So beantworten Sie Interviewfragen zur Organisation

Es ist nicht verwunderlich, dass Vorstellungsgespräche oft eine Frage zu Ihren organisatorischen Fähigkeiten stellen. Die Fähigkeit, Zeit, Energie und Ressourcen effizient zu verteilen, ist für nahezu jede Position in jeder Branche von entscheidender Bedeutung. Organisation ist auch eine notwendige Soft Skill für Menschen, die in schnelllebigen Umgebungen arbeiten, in denen von ihnen erwartet wird, dass sie hervorragende Multitasker sind. 

Bevor Sie sich zu einem Vorstellungsgespräch hinsetzen, überlegen Sie sich, wie Sie im Vorstellungsgespräch Fragen zur Organisation beantworten.

Was der Interviewer wissen möchte

Auf der grundlegendsten Ebene möchten Interviewer wissen, ob Sie als Mitarbeiter organisiert sind oder nicht.

Sie werden auch daran interessiert sein zu erfahren, ob Ihre organisatorischen Fähigkeiten gut zu den Anforderungen der Stelle passen. 

Interviewer fragen möglicherweise: 

• Wie bleiben Sie organisiert? 
• Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie an einem Großprojekt mit vielen Deadlines gearbeitet haben. 
• Sind Sie ein organisierter Mensch? 
• Welche Tools und Systeme nutzen Sie, um organisiert zu bleiben? 

So beantworten Sie Fragen zur Organisation

Es gibt keinen einzigen richtigen Weg, organisiert zu bleiben, und daher gibt es auch keine richtige Antwort auf die Frage.

In Ihrer Antwort sollten Sie Ihre persönlichen Methoden zum Organisieren mitteilen, sei es die Verwendung von Stift und Papier zum Erstellen einer Liste oder die Nutzung von Projektmanagement-Software. Sie sollten auch erklären, warum Sie sich für diese Methode entscheiden. 

Das ist wichtig, denn manchmal passt ein System, das für eine Rolle funktioniert, nicht unbedingt gut für eine andere Rolle – Sie möchten zeigen, dass Sie sich an die Anforderungen der jeweiligen Situation anpassen können. 

Beispiele für beste Antworten 

Möglicherweise werden Sie gefragt, ob Sie sich als organisierte Person bezeichnen würden. Die kurze Antwort lautet „Ja“, aber erwägen Sie, Ihre Antwort um einige Details zu erweitern, die die Gründe für Ihr Vertrauen verdeutlichen.

Sie könnten eines dieser Beispiele an Ihre eigenen Erfahrungen und Gewohnheiten anpassen:

• Absolut. Ich führe gerne eine Checkliste und stelle sicher, dass jeder Punkt die Aufmerksamkeit erhält, die er benötigt.
• Ja, manchmal etwas zu viel. Ich sorge dafür, dass alles ordentlich und ordentlich ist.
• Ich bin ein sehr organisierter und gründlicher Mensch, was meiner Meinung nach zu meinem Erfolg beiträgt.
• Ja, ich verwende mehrere Online- und Desktop-Tools, um organisiert zu bleiben. Am Montag jeder Woche überprüfe ich meinen Kalender und markiere die wichtigsten Dinge, die ich erledigen muss.
• Ich plane meine täglichen, wöchentlichen und langfristigen Arbeitsprojekte gerne sorgfältig.
• Ich lege Wert darauf, Erinnerungen einzurichten und Aufgabenlisten zu schreiben. Dann lege ich Zeitblöcke fest, die ich bestimmten Aufgaben widme, sodass ich bestimmte Schritte und die erforderliche Zeit festlege, um diese Ziele zu erreichen.
• Ich plane so viel wie möglich im Voraus, aber in Wirklichkeit passieren Dinge erst in letzter Minute. So stelle ich sicher, dass ich mich schnell anpassen und reagieren und neue Prioritäten in meine tägliche Arbeit integrieren kann.
• Ich stelle sicher, dass meine Teammitglieder und ich die festgelegten Projektfristen kennen, und lege dann Benchmarks fest, damit wir unseren Fortschritt verfolgen können. Bei den meisten Projekten setze ich auch „frühe Fristen“ ein oder zwei Tage vor der „endgültigen Frist“ und gebe mein Bestes, um dieses Ziel zu erreichen, damit das Projekt vorzeitig abgeschlossen wird.

