Denken Sie darüber nach, Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst durchzuführen, oder sind Sie neugierig auf den Prozess im Allgemeinen? Die Berechnung der Einbehalte und Abzüge für die Gehaltsschecks der Mitarbeiter ist nicht schwierig, wenn Sie die hier beschriebenen Schritte befolgen.
Ihr Ziel in diesem Prozess ist es, vom Bruttolohnbetrag (dem tatsächlichen Betrag, den Sie dem Mitarbeiter schulden) zum Nettolohn (der Höhe des Gehaltsschecks des Mitarbeiters) zu gelangen. Nachdem Sie den Bruttolohn für den Zahlungszeitraum berechnet haben, müssen Sie Beträge für die Quellensteuer auf Bundeseinkommen, die FICA-Steuer (Sozialversicherung/Medicare), die staatliche und lokale Einkommenssteuer und andere Abzüge abziehen oder einbehalten.
Inhaltsverzeichnis
Schritt 1: Besorgen Sie sich von jedem Mitarbeiter ein W-4-Formular
Der Internal Revenue Service (IRS) verlangt, dass alle Arbeitnehmer in den USA bei der Einstellung das IRS-Formular W-4 unterzeichnen. Dieses Formular enthält wichtige Informationen, die Sie zur Bezahlung des Mitarbeiters benötigen und um sicherzustellen, dass Einbehalte und Abzüge vom Gehalt des Mitarbeiters korrekt berechnet werden.
Zusätzlich zum Namen und der Adresse des Mitarbeiters, dem Familienstand und dem Anmeldestatus müssen Sie weitere Informationen vom W-4 einholen, um die Quellenberechnungen für die Bundeseinkommensteuer durchzuführen.
Schritt 2: Bruttolohn berechnen
Die Gehaltsschecks der Mitarbeiter beginnen mit dem Bruttolohn, also dem Gesamtlohn vor Abzügen oder Einbehalten. Um die Einkommenssteuer und die FICA-Steuer (für Sozialversicherung und Medicare) zu ermitteln, verwenden Sie alle Löhne, Gehälter und Trinkgelder.
So ermitteln Sie den Bruttolohn
Beginnen Sie bei Angestellten mit dem Jahresgehalt der Person dividiert durch die Anzahl der Lohnperioden. Bei Stundenarbeitern ist es die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden multipliziert mit dem Satz (einschließlich Überstunden).
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen sollen, lesen Sie diesen Artikel über den Unterschied zwischen Angestellten und Stundenarbeitern.
Hier sind Beispiele dafür, wie der Bruttolohn für eine Lohnabrechnungsperiode sowohl für Angestellte als auch für Stundenlohnmitarbeiter berechnet wird, wenn für diese Lohnperiode keine Überstunden enthalten sind:
Nehmen wir an, Ihr Mitarbeiter verdient ein Jahresgehalt von 30.000 US-Dollar. Dieses Gehalt wird durch die Anzahl der Lohnperioden im Jahr dividiert, um den Bruttolohn für eine Lohnperiode zu erhalten. If you pay salaried employees twice a month, there are 24 pay periods in the year, and the gross pay for one pay period is $1,250 ($30,000 divided by 24).
Ein Stundenarbeiter wird für den Lohnzeitraum stundenweise vergütet. Wenn der Stundensatz eines Mitarbeiters 12 US-Dollar beträgt und er im Lohnzeitraum 38 Stunden gearbeitet hat, beträgt der Bruttolohn des Mitarbeiters für diesen Gehaltsscheck 456 US-Dollar (12 x 38 US-Dollar).
Schritt 3: Überstunden berechnen
Alle Stundenlohnnehmer haben Anspruch auf Überstunden, wenn sie mehr als 40 Stunden in der Woche arbeiten.Einige Angestellte sind je nach Gehaltsstufe von Überstunden befreit. Vor Juli 2024 erhielten Geringverdiener Überstunden, wenn ihr Gehalt höchstens 684 US-Dollar pro Woche (35.568 US-Dollar pro Jahr) betrug, selbst wenn sie als steuerbefreit eingestuft wurden. Ab Juli erhöhte sich dieses Limit auf 844 US-Dollar pro Woche (entspricht 43.888 US-Dollar pro Jahr) und ab Januar 2025 auf 1.128 US-Dollar pro Woche (oder 58.656 US-Dollar pro Jahr).
