S-Corp-Buchhaltung

ByDr. J. K. Hartmann

Eine S-Corporation meldet die Gesamteinnahmen und -ausgaben auf Unternehmensebene und gibt einen Anteil am Nettogewinn oder -verlust an ihre einzelnen Aktionäre weiter. Eine S-Corporation muss hervorragende Aufzeichnungen über die Geld- oder Vermögensinvestitionen jedes Aktionärs führen. Diese Aufzeichnungen sind von entscheidender Bedeutung für die Ermittlung des Anteils jedes Aktionärs am Unternehmen.

Erfahren Sie mehr über die Buchhaltung einer S-Corporation.

Wichtige Erkenntnisse

  • Da S-Corporations Erträge und Verluste an die Aktionäre „weitergeben“, zahlen S-Corporations keine Bundeseinkommensteuer. Aber sie müssen trotzdem einreichen.
  • S-Unternehmen können jede Rechnungslegungsmethode verwenden, einschließlich Bargeld, periodengerechter Rechnungslegung oder einer Hybridmethode.
  • Eine große Herausforderung bei der Rechnungslegung von S-Corporationen ist die Verfolgung des Aktionärskapitals.

Abrechnung von Einnahmen und Ausgaben

Die Rechnungslegung von S-Unternehmen entspricht im Allgemeinen der Rechnungslegung von C-Unternehmen, da Einnahmen und Ausgaben auf Unternehmensebene ausgewiesen werden. Die Art der verschiedenen Arten von Einnahmen und Ausgaben wird auch auf Unternehmensebene ermittelt.

S-Corps können eine Buchhaltungsmethode wählen, die am besten für die Berichterstattung über die Einnahmen und Ausgaben eines bestimmten Unternehmens geeignet ist. Sie sind nicht verpflichtet, die periodengerechte Rechnungslegungsmethode anzuwenden. Sie können zwischen der Kassenmethode oder einer hybriden Rechnungslegungsmethode wählen.

Notiz

Einnahmen und Ausgaben behalten ihren Charakter, wenn sie an die Aktionäre weitergegeben werden. Beispielsweise werden langfristige Kapitalgewinne als langfristige Kapitalgewinne weitergegeben.

Bilanzierung des Aktionärskapitals

Die größte Herausforderung bei der Buchhaltung von S-Corporationen betrifft die Kapitalkonten jedes einzelnen Aktionärs. Das Unternehmen muss sorgfältige Aufzeichnungen über die Kapitalinvestitionen jedes Aktionärs in bar und Eigentum sowie über alle Darlehen führen, die jeder Aktionär an das Unternehmen gewährt.

Im Gegensatz zu Kommanditgesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung müssen Anteilseigner von S-Kapitalgesellschaften den Nettoertrag der Kapitalgesellschaft streng proportional zu ihren Eigentumsanteilen aufteilen. Genau ein Drittel des Nettogewinns oder -verlusts des Unternehmens muss einem Aktionär zugerechnet werden, der genau ein Drittel des Gesellschaftskapitals eingebracht hat.

Kapitalkonten der S Corporation 

Die Kapitalkonten spielen in zwei entscheidenden Aspekten der Finanz- und Steuerberichterstattung einer S-Corporation eine Rolle. Zunächst werden die Kapitalkonten in den Bilanzen des Unternehmens als Eigenkapital und Darlehen von Aktionären ausgewiesen. Anschließend kann das Kapitalkonto jedes Aktionärs auf Formular 1120-S Anhang K-1 zusammengefasst werden.

Unzureichende Kapitalanlagen können dazu führen, dass Aktionäre die Risikoregeln für Verluste nicht einhalten. Sie können dazu führen, dass Geschäftsverluste nicht mehr abzugsfähig sind. Die Risikoregeln des Internal Revenue Code sollen verhindern, dass Aktionäre mehr als ihre tatsächlichen Beiträge