem Einzelhandelsgeschäft oder an externen Orten wie Flohmärkten und Veranstaltungen. 
  6. Erheben Sie Umsatzsteuern von Ihren Kunden.
  7. Sammeln Sie Ihre Aufzeichnungen für alle Ihre Verkäufe und Steuern über Ihr Geschäftsbuchhaltungssystem. 
  8. Senden Sie Berichte an Ihren Bundesstaat.
  9. Zahlen Sie die von Ihnen erhobenen Umsatzsteuern an Ihren Staat. 

Bestimmen Sie Ihren Bedarf zur Erhebung von Umsatzsteuern in einem oder mehreren Bundesstaaten

Ihre Anforderung als Unternehmen, Umsatzsteuern von Ihren Kunden zu erheben, hängt von diesen Faktoren ab: 

  • Wenn Sie in Ihrem Bundesstaat ein steuerpflichtiges Unternehmen (sogenanntes Steuernexus) sind 
  • Wenn die von Ihnen verkauften Produkte oder Dienstleistungen in diesem Staat steuerpflichtig sind
  • Wenn Sie online verkaufen, müssen Sie sich über die spezifischen Anforderungen für die Erhebung von Umsatzsteuern als Online-Verkäufer in jedem Bundesstaat informieren.

Staatliche Umsatzsteuerregistrierung

Nachdem Sie festgestellt haben, dass Sie in einem bestimmten Staat Umsatzsteuer erheben müssen, besuchen Sie die Website der Steuerbehörde Ihres Staates, um sich für Ihre Umsatzsteuergenehmigung zu registrieren. Mit der Genehmigung können Sie Umsatzsteuern auf steuerpflichtige Artikel erheben, melden und zahlen. Sie benötigen zunächst Ihre Bundesarbeitgeber-ID-Nummer und alle Informationen über Ihr Unternehmen und seine Eigentümer. In den meisten Bundesstaaten ist eine Online-Registrierung möglich. Halten Sie daher alle Informationen bereit, bevor Sie mit dem Prozess beginnen.

Notiz

Nur weil Sie Ihre Geschäfte von zu Hause aus erledigen, heißt das nicht, dass Sie von der Umsatzsteuer befreit sind. Wenn Sie ein Landschaftsbau-, Handwerks- oder Antiquitätengeschäft betreiben oder steuerpflichtige Dienstleistungen oder Produkte anbieten, müssen Sie Ihr Unternehmen möglicherweise in Ihrem Bundesstaat registrieren und mit der Erhebung von Umsatzsteuern beginnen.

Bestimmen Sie, welche Produkte oder Dienstleistungen steuerpflichtig sind

Nicht alle Produkte und Dienstleistungen sind in allen Bundesstaaten steuerpflichtig. Immer mehr Staaten fügen der Liste der steuerpflichtigen Artikel weitere Produkte und Dienstleistungen hinzu. Darüber hinaus versuchen Staaten zu bestimmen, was eine Dienstleistung und was ein Produkt ist. Wenn beispielsweise ein Wirtschaftsprüfer Unternehmenssteuern erhebt, handelt es sich dabei um eine Dienstleistung oder ein Produkt? Verschiedene Staaten beantworten diese Frage auf unterschiedliche Weise.

Notiz

Die Anforderungen an die Erhebung, Berichterstattung und Zahlung der Umsatzsteuer sind für alle Unternehmensarten gleich, auch für Unternehmen, die ihren Sitz in Eigenregie haben. Die Bundesstaaten unterscheiden sich darin, was steuerpflichtig ist und wie man ein Verkäuferzertifikat erhält. Hier ist eine Liste aller staatlichen Steuerbehörden.

Erhebung von Umsatzsteuern für Online-Verkäufe

Wenn Sie ein Online-Unternehmen haben, einschließlich eines Online-Auktionsunternehmens (z. B. ein Amazon- oder eBay-Verkäufer), fragen Sie sich möglicherweise, ob Sie für Online-Transaktionen Umsatzsteuer erheben müssen. Die einfache Antwort besteht aus zwei Teilen:

  • Sie müssen Umsatzsteuer erheben, wenn Sie online an Kunden verkaufen, die in Ihrem Bundesstaat ansässig sind. Das hat sich nicht geändert.
  • Ihr Bundesstaat verlangt möglicherweise auch, dass Sie Kunden außerhalb Ihres Bundesstaates Umsatzsteuer in Rechnung stellen (Online-Verkäufe).

