So erhalten Sie Ihre Krankenakten

Ihre Kranken- oder Gesundheitsakten sind ein wichtiger Teil Ihrer Pflege. Nach Bundesrecht haben Sie das Recht, auf die Informationen in diesen Aufzeichnungen zuzugreifen und bei Bedarf Aktualisierungen oder Korrekturen vorzunehmen. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Unterlagen anfordern können, wie viel sie kosten, wie Sie Fehler korrigieren und vieles mehr.

Welche Informationen enthält eine Krankenakte?

Eine Krankenakte ist ein schriftlicher Bericht über den Gesundheitszustand einer Person. Heutzutage werden die meisten Krankenakten elektronisch geführt und weitergegeben, obwohl einige Anbieter auch Papierakten führen.

Ihre Krankenakten können Folgendes umfassen:

• Informationen zu Ihrer Vergangenheit, Familiengeschichte und Sozialgeschichte
• Aufzeichnungen über Diagnosen, einschließlich vorläufiger Diagnosen
• Verschriebene Medikamente und Behandlungen
• Ergebnisse von Labor- und Bildgebungstests
• Diagnostische Verfahren wie Elektrokardiogramm (EKG) oder Koloskopie
• Impfunterlagen
• Beobachtungen des Gesundheitsdienstleisters
• Krankenhauseinweisungen, einschließlich Einverständniserklärungen und Entlassungszusammenfassung
• Versicherungsanfragen und Antworten
• Abrechnungsdaten
• Genehmigungen wie ärztliche Vollmachten und Organspenden
• Von anderen Gesundheitsdienstleistern geteilte Aufzeichnungen

Schritte zum Zugriff auf Ihre Krankenakten

Viele Arztpraxen bieten Online-Patientenportale an, über die Sie auf Ihre Krankenakten zugreifen können. Auf diesen sicheren Websites können Sie auch Termine buchen oder Ihrem Anbieter eine Nachricht senden.

Wenn Ihr Anbieter kein Online-Portal hat, fordern Sie Aufzeichnungen per Telefon oder E-Mail an. Bei den meisten Anbietern gibt es Formulare, die Sie ausfüllen müssen.

Wenn das Büro kein Formular hat, können Sie einen schriftlichen Antrag stellen und Folgendes angeben:

• Ihr vollständiger Name
• Sozialversicherungsnummer
• Geburtsdatum
• Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Die Liste der angeforderten Datensätze
• Die Termine des Gottesdienstes
• Zustellmöglichkeiten (Fax, Post, E-Mail, persönlich)
• Unterschrift
• Eine Kopie Ihres Personalausweises

Nachdem Sie Unterlagen angefordert haben, kann es zu einer Wartezeit kommen. Landesgesetze erfordern in der Regel eine Lieferung innerhalb von 30 bis 60 Tagen.

Bewahren Sie eine Kopie Ihrer ursprünglichen Anfrage auf. Wenn Sie die Dokumente auch nach mehreren Versuchen nicht erhalten, wenden Sie sich an das Gesundheitsministerium Ihres Bundesstaates.

Wer hat Zugriff auf Ihre Krankenakten?

Gemäß dem Health Insurance Portability and Accounting Act (HIPAA) von 1996 haben Sie das Recht, Kopien der meisten Ihrer Krankenakten zu erhalten, unabhängig davon, ob diese elektronisch oder auf Papier vorliegen.

HIPAA-Vorschriften schützen Ihre Privatsphäre, können jedoch komplex sein und die Anbieter manchmal verwirren. Dies kann es schwierig machen, an Ihre Unterlagen zu gelangen, selbst wenn Sie ein Recht darauf haben.

Laut HIPAA haben Sie das Recht, medizinische Unterlagen anzufordern, wenn:

• Sie sind der Patient oder der Elternteil oder Erziehungsberechtigte des Patienten, dessen Unterlagen angefordert werden.
• Sie sind ein Betreuer oder Anwalt, der die schriftliche Genehmigung des Patienten eingeholt hat.