Sie können mehr als den erforderlichen Überstundensatz bezahlen, wir verwenden hier jedoch den erforderlichen Betrag. In einigen Bundesstaaten gibt es auch Überstundengesetze, die eine höhere Bezahlung von Überstunden vorschreiben. Einzelheiten erfahren Sie bei Ihrem staatlichen Arbeitsamt.
Hier ist ein Beispiel für die Berechnung von Überstunden:
Sandy arbeitet 43 Stunden in einer Woche. Ihr stehen drei Überstunden zum 1,5-fachen Stundensatz zu. Wenn ihr Stundensatz 12 $ beträgt, erhält sie drei Stunden lang Überstunden in Höhe von 18 $, also insgesamt 54 $ Überstunden. Diese Überstunden in Höhe von 54 US-Dollar kommen zu ihrem regulären Stundenlohn von 480 US-Dollar (40 Stunden x 12 US-Dollar) hinzu, also insgesamt 534 US-Dollar. Die 534 US-Dollar sind ihr Bruttolohn für den Lohnzeitraum.
Schritt 4: Passen Sie den Bruttolohn an den Sozialversicherungslohn an
Bevor Sie den FICA-Quellensteuerabzug und den Einkommensteuerabzug berechnen, müssen Sie einige Arten von Zahlungen an Mitarbeiter entfernen. Die Arten von Zahlungen, die nicht im Sozialversicherungslohn enthalten sind, können sich von den Arten von Zahlungen unterscheiden, die von der Bundeseinkommensteuer ausgenommen sind.
Wenn Sie beispielsweise Ihr Kind (unter 18 Jahren) einstellen, um in Ihrem Unternehmen zu arbeiten, müssen Sie den Betrag seines Gehalts bei der Berechnung des Sozialversicherungsabzugs abziehen, nicht jedoch bei der Berechnung des Bundeseinkommensteuerabzugs.
Hier ist ein weiteres Beispiel: Ihre Beiträge zu einem steuerbegünstigten Ruhestandsplan (z. B. einem 401(k)-Plan) sollten nicht in die Berechnungen sowohl der Bundeseinkommensteuer als auch der Sozialversicherungssteuer einbezogen werden.
Notiz
Die IRS-Publikation 15 (Rundschreiben E) enthält eine vollständige Liste der Zahlungen an Mitarbeiter und gibt an, ob diese im Sozialversicherungslohn enthalten sind oder der Quellensteuer auf Bundeseinkommen unterliegen.
Schritt 5: Berechnen Sie den Quellensteuerabzugsbetrag (Federal Income Tax, FIT).
Zur Berechnung der Quellensteuer auf Bundeseinkommen benötigen Sie:
- Der angepasste Bruttolohn des Mitarbeiters für den Zahlungszeitraum
- Das W-4-Formular des Mitarbeiters
- Eine Kopie der Steuertabellen des IRS in der Publikation 15-T: Leitfaden zur Arbeitgebersteuer, wobei die Tabelle für das richtige Jahr verwendet wird
Die Einkommensteuerklassen für 2024 (Einreichung im Jahr 2025) lauten wie folgt:
- 37 % für Einkommen über 609.350 US-Dollar (731.200 US-Dollar für gemeinsam einreichende Ehepaare)
- 35 % für Einkommen über 243.725 US-Dollar (487.450 US-Dollar für gemeinsam einreichende Ehepaare)
- 32 % für Einkommen über 191.950 US-Dollar (383.900 US-Dollar für gemeinsam einreichende Ehepaare)
- 24 % für Einkommen über 100.525 US-Dollar (201.050 US-Dollar für gemeinsam einreichende Ehepaare)
- 22 % für Einkommen über 47.150 US-Dollar (94.300 US-Dollar für gemeinsam einreichende Ehepaare)
- 12 % für Einkommen über 11.600 US-Dollar (23.200 US-Dollar für gemeinsam einreichende Ehepaare)
Schritt 6: Berechnen Sie die Sozialversicherungs- und Medicare-Abzüge
Sie müssen FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) von den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter einbehalten.