Durch ein Urteil des Obersten Gerichtshofs wurde die individuelle Besteuerungsbefugnis für Online-Verkäufe an Kunden in ihren Bundesstaaten erteilt. Die Entscheidung,S. Dakota gegen Wayfairermöglichte es Staaten, von Internetverkäufern, die innerhalb des Staates eine „erhebliche Geschäftstätigkeit“ haben, die Erhebung von Umsatzsteuern und die Zahlung dieser Steuern an den Staat zu verlangen.

Viele der Bundesstaaten, die derzeit Online-Verkäufe besteuern, sehen eine Befreiung für Kleinverkäufer vor. Diese Befreiung erfordert in der Regel keine Umsatzsteuer für Unternehmen, die einen Jahresumsatz von weniger als 100.000 US-Dollar oder weniger als 200 Transaktionen pro Jahr erzielen.

Notiz

Das Sales Tax Institute verfügt über mehrere Leitfäden, aus denen hervorgeht, welche Staaten auf Internettransaktionen Umsatzsteuer erheben. Ein Leitfaden zeigt Staaten mit wirtschaftlichem Zusammenhang und der andere Leitfaden zeigt den Zusammenhang zwischen Fernverkäufern. Einige Staaten sind in beiden Diagrammen enthalten. Die Leitfäden werden regelmäßig aktualisiert.

Bestimmen Sie den zu erhebenden Umsatzsteuersatz

Der Umsatzsteuerprozess ist komplex, da es viele Orte (bundesstaatliche und lokale) gibt, die Umsatzsteuern erheben, jeder seinen eigenen Umsatzsteuersatz hat und unterschiedliche Methoden zur Steuerfestsetzung, ob Ursprungs- oder Bestimmungsort, hat. Einige Bundesstaaten basieren auf dem Herkunftsort (d. h. die Umsatzsteuer wird vom Standort des Verkäufers erhoben), andere Staaten basieren auf dem Bestimmungsort (die Umsatzsteuer wird vom Standort des Käufers erhoben). In einigen Bundesstaaten, beispielsweise in Kalifornien, gibt es sowohl Ursprungs- als auch Bestimmungsort-basierte Umsatzsteuerorte. 

Der Tarif variiert je nach Standort. Wenn Sie an mehreren Standorten verkaufen, müssen Sie für jeden Standort die korrekte Umsatzsteuer angeben. Wenn Sie beispielsweise Produkte in mehreren Städten oder Kreisen in Ihrem Bundesstaat verkaufen, muss von jedem Ort der richtige Betrag eingezogen werden. Dies wird komplex, wenn Ihre Produkte an vielen verschiedenen Orten verkauft werden. Wenn Sie in mehreren Bundesstaaten verkaufen, müssen Sie außerdem für jeden Standort in jedem Bundesstaat den richtigen Betrag programmieren.

Notiz

Wenn Ihnen das den Kopf verdreht, treten Sie dem Club bei. Wenn Sie Geschäfte an mehreren Standorten innerhalb und zwischen Bundesstaaten tätigen oder online verkaufen, möchten Sie möglicherweise einen Online-Umsatzsteuerdienst wie TaxJar oder Avalara nutzen. 

Erheben Sie Umsatzsteuern von Kunden

Nachdem Sie Ihre Umsatzsteuererlaubnis erhalten haben, können Sie mit der Erhebung der Umsatzsteuer von Ihren Kunden beginnen. Sie müssen den Steuerbetrag separat ausweisen, damit der Kunde die Höhe der Steuer sehen kann; Normalerweise stellt dies kein Problem dar, da die meisten Kassenbelege so programmiert sind, dass die Beträge angezeigt werden. Wenn Sie online verkaufen, wird auf Ihrer Seite „Warenkorb“ die Berechnung der Umsatzsteuer angezeigt. Sie müssen den Computer auf den oder die geltenden Umsatzsteuerbeträge programmieren oder die Dienste eines Online-Umsatzsteuerdienstes in Anspruch nehmen.

