Sowohl kleine als auch große Unternehmen müssen die Kosten für Reisen, Verpflegung und andere Ausgaben der Mitarbeiter minimieren, um die Finanzen des Unternehmens unter Kontrolle zu halten. Und als Geschäftsinhaber tragen Sie viele Aufgaben, daher ist es nicht immer einfach, die besten Richtlinien für die ordnungsgemäße Verwendung von Firmenkreditkarten durch Mitarbeiter zu kennen. Wenn Sie den Wunsch und die Notwendigkeit haben, eine wirksame Mitarbeiter-Kreditkartenrichtlinie zu erstellen, aber keine Anleitung dazu haben, lesen Sie weiter.
Inhaltsverzeichnis
Wichtige Erkenntnisse
- Eine der besten Möglichkeiten, unnötige Ausgaben für Mitarbeiter zu reduzieren, ist die Erstellung von Kreditkartenrichtlinien für Mitarbeiter.
- Sie müssen die Limits für Kreditausgaben, Aktivitäten, die als Nutzungsverstöße gelten, und die Folgen einer unsachgemäßen Verwendung der Karte mitteilen.
- Am Ende jedes Monats sollten die Mitarbeiter einen detaillierten Bericht über alle Gebühren, Belege und geltenden Buchhaltungscodes einreichen.
- Die Einführung von Kreditkartenrichtlinien für Mitarbeiter kann Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei helfen, erfolgreich zu sein.
Definieren Sie die Kreditkartenpflichten der Mitarbeiter
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Kreditkarten ausstellen, müssen Sie Regeln implementieren, die regeln, wie Ihre Mitarbeiter die Kreditkarte verwenden können. Sie sind für die Einhaltung dieser Regeln und die sichere Aufbewahrung der Karte verantwortlich.
Die Kreditkartenrichtlinien für Mitarbeiter können Folgendes umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:
- Wer kann die Karte nutzen?
- Ausgabenlimits pro Karte
- Genehmigte Ausgaben, die der Karte belastet werden können
- Konsequenzen bei unsachgemäßer Verwendung der Karte
Notiz
Die Mitarbeiter sollten für die Sicherheit der Karte sowie die Vertraulichkeit aller unternehmensbezogenen Informationen verantwortlich gemacht werden.
Sie müssen Ausgabenlimits, Aktivitäten, die als Verstöße gelten, und die Folgen einer unsachgemäßen Verwendung der Karte mitteilen. Die Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Karte an einem sicheren Ort aufbewahrt wird, dass das Kartenkonto frei von betrügerischen Aktivitäten ist und dass die Kartennummer geheim gehalten wird.Möglicherweise möchten Sie auch angeben, dass die Geschäftskreditkarte nur vom Mitarbeiter und nicht von einer anderen Person verwendet werden darf.
Geben Sie die Ausgabengrenzen an
Sie müssen Regeln und Richtlinien festlegen, die Aktivitäten oder Transaktionen vorschreiben, bei denen die Kreditkarte verwendet werden soll und wie viel für die Karte ausgegeben werden kann.
In den meisten Fällen sollten sich die Ausgaben auf den Bedarf bestimmter Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben oder Reisen beschränken. Jede Abteilung kann ihre eigenen Ausgabenlimits haben, diese sollten addiert und mit dem Gesamtausgabenbudget der Abteilung synchronisiert werden. Beispielsweise könnten Sie die Ausgaben jeder Karte auf nicht mehr als 3.000 US-Dollar begrenzen. Wenn jedoch eine Erhöhung erforderlich ist, kann ein Mitarbeiter dies beim Finanzvorstand (falls vorhanden) oder bei Ihnen beantragen.
Jeder Mitarbeiter sollte diese Grenze nicht überschreiten, und wenn doch, sollte er alle darüber hinausgehenden Gebühren tragen. Schließlich sollten die Kreditkarten des Unternehmens niemals für Bargeldvorschüsse verwendet werden.
Notiz
Es ist ratsam, jeden Mitarbeiter bei der Ausstellung der Firmenkreditkarte über die Ausgabengrenzen zu informieren.
Fordern Sie einen regelmäßigen Nutzungsbericht an
Sie benötigen einen Prozess, um die Mitarbeiter für die Kreditkartennutzung des Unternehmens verantwortlich zu machen. Am Ende jedes Monats sollten die Mitarbeiter einen detaillierten Bericht über alle Gebühren, Belege und geltenden Buchhaltungscodes einreichen. Jeder Mitarbeiter sollte sicherstellen, dass er die Ausgabenbelege der monatlichen Abrechnung beifügt, bevor er sie dem Unternehmen zu Überprüfungszwecken vorlegt.
Alle diese Nutzungsberichte müssen rechtzeitig erstellt werden, um verspätete Kartenzahlungen zu vermeiden. Dadurch können Sie Ihre monatlichen Ausgaben einfacher überwachen und die Rechnungsprüfung wird einfacher.
Machen Sie deutlich, dass Karten nicht für individuelle Ausgaben gedacht sind
Es kann ratsam sein, bei der Verwendung der Mitarbeiterkreditkarte sehr streng zu sein und deutlich zu machen, dass niemand sie für persönliche Ausgaben verwenden darf. Die Definition des persönlichen Verbrauchs ist in diesem Fall eine Ausgabe, die nicht mit dem Betrieb des Unternehmens in Zusammenhang steht. Für jeden Mitarbeiter, der die Karte für private Ausgaben nutzt, sollte das Unternehmen konkrete Konsequenzen haben.
Notiz
Käufe und Belastungen mit Kreditkarten von Mitarbeitern sollten auf geschäftsbezogene Aktivitäten, wie Kundenmahlzeiten oder Geschäftslieferungen, beschränkt werden.
Überprüfen Sie die Kreditkartennutzung Ihrer Mitarbeiter
Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiterkreditkarten ausgibt, sollten Sie jeden Monat eine Überprüfung der Kartennutzung jedes Mitarbeiters durchführen. Sie können auch den Vorgesetzten des Mitarbeiters einbeziehen und benötigen auf jeden Fall jemanden aus der Buchhaltung. Der Vorgesetzte des Arbeitnehmers sollte sicherstellen, dass die Karte nur für den Zweck verwendet wird, für den sie bestimmt ist. Darüber hinaus sollte die Buchhaltung prüfen, ob alle vom Mitarbeiter vorgelegten Belege und sonstigen Ausgabenbelege echt sind.
Notiz
Sie benötigen außerdem eine Richtlinie zum Umgang mit strittigen Kreditkartengebühren sowie einen Prozess zum Umgang mit der Stornierung von Karten gekündigter Mitarbeiter.
Jedes Unternehmen, das Firmen- und Mitarbeiterkreditkarten verwendet, sollte über eine klare, wirksame und detaillierte Richtlinie für Mitarbeiterkreditkarten verfügen, um einem Missbrauch der Karten vorzubeugen. Es kann Probleme oder Missverständnisse vermeiden und Engpässe verhindern, wenn ein Mitarbeiter berufsbedingte Ausgaben tätigen muss und keine andere Zahlungsmethode hat.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Was ist eine Kreditkartenrichtlinie?
Eine Kreditkartenrichtlinie ist Teil der Finanz- und Buchhaltungsrichtlinien Ihres Unternehmens. Darin wird dargelegt, wie eine Firmenkreditkarte genutzt werden kann, welche Kosten damit belastet werden können und wie viel dafür ausgegeben werden kann. Es kann auch angegeben werden, welche Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte besitzen können.
Wie funktioniert eine Mitarbeiterkreditkarte?
Mitarbeiterkreditkarten ermöglichen es Mitarbeitern, berufsbezogene Einkäufe über eine Kreditkarte zu tätigen, die mit einem Geschäftskonto verknüpft ist. Diese Mitarbeiter sind autorisierte Benutzer der Karte, sodass sie die Transaktionen einsehen und etwaige Probleme lösen können. Auf jeder Karte steht der Name des Mitarbeiters. Eine neue Karte für einen Mitarbeiter erhalten Sie in der Regel kostenlos bei Ihrem Kartenaussteller.
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