Notiz
Stellen Sie sicher, dass Sie für diese Berechnung den korrekten Bruttolohn verwenden. In diesem Artikel über Sozialversicherungslöhne wird erläutert, welche Löhne für diese Berechnung abgezogen werden müssen.
Die Berechnung der FICA-Quellensteuer ist ziemlich einfach.
| FICA-Steuern: Wer zahlt was? | ||
|---|---|---|
| FICA-Steuern (% des Bruttolohns des Arbeitnehmers) | Mitarbeiter zahlt | Arbeitgeber zahlt |
| Sozialversicherungssteuer 12,4 % (bis zum Jahreshöchstbetrag) | 6,2 % | 6,2 % |
| Medicare-Steuer 2,9 % (bis zu 200.000 $) | 1,45 % | 1,45 % |
| Zusätzliche Medicare-Steuer | 0,9 % auf Bruttolohn über 200.000 $ | 0% |
Behalten Sie die Hälfte der gesamten 15,3 % vom Gehaltsscheck des Arbeitnehmers ein (7,65 % = 6,2 % für die Sozialversicherung plus 1,45 % für Medicare). Die andere Hälfte der FICA-Steuern schulden Sie als Arbeitgeber.
Für einen hypothetischen Mitarbeiter mit einem Wochenlohn von 1.500 $ beträgt die Berechnung 1.500 $ x 7,65 % (0,0765), also insgesamt 114,75 $.
Achten Sie darauf, nicht zu viel Sozialversicherungssteuer von Arbeitnehmern mit hohem Einkommen abzuziehen, da die Sozialversicherung jedes Jahr eine Obergrenze festlegt und der Höchstbetrag von der Sozialversicherungsbehörde festgelegt wird.
Sie müssen auch den zusätzlichen Medicare-Steuerabzug für Arbeitnehmer mit höherem Einkommen berücksichtigen, der beginnt, wenn der Arbeitnehmer einen Jahresverdienst von 200.000 US-Dollar erreicht. Die zusätzliche Steuer beträgt 0,9 % des Bruttolohns basierend auf dem W-4-Status des Arbeitnehmers. Vom Arbeitgeber fällt keine zusätzliche Steuer an.
Schritt 7: Nehmen Sie staatliche Einkommenssteuerabzüge in Anspruch
Die meisten Staaten erheben Einkommenssteuern auf die Gehälter und Löhne der Arbeitnehmer. Recherchieren Sie, um die Höhe dieser Abzüge zu ermitteln und zu erfahren, wie Sie sie an die zuständige staatliche/örtliche Steuerbehörde weiterleiten können.
Schritt 8 (optional): Nehmen Sie weitere Abzüge vor
Sie sind mit den Abzügen noch nicht ganz fertig. Hier sind einige weitere mögliche Abzüge vom Mitarbeitergehalt, die Sie möglicherweise berechnen müssen:
- Abzüge für Arbeitnehmerbeiträge zur Krankenversicherung
- Abzüge für 401(k)- oder andere Altersvorsorgebeiträge
- Abzüge für Beiträge zu unternehmensinternen Fonds oder wohltätige Spenden
Denken Sie daran, dass alle Abzüge mit dem Bruttolohn beginnen und auf diesem basieren.
Ein Beispiel für eine Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters
Im Fall des oben genannten Mitarbeiters würde die wöchentliche Gehaltsabrechnung wie folgt aussehen:
| Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter | ||||
|---|---|---|---|---|
| Bruttolohn | Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer | FICA-Quellensteuer | Sonstige Abzüge | Nettolohn |
| 1.500,00 $ | 273,56 $ | 114,75 $ | 0,00 $ | 1.111,69 $ |
Vergessen Sie nicht die Lohnsteuer des Arbeitgebers
Sie müssen beim IRS eine Einzahlung der vom Arbeitnehmerlohn einbehaltenen Steuern für Bundeseinkommenssteuern, FICA-Steuern und die Beträge, die Sie als Arbeitgeber schulden, vornehmen. Konkret müssen Sie nach jeder Gehaltsabrechnung:
- Bezahlen Sie die Bundeseinkommenssteuer, die von allen Mitarbeitern einbehalten wird
- Bezahlen Sie die FICA-Quellensteuer von allen Mitarbeitern
- Zahlen Sie die Hälfte der FICA-Steuer für alle Mitarbeiter
Abhängig von der Höhe Ihrer Gehaltsabrechnung müssen Sie monatliche oder halbwöchentliche Einzahlungen leisten.
Sie müssen außerdem einen vierteljährlichen Bericht auf Formular 941 einreichen, aus dem hervorgeht, welche Beträge Sie schulden und wie viel Sie bezahlt haben.
Notiz
Wenn Sie viele Mitarbeiter haben oder nicht über das Personal verfügen, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung abzuwickeln, sollten Sie einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst in Betracht ziehen, der Gehaltsschecks, Zahlungen an das IRS und Jahresabschlussberichte auf Formular W-2 abwickelt.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Welcher Prozentsatz meines Gehalts wird für Bundessteuern einbehalten?
Arbeitgeber behalten zusätzlich zur Bundeseinkommensteuer 7,65 % Ihres bereinigten Bruttoeinkommens für FICA-Steuern (6,2 % für Sozialversicherungssteuern und 1,45 % für Medicare-Steuern) ein. Abhängig von Ihrem Einkommensniveau fallen Sie in eine der folgenden Bundeseinkommensteuerklassen: 12 %, 22 %, 24 %, 32 %, 35 % und 37 %.
Warum wurde von meinem Gehaltsscheck keine Bundeseinkommenssteuer einbehalten?
Wenn Sie nicht sehen, dass die Bundeseinkommenssteuer von Ihrem Gehaltsscheck abgezogen wird, liegt das entweder daran, dass Ihr Arbeitgeber Sie als unabhängigen Unternehmer betrachtet, was bedeutet, dass Sie eine 1099 erhalten und wahrscheinlich vierteljährlich geschätzte Steuern zahlen müssen, oder dass Sie eine Befreiung von der Bundeseinkommenssteuer beantragt haben (z. B. weil Sie nicht damit rechnen, für das laufende Jahr eine Steuerschuld zu haben).
Wichtige Erkenntnisse
- Arbeitgeber sollten die Hälfte (7,65 %) der 15,3 % der FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) vom Bruttolohn eines Arbeitnehmers einbehalten.
- Die FICA-Steuern kommen zusätzlich zu den regulären Bundeseinkommenssteuern hinzu, die sich je nach Einkommensniveau ändern.
- Im Jahr 2024 gibt es sieben Steuerklassen: 12 %. 22 %, 24 %, 32 %, 35 % und 37 %.
- FICA- und Bundesquelleneinbehalte werden vom bereinigten Bruttolohn abgezogen, was bedeutet, dass etwaige Abzüge aus Beiträgen zu einem 401(k)-Konto oder anderen steuerbegünstigten Konten im Voraus berücksichtigt werden.
Willkommen auf meiner Seite!Ich bin Dr. J. K. Hartmann, Facharzt für Schmerztherapie und ganzheitliche Gesundheit. Mit langjähriger Erfahrung in der Begleitung von Menschen mit chronischen Schmerzen, Verletzungen und gesundheitlichen Herausforderungen ist es mein Ziel, fundiertes medizinisches Wissen mit natürlichen Methoden zu verbinden.
Inspiriert von den Prinzipien von HealthOkay teile ich regelmäßig hilfreiche Informationen, alltagsnahe Tipps und evidenzbasierte Ansätze zur Verbesserung Ihrer Lebensqualität.
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