Informieren Sie sich über die Befreiungen von der Umsatzsteuer

In einigen Fällen sind die von Ihnen verkauften Produkte möglicherweise von der Umsatzsteuer befreit. Beispielsweise sind in manchen Bundesstaaten und Kommunen Lebensmittel und verschreibungspflichtige Medikamente möglicherweise von der Umsatzsteuer befreit. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Bundesstaat, wenn Sie glauben, dass Ihre Produkte möglicherweise davon ausgenommen sind.

Möglicherweise möchten Sie auch eine Umsatzsteuerbescheinigung erhalten, wenn Sie Produkte zum Weiterverkauf kaufen. Der Prozess zur Erlangung dieser Befreiungsbescheinigung und die Anforderungen sind von Staat zu Staat unterschiedlich. Sie gilt für zum Weiterverkauf gekaufte Produkte, Rohstoffe und in einigen Bundesstaaten für einige gemeinnützige Organisationen 

Wenn jemand bei Ihnen kaufen möchte und angibt, ein „Wiederverkäufer“ zu sein oder zum „Wiederverkauf“ zu kaufen, muss er Ihnen eine gültige Wiederverkäufergenehmigung vorlegen. Bewahren Sie unbedingt eine Kopie dieser Genehmigung auf, falls Sie von staatlichen Umsatzsteuerbeamten befragt werden.

Führen Sie Aufzeichnungen über die erhobenen Umsatzsteuern

Nachdem Sie die Umsatzsteuer eingezogen haben, müssen Sie Aufzeichnungen darüber führen, wie viel Sie eingezogen haben. Diese Beträge gehen in das Passivkonto „Umsatzsteuerverbindlichkeiten“ in Ihrem Buchhaltungssystem ein. Wenn Sie über ein Online-Buchhaltungssystem verfügen, können Sie Verkaufstransaktionen so einrichten, dass diese automatisch auf dieses Konto gebucht werden.

Melden Sie Umsatzsteuerinformationen an Ihren Staat

Zusätzlich zur Zahlung der von Ihnen geschuldeten staatlichen Umsatzsteuern müssen Sie auch regelmäßige Umsatzsteuerberichte beim Finanzministerium Ihres Bundesstaates einreichen. In den meisten Bundesstaaten haben Sie mittlerweile die Möglichkeit, Umsatzsteuern online zu zahlen und zu melden.

Notiz

Einige Staaten gewähren einen Rabatt für die Vorauszahlung der Umsatzsteuer. Dies ist auf jeden Fall etwas, das man nach Möglichkeit prüfen sollte.

Zahlen Sie Umsatzsteuern an Ihren Staat

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Bundesstaat, wann Sie die eingezogenen Umsatzsteuern zahlen müssen. Die Häufigkeit der Zahlung hängt vom Volumen Ihrer Verkäufe ab. In den meisten Bundesstaaten müssen Sie monatlich zahlen, wenn Sie ein hohes Umsatzvolumen haben, in fast allen Bundesstaaten jedoch mindestens vierteljährlich. Stellen Sie sicher, dass Sie pünktlich bezahlen, um Bußgelder und Strafen für verspätete Zahlungen zu vermeiden.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie erfasse ich einen Umsatzsteuereinzug?

Die Details hängen von Ihrem Buchhaltungssystem ab, aber im Allgemeinen wird die von Kunden erhobene Umsatzsteuer auf das Passivkonto „Umsatzsteuerverbindlichkeiten“ übertragen. Wenn Ihr Buchhaltungsprozess mit Ihrem Verkaufs- und Versandprozess verknüpft ist, werden diese Kontobuchungen möglicherweise automatisch vorgenommen, während Sie Verkäufe erfassen.

Wie fange ich an, Steuern zu erheben?

Der erste Schritt besteht darin, sich bei der staatlichen Steuerbehörde, in der Sie geschäftlich tätig sind (und allen anderen Bundesstaaten, in denen Sie geschäftlich tätig sind) zu registrieren und eine Umsatzsteuergenehmigung zu erhalten. Von dort aus können Sie die erhobene Umsatzsteuer verfolgen und diese regelmäßig an den Staat (oder die Staaten) abführen.