Viele Menschen gehen davon aus, dass nur sie selbst oder ihre Beauftragten Kopien ihrer Krankenakten erhalten können. Nach Bundesgesetz können auch andere das Recht haben.

Dabei handelt es sich nicht nur um Ihren Hausarzt, sondern auch um Dritte, denen Sie möglicherweise unwissentlich Zugang gewährt haben. Dazu können andere Ärzte, Versicherungsgesellschaften, Krankenhäuser, Labore, Pflegeheime, Rehabilitationszentren und Abrechnungsanbieter gehören.

Manche Menschen verlangen auch, dass ihre Daten an mobile Apps weitergegeben werden (z. B. solche, die Ihre Herzkrankheit oder Ihren Diabetes überwachen). Gemäß HIPAA haben Sie das Recht, die Anfrage zu stellen, aber Ihr Anbieter ist nicht dafür verantwortlich, wie die mobile App die Informationen nutzt oder sichert.

Welche Platten können Sie bekommen?

Grundsätzlich haben Sie das Recht, Ihre Krankenakten vollständig einzusehen und eine Kopie davon zu erhalten. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie einen Anbieter bezahlt haben oder nicht. Nach Bundesgesetz muss Ihr Anbieter Ihnen auch dann Zugriff auf Ihre Unterlagen gewähren, wenn Sie eine unbezahlte Rechnung haben.

Allerdings gibt es Einschränkungen, wie weit Sie in Ihrer Geschichte zurückgehen können. Obwohl die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten unterschiedlich sind, sind die meisten Anbieter in den Vereinigten Staaten (einschließlich Ärzte, Krankenhäuser und Labore) verpflichtet, Krankenakten von Erwachsenen sieben Jahre lang aufzubewahren.

Im Gegensatz dazu müssen die Krankenakten von Kindern bis zur Volljährigkeit (18 Jahre in einigen Staaten und 21 Jahre in anderen) aufbewahrt werden. Es gibt sogar einige Bundesstaaten, die von Praktikern verlangen, dass sie ihre Aufzeichnungen noch mehrere Jahre über die Volljährigkeit hinaus führen.

Wenn Sie einen bestimmten Labortest oder eine Krankenhausakte benötigen, ist es oft am besten, diese direkt bei der Einrichtung anzufordern. Diese Aufzeichnungen sind in der Regel vollständiger und werden länger aufbewahrt als diejenigen in Privatpraxen.

Warum Ihr Anbieter möglicherweise einige Datensätze ablehnt

Es gibt Datensätze, auf die Ihnen möglicherweise der Zugriff verweigert wird. Hierbei handelt es sich hauptsächlich um Aufzeichnungen über psychische Gesundheit, die eher als „Eindrücke“ denn als Diagnosen betrachtet werden. Ihre Offenlegung kann der Beziehung zwischen Arzt und Patient schaden, wenn sie falsch interpretiert oder aus dem Zusammenhang gerissen wird.

Dennoch kann ein Anbieter den Zugriff nicht verweigern, da dies Ihre Gefühle verletzen könnte. Sie kann nur verweigert werden, wenn die Informationen dazu führen könnten, dass Sie sich selbst oder andere verletzen. Die Ablehnung muss Ihnen schriftlich mitgeteilt werden.

Nach Bundesrecht kann Ihnen auch der Zugang zu medizinischen Informationen verweigert werden, die für die Verwendung in einem Gerichtsverfahren zusammengestellt wurden.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihnen der Zugang zu Krankenakten zu Unrecht verweigert wurde, reichen Sie eine Beschwerde beim Office of Civil Rights (OCR) des Ministeriums für Gesundheit und menschliche Dienste ein.

Wenn das OCR Ihrer Beschwerde zustimmt, wird es den Anbieter anweisen, die Informationen freizugeben. Es kann sogar einen Vergleich erzwingen, wenn tatsächlich ein Schaden entstanden ist. Die Beschwerde muss innerhalb von 180 Tagen nach dem Verstoß eingereicht werden.

Sie können auch eine Beschwerde einreichen, wenn Ihre ärztliche Schweigepflicht verletzt wurde.

Kosten die Aufzeichnungen etwas?

Der Bezug Ihrer Unterlagen über ein Online-Patientenportal ist in der Regel kostenlos. Einige Anbieter berechnen möglicherweise eine Gebühr, wenn Sie die Lieferung auf Papier oder einem elektronischen Medium (z. B. einem USB-Laufwerk) wünschen, der Preis muss jedoch angemessen sein.

Beispielsweise kann ein Anbieter keine überhöhte Gebühr verlangen, um Geld zurückzuerhalten, das Sie ihm nicht gezahlt haben. Wenn eine Rechnung unbezahlt ist, müssen sie diese separat begleichen, indem sie entweder eine Klage einreichen oder ein Inkassobüro beauftragen.

Wenn Sie Ihre Gesundheitsakte anfordern, fragen Sie unbedingt nach, wie viel sie kosten wird und ob es günstigere Optionen gibt.

Was passiert, wenn mein Arzt nicht mehr praktiziert?

Wenn Ihr Gesundheitsdienstleister in den Ruhestand geht oder die Praxis schließt, müssen Ihre Krankenakten weiterhin gesetzlich aufbewahrt werden, auch wenn der Leistungserbringer verstorben ist oder die Praxis aufgelöst hat.

Wenn ein Anbieter eine Gemeinschaftspraxis verlassen hat, die Praxis jedoch weiterhin besteht, müssen Ihre Unterlagen von den verbleibenden Mitgliedern gepflegt werden.

Bei einem Verkauf der Praxis muss die neue Praxis vor der Aktenübertragung Ihr schriftliches Einverständnis einholen.

Es kann schwierig sein, Ihre Unterlagen zu finden, wenn das Büro eines Anbieters schließt, ohne Details weiterzuleiten. In solchen Fällen können Sie mehrere Dinge tun:

• Wenden Sie sich an Ihre staatliche oder örtliche medizinische Gesellschaft: Viele dieser Organisationen erfordern eine jährliche Registrierung und verfügen wahrscheinlich über die neuesten Kontaktinformationen.
• Sprechen Sie mit Ihrer Krankenkasse: Wenn der Gesundheitsdienstleister noch ein zugelassener Anbieter ist, verfügt Ihr Versicherer über die Kontaktdaten.
• Wenden Sie sich an jedes Krankenhaus, in dem Ihr Arzt die Visite gemacht hat: Gesundheitsdienstleister durchlaufen ein formelles Verfahren, um Krankenhausprivilegien zu erhalten. Die Personalabteilungen verfügen in der Regel über Einzelheiten in den Akten.

Rekonstruieren Sie Ihre Akte bei Bedarf, indem Sie sich an Labore, Krankenhäuser oder Spezialisten wenden, mit denen Sie zusammenarbeiten. Auch Ihr bisheriger und aktueller Krankenversicherer kann Ihnen Einzelheiten zu den für Sie geltend gemachten Ansprüchen mitteilen.

So korrigieren Sie Fehler

Sobald Sie eine Kopie Ihrer Krankenakten erhalten haben, prüfen Sie diese sorgfältig. Wenn Sie Fehler oder Auslassungen feststellen, möchten Sie diese korrigieren lassen, um sicherzustellen, dass sie Ihre zukünftige Pflege nicht gefährden.

Die meisten Anbieter sind bereit, sachliche Fehler zu korrigieren oder fehlende Berichte aufzuspüren.

Andererseits sind sie nicht verpflichtet, einen Datensatz zu ändern, weil Sie mit ihnen nicht einverstanden sind oder bestimmte Fakten lieber weggelassen haben möchten. Beispiele hierfür sind die Diagnose Alkohol oder HIV. Diese zu kürzen ist nicht nur unethisch, sondern kann auch rechtliche Schritte für den Anbieter nach sich ziehen.

Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass die Ablehnung ungerecht ist oder Sie in Gefahr bringt, reichen Sie beim OCR eine Beschwerde ein, in der Sie den Streit beschreiben. Sie können entscheiden, ob die Korrektur gerechtfertigt ist.