So erhalten Sie W-2- und 1099-Formulare

ByDr. J. K. Hartmann

Der Januar kann eine hektische Zeit für Arbeitgeber sein, die jährliche Lohn- und Steuerberichte für Arbeitnehmer einreichen müssen, einschließlich Arbeitnehmer, nicht angestellte Auftragnehmer und andere, die im Laufe des Jahres bezahlt werden. Es ist wichtig, die richtigen Formulare für diese Berichte zu erhalten. Sparen Sie sich also Stress, indem Sie Ihre jährlichen Lohnsteuerberichtsformulare im Voraus besorgen.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie W-2-Formulare für Mitarbeiter, 1099-NEC-Formulare für Nicht-Mitarbeiter und andere Arten von 1099-Formularen erhalten.

Wichtige Erkenntnisse

  • Jeder, den Ihr Unternehmen für seine Dienstleistungen bezahlt hat, muss einen Bericht erhalten, aus dem hervorgeht, wie viel er für das Jahr bezahlt hat.
  • Die am häufigsten benötigten Formulare sind W-2-Formulare für Mitarbeiter, 1099-NEC-Formulare für Nicht-Mitarbeiter und 1099-MISC-Formulare für andere Zahlungsarten.
  • Sie können diese Formulare direkt beim IRS oder in den meisten Online-Softwareprogrammen zur Unternehmenssteuervorbereitung erhalten.

Formulare für Zahlungsarten

Um Zahlungen an Mitarbeiter zu melden, müssen Sie ihnen Formular W-2 vorlegen, das jährliche Lohn- und Steuerformular, das sie zum Ausfüllen und Einreichen ihrer Einkommensteuererklärung benötigen. Alle nicht angestellten Zahlungsempfänger erhalten ein Formular 1099.

Es gibt verschiedene Arten von 1099-Formularen, die Sie möglicherweise jemandem geben müssen, darunter:

  • Formular 1099-MISC für verschiedene Zahlungsarten
  • Formular 1099-NEC für Zahlungen an Nicht-Mitarbeiter
  • Formular 1099-B für Tauscheinkommen
  • Formular 1099-K für Zahlungskarten- und Netzwerktransaktionen Dritter

Verwenden Sie das Formular 1099-NEC, um Zahlungen an Nichtangestellte, Anwälte (für Honorare) und andere Unternehmen zu melden.Verwenden Sie das Formular 1099-MISC, um Zahlungen an andere zu melden, einschließlich Lizenzgebühren, Mieten, Quellensteuerabzug und Preise/Auszeichnungen.

Notiz

Das IRS bestimmt anhand von drei Kategorien den Status eines Arbeitnehmers im Vergleich zum Status eines unabhängigen Auftragnehmers. Jeder Fall wird einzeln entschieden, aber im Allgemeinen gilt ein Arbeitnehmer als Angestellter, es sei denn, der Status eines unabhängigen Auftragnehmers kann nachgewiesen werden.

Wo man die Formulare W-2 und 1099 erhält

Große Geschäfte für Bürobedarf haben Pakete mit W-2-Formularen und 1099-Formularen. Sie sind möglicherweise in Ihrem örtlichen Geschäft erhältlich oder Sie können sie normalerweise online bestellen.

Ihre örtliche Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sollte diese Formulare ebenfalls haben.Wenn Sie keine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft haben, ist es möglicherweise an der Zeit, einen guten Wirtschaftsprüfer oder einen anderen Steuerberater zu finden, der Sie bei Ihren Unternehmenssteuern unterstützt. Ein Buchhalter kann Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsinformationen übernehmen und W-2-Formulare und 1099-Formulare für Sie einreichen. Darüber hinaus hilft er Ihnen beim Ausfüllen Ihrer Gewerbesteuererklärung.

Eine Lohnabrechnungssoftware oder ein Lohnabrechnungsdienst verfügt über alle Informationen zum Einreichen von W-2- und 1099-Formularen und kann diese für Sie online einreichen.

In einigen Versionen von finden Sie auch W-2- und 1099-Formulare Software zur Vorbereitung der Gewerbesteuer. Lesen Sie die Beschreibungen des Lieferumfangs, um sicherzustellen, dass Sie die Software zum Vorbereiten dieser Formulare verwenden können.

Sie können diese Steuerformulare auch direkt beim IRS bestellen.Weitere Informationen finden Sie auf der Bestellseite für Online-Formulare. Aktuelle Formulare sind in der Regel ab dem 1. Dezember verfügbar.

