So bezahlen Sie einen unabhängigen Auftragnehmer

ByDr. J. K. Hartmann

Die Bezahlung eines unabhängigen Auftragnehmers unterscheidet sich von der Bezahlung eines Angestellten. Erfahren Sie die Unterschiede zu Zahlungen, Verträgen und Steuern und mehr für Vertragsarbeiter, die Sie für Ihr Unternehmen einstellen.

Wichtige Erkenntnisse

  • Ein unabhängiger Auftragnehmer ist ein Arbeitnehmer oder Dienstleister, der nicht bei einem Unternehmen angestellt ist, sondern seine Leistungen auf vertraglicher Basis erbringt.
  • Das IRS hat klare Regeln zur Klassifizierung unabhängiger Auftragnehmer und Arbeitnehmer, die Arbeitgeber kennen sollten.
  • Unabhängige Auftragnehmer sind für die Zahlung ihrer eigenen Lohnsteuern (Sozialversicherung und Medicare sowie Einkommenssteuer) verantwortlich.
  • Personalvermittler müssen Zahlungen über 600 US-Dollar sowohl dem IRS als auch dem Auftragnehmer melden.

Was ist ein unabhängiger Auftragnehmer?

Ein unabhängiger Auftragnehmer ist ein unabhängiger Geschäftsinhaber, der auf Vertragsbasis für ein Unternehmen arbeitet. Zu den unabhängigen Auftragnehmern zählen Personen, die Dienstleistungen für die breite Öffentlichkeit anbieten.

Als allgemeine Regel gilt, dass jemand ein unabhängiger Auftragnehmer ist, wenn der Zahler dieser Person nur das Recht hat, das Ergebnis der geleisteten Arbeit zu kontrollieren und zu bestimmen, nicht aber die Art und Weise, wie diese ausgeführt wird. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise einen unabhängigen Auftragnehmer mit der Installation eines neuen drahtlosen Netzwerks an Ihrem Standort beauftragt, können Sie ihm nicht sagen, wie die Installation durchzuführen ist.

Notiz

Unabhängige Auftragnehmer gelten als Selbstständige und müssen auf ihre Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit eine Selbstständigkeitssteuer (Sozialversicherungs-/Medicare-Steuer) zahlen.

Das IRS verfügt über mehrere Möglichkeiten, einen Arbeitnehmer als unabhängigen Auftragnehmer oder Angestellten zu unterscheiden, basierend auf dem Ausmaß der Kontrolle über die Arbeit und die Zeit des Arbeitnehmers. Die Art der geleisteten Arbeit hat auch Einfluss darauf, ob es sich bei dem Arbeitnehmer um einen Angestellten oder einen unabhängigen Auftragnehmer handelt; Beispielsweise könnte ein Verkäufer beides sein. Das IRS untersucht die allgemeinen Kategorien Verhaltenskontrolle, Finanzkontrolle und die Art der Beziehung.

In einigen Staaten gibt es zusätzliche, detailliertere Tests zur Bestimmung des Status eines unabhängigen Auftragnehmers. In Kalifornien gibt es beispielsweise einen ABC-Test, der besagt, dass der Arbeitnehmer nur dann ein unabhängiger Auftragnehmer ist, wenn alle drei dieser Bedingungen erfüllt sind:

  1. Der Arbeitnehmer ist im Zusammenhang mit der Ausführung der Arbeit frei von der Kontrolle und Weisung des Entleihers, sowohl im Rahmen des Vertrags über die Ausführung der Arbeit als auch tatsächlich.
  2. Der Arbeitnehmer führt Arbeiten aus, die außerhalb des üblichen Geschäftsablaufs des einstellenden Unternehmens liegen.
  3. Der Arbeitnehmer übt in der Regel ein selbstständig ausgeübtes Gewerbe, einen Beruf oder eine Tätigkeit aus, die der Art der geleisteten Arbeit entspricht.

Notiz

Bundes- und Landesvorschriften gehen davon aus, dass es sich bei einem Arbeitnehmer um einen Arbeitnehmer handelt, sofern nicht das Gegenteil bewiesen wird. Die Aufsichtsbehörden prüfen Fälle und treffen Entscheidungen von Fall zu Fall.

Bevor Sie Ihren ersten unabhängigen Auftragnehmer beauftragen

Bevor Sie mit der Bezahlung eines unabhängigen Auftragnehmers beginnen, benötigen Sie mehrere Dokumente:

  • Für die meisten Unternehmen ist eine Arbeitgeber-ID-Nummer (EIN) erforderlich, die der Sozialversicherungsnummer eines Unternehmens ähnelt, auch wenn Sie keine Mitarbeiter haben. Sie können eine EIN-Nummer online beim IRS beantragen und erhalten.
  • Ein vom Arbeitnehmer unterzeichnetes W-9-Formular (Antrag auf Steueridentifikationsnummer und -bescheinigung). Dieses Formular identifiziert den Auftragnehmer (mit einer Steueridentifikationsnummer) und enthält weitere Informationen, die für den Abschluss der Zahlungen und deren Übermittlung an das IRS erforderlich sind.
  • Eine Bewerbung oder ein Lebenslauf/Lebenslauf des potenziellen Auftragnehmers und
  • Ein schriftlicher Vertrag, der die Zahlungsbedingungen enthält.

Für Projekte benötigen Sie möglicherweise einen schriftlichen Vorschlag, in dem die auszuführenden Arbeiten dargelegt werden.

Möglichkeiten zur Bezahlung eines unabhängigen Auftragnehmers

Abhängig von der zwischen Ihrem Unternehmen und dem Auftragnehmer getroffenen Vereinbarung erhält ein unabhängiger Auftragnehmer eine Vergütung auf eine von mehreren Arten:

  • Stündlich: Einige Auftragnehmer werden auf Stundenbasis bezahlt. Beispielsweise könnte ein Computerprogrammierer für die Stunden bezahlt werden, die er an Programmieraufgaben arbeitet.
  • Durch den Job: Die andere Zahlungsalternative besteht darin, für die geleistete Arbeit oder für die geleistete Arbeit zu bezahlen. Beispielsweise könnte ein Reinigungsdienst einen festen Betrag für die Reinigung Ihres Büros erhalten.

Notiz

Ein mündlicher Vertrag ist genauso gültig wie ein schriftlicher Vertrag, aber es ist immer besser, die Einzelheiten der Bezahlung schriftlich festzuhalten, um Missverständnisse und Schwierigkeiten bei der Beweisführung in einem Gerichtsverfahren zu vermeiden.

Landesgesetze legen fest, wann ein Vertrag schriftlich erfolgen muss. Eine Anforderung, die für Sie gelten könnte, ist, dass ein Vertrag, der sich über ein Jahr erstreckt, schriftlich und nicht mündlich abgeschlossen werden muss.

Zusätzliche Bedingungen zum Hinzufügen zu einer Zahlungsvereinbarung

Neben der Beschreibung der Art und Höhe des Entgelts sollten in einer Zahlungsvereinbarung oder einem schriftlichen Vertrag für einen unabhängigen Auftragnehmer einige weitere wichtige Bedingungen enthalten sein.

  • Welche Zahlungsart (Gebühr oder stündlich)?
  • Wie oft ist die Zahlung fällig? 
  • Wie hoch ist der Betrag?
  • Gibt es einen Mindestbetrag? Gibt es Zeiten, in denen Nachzahlungen erforderlich sind?
  • Was sind die „Messwerte“ oder Meilensteine ​​für die Zahlung? Beispielsweise enthält eine Vergütungsvereinbarung „nach Job“ häufig spezifische Fristen für Teile des Projekts. Bei Einhaltung der Frist wird ein bestimmter Lohnbetrag freigegeben. 
  • Welche Berichte sind wann fällig?
  • Sind Subunternehmer erlaubt (Personen, die für den Auftragnehmer arbeiten)?
  • Was passiert, wenn die Arbeit nicht rechtzeitig erledigt wird? 
  • Was passiert, wenn Zahlungen nicht rechtzeitig erfolgen? 
  • Was ist, wenn die Arbeit nicht akzeptabel ist?

Diese Zahlungsbedingungen sind ebenso wichtig wie die Höhe der Zahlung und sollten vor Arbeitsbeginn festgelegt werden. 

Einbehaltung und Abzüge des Auftragnehmerlohns

In den meisten Fällen müssen Sie bei Zahlungen an einen unabhängigen Auftragnehmer keine Sozialversicherungs-/Medicare-Steuer (sog. SECA-Steuer) oder Bundes- oder Landeseinkommenssteuer einbehalten. Der Auftragnehmer ist für die Zahlung seiner eigenen Einkommenssteuer und Selbstständigkeitssteuer verantwortlich.

Quellensteuer gemäß den Bestimmungen zur Quellensicherung

Wie oben erwähnt, benötigen Sie vor Beginn der Arbeiten ein W-9-Formular für den unabhängigen Auftragnehmer. In einigen Fällen kann die Steueridentifikationsnummer auf diesem Formular falsch sein oder fehlen. In diesen Fällen werden Sie möglicherweise vom IRS angewiesen, die Bundeseinkommenssteuer von den Zahlungen dieser Person einzubehalten. Dies wird als „Backup-Quellensteuerabzug“ bezeichnet.

Sie müssen Bundessteuern zum Ersatzquellensatz von 24 % einbehalten. Nehmen Sie, genau wie bei einem Arbeitnehmer, die Bruttozahlung an die Person und multiplizieren Sie sie mit 0,24, um die Steuer zu erhalten.

Notiz

Sie erhalten vom IRS eine Benachrichtigung über den Ersatzeinbehalt, wenn der Ersatzeinbehalt fällig ist. Befolgen Sie die Anforderungen genau wie angegeben.

Wenn Sie von einem unabhängigen Auftragnehmer im Rahmen einer Backup-Holding-Anordnung Steuern einbehalten müssen, müssen Sie diese Steuern auch in regelmäßigen Abständen an den IRS zahlen. Die zusätzliche Quellensteuer muss dem IRS auf Formular 945, „Annual Return of Withhold Federal Income Tax“, gemeldet werden. Das Formular 945 ist am 31. Januar für das vorangegangene Steuerjahr einzureichen.

Meldung von Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer

Jedes Jahr müssen Sie dem IRS Zahlungen an einen Vertragsarbeiter melden, wenn Sie dieser Person im Laufe des Jahres 600 US-Dollar oder mehr gezahlt haben. Ab 2020 müssen Sie für diesen Bericht ein 1099-NEC-Formular verwenden. Die Fälligkeit erfolgt Ende Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres. Beispielsweise ist 1099-NEC für 2022 am 31. Januar 2023 fällig.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie melde ich Zahlungen für unabhängige Auftragnehmer?

Zahlungen an Nicht-Mitarbeiter werden auf dem Formular 1099-NEC des Internal Revenue Service (IRS) gemeldet. Zu den Nicht-Angestellten zählen Freiberufler, Auftragnehmer und Fachleute, die Dienstleistungen für Ihr Unternehmen erbringen.

Wie viel kann ich jemandem ohne 1099 bezahlen?

Der Schwellenwert für die Meldung von Zahlungen an einen unabhängigen Auftragnehmer liegt bei 600 US-Dollar. Alles, was darüber hinausgeht, muss dem IRS unter Verwendung des Formulars 1099-NEC gemeldet werden. Dies gilt für Zahlungen für Dienstleistungen, die für Ihr Unternehmen erbracht werden. Zahlungen für persönliche Ausgaben müssen Sie nicht melden.

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