Tipps für die besten Antworten 

Bemühen Sie sich in Ihrer Antwort, über Ihre persönlichen Methoden zu sprechen, was für Sie funktioniert und warum. Befolgen Sie diese Strategien bei der Formulierung Ihrer Antwort: 

• Zeigen Sie, dass Sie über Ihre organisatorischen Methoden und Herausforderungen nachgedacht haben, dass diese für Sie wichtig sind und dass Sie über ein funktionierendes System verfügen.
• Beschreiben Sie Ihre spezifischen Methoden, um organisiert zu bleiben, so detailliert wie möglich.
• Nennen Sie ein Beispiel dafür, wie Ihr System Ihnen und anderen von Nutzen war.
• Betonen Sie, dass Sie flexibel auf unerwartete neue Probleme und Aufgaben reagieren können. 

Was man nicht sagen sollte

Auch wenn Organisationssysteme unterschiedlich sein können und es nicht den einzig richtigen Weg gibt, sich zu organisieren, gibt es doch einige Reaktionen, die man am besten vermeiden sollte. 

• Sagen Sie nicht, dass Sie nicht organisiert sind.Auch wenn Sie nicht der am besten organisierte Mensch sind, möchten Sie dennoch positiv reagieren. 
• Seien Sie nicht starr.Es ist in Ordnung, eine Vorliebe für Organisationssysteme zu haben, aber machen Sie deutlich, dass Sie diese bei Bedarf anpassen können. 
• Gehen Sie nicht zu sehr ins Detail.Auch wenn Ihnen Ihr Organisationssystem am Herzen liegt, übertreiben Sie es nicht. Der Interviewer ist wahrscheinlich nicht an einem ausführlichen Tutorial zu Ihren Strategien zur Einhaltung Ihrer Verantwortlichkeiten und Fristen interessiert. Halten Sie Ihre Antwort kurz und prägnant.

Mögliche Folgefragen

 Interviewer beantworten oft eine erste Frage zur Organisation, um zu testen, ob Sie wirklich alles durchdacht haben. Diese Beispiele zeigen, wie detailliert Sie bei der Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch nachdenken müssen.

• Welche Schritte unternehmen Sie, um ein Projekt zu organisieren und zu planen? Ihre Antwort sollte zeigen, wie Sie organisatorische Fähigkeiten einsetzen, um sich auf ein Projekt vorzubereiten und sich dann darauf zu konzentrieren.
• Wie gehen Sie mit kurzfristigen Änderungen um, die Sie anpassen müssen? Ihre Antwort sollte zeigen, dass Sie Ihre Pläne ändern und bei Bedarf neue Informationen integrieren können.
• Wie priorisieren Sie die Aufgaben innerhalb eines Projekts? Ihre Antwort sollte zeigen, dass Sie wissen, wie Sie planen, verschiedene Ansätze und Möglichkeiten analysieren, fundierte Entscheidungen treffen und Ihr Arbeitspensum erfolgreich bewältigen können.
• Wie planen Sie im Voraus mögliche Terminänderungen oder unvorhergesehene Herausforderungen? Erzählen Sie uns, wie Sie Ersatzpläne entwickeln für den Fall, dass „Plan A“ nicht funktioniert.
• Wie gehen Sie mit einer Situation um, in der Ihre Planung unzureichend war? Besprechen Sie Ihre Fähigkeiten zur Problemlösung, Ihre Fähigkeit zum Multitasking, wie Sie mit konkurrierenden Prioritäten umgehen und Ihre Fähigkeit, sich bei Bedarf neu zu organisieren.

Versuchen Sie bei der Beantwortung dieser Folgefragen, konkrete Beispiele für Gelegenheiten zu nennen, bei denen Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten am Arbeitsplatz unter Beweis gestellt haben. Dies ist besonders effektiv, wenn Sie zeigen können, wie Ihre Fähigkeiten ein Problem gelöst oder auf andere Weise zu Ihrem Unternehmen beigetragen haben.

Vielleicht konnten Sie einen Papierstau beseitigen. Vielleicht haben Sie für ein wichtiges Projekt Fristen und Prozesse festgelegt, die den erfolgreichen Abschluss gewährleistet haben. Indem Sie beschreiben, wie sich Ihre Organisationstalente positiv ausgewirkt haben, können Sie Ihre Gesprächspartner als jemand beeindrucken, der in der Lage ist, effektive organisatorische Entscheidungen zu treffen.