Wo Sie keine W-2-Formulare und 1099-Formulare erhalten können

Sie können keine W-2-Formulare oder 1099-MISC-Formulare aus dem Internet herunterladen. Kopie A dieser Formulare ist eine bestimmte rote Tinte, die nicht dupliziert werden kann.

Wann und wo W-2- und 1099-Formulare einzureichen sind

Die Frist für die Aushändigung der W-2-Formulare an Arbeitnehmer und der 1099-NEC-Formulare an Nicht-Angestellte endet am 31. Januar des Jahres, das auf das Steuerjahr folgt. Dies ist auch das Datum, an dem die Formulare eingereicht werden müssen.

W-2-Formulare müssen bei der Social Security Administration (SSA) eingereicht werden und alle Arten von 1099-Formularen müssen beim IRS eingereicht werden.

Online-Einreichung der W-2- und 1099-Formulare

Sie können W-2-Formulare online direkt bei der Sozialversicherungsbehörde über deren Business Services Online-Portal einreichen. 

Sie können 1099-Formulare und andere 1099-Formulare online beim IRS über das Online-System Filing Information Returns Electronically (FIRE) einreichen. Um dieses System nutzen zu können, müssen Sie in der Lage sein, eine Datei im richtigen Format zu erstellen; Sie können keine gescannte oder PDF-Kopie verwenden. Wenn Sie pro Jahr 250 oder mehr Informationen einer Art einreichen, müssen Sie diese Formulare online über das FIRE-System einreichen.

Überprüfen Sie das Jahr auf den Formularen, bevor Sie sie einreichen

W-2-Formulare und 1099-Formulare enthalten ein Jahresdatum. Die Jahreszahl ist auf den Formularen in schwarzer Schrift angegeben. Die IRS-Anweisungen für alle diese Formulare gelten ebenfalls für ein bestimmtes Jahr. Suchen Sie nach dem Formular und den Anweisungen für das Steuerjahr, das Sie melden, und nicht für das Jahr, in dem Sie das Formular ausfüllen. Verwenden Sie ein Formular für 2021, wenn Sie Zahlungen für 2021 melden.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie fülle ich W-2-Formulare aus?

Bevor Sie die W-2-Formulare ausfüllen, benötigen Sie die Gesamtbeträge der Mitarbeitergehälter, der Sozialversicherung und der Medicare-Löhne. Sie müssen außerdem über Gesamtbeträge für die Einbehaltung von Bundes- und Landeseinkommenssteuern, FICA-Steuern (für Sozialversicherung und Medicare) und alle anderen Abzüge verfügen, die sich auf die Steuern eines Mitarbeiters auswirken. Füllen Sie alle Abschnitte des Formulars mit diesen Informationen aus.

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater nach etwaigen Änderungen der Mitarbeitervergütung aufgrund von COVID-bezogenen Leistungen, einschließlich Zahlungen für Krankheits- und Familienurlaub, die Sie möglicherweise vorgenommen haben. Überprüfen Sie noch einmal alle Änderungen der Landesgesetze, die sich auf die staatliche Einkommenssteuer eines Mitarbeiters auswirken könnten.

Wo kann ich 1099-Formulare an das IRS senden?

Wo Sie 1099-Formulare an das IRS senden, hängt vom Bundesstaat ab, in dem sich Ihr Unternehmen befindet. Die spezifischen Postanschriften für jeden Staat finden Sie auf Seite 7 der Allgemeinen Anweisungen für die Rückgabe bestimmter Informationen. Sie können auch bestimmte vom IRS genehmigte private Lieferdienste nutzen.

Kopie A der W-2-Formulare muss per Post an die SSA geschickt werden; Die restlichen Kopien verbleiben beim Arbeitgeber oder werden den Arbeitnehmern ausgehändigt. Dieser Artikel der SSA zu Papierformularen W-2 und Anweisungen enthält die Postanschriften für normale und zertifizierte Post sowie für private Zustelldienste.

Wo reichen Sie verspätete 1099-Formulare ein?

Reichen Sie verspätete 1099-Formulare an der gleichen Stelle ein, als würden Sie nicht verspätet einreichen. Das heißt, Sie reichen die Steuererklärung online über das IRS Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) oder in Papierform beim IRS unter Verwendung der Adresse des Staates ein, in dem sich Ihr Unternehmen befindet.

Die beste Strategie besteht darin, verspätete Formulare so schnell wie möglich einzureichen, um Zinsen und Strafen zu vermeiden. Möglicherweise können Sie vom IRS mithilfe des Formulars 8809 eine Verlängerung der Postanschrift auf dem Formular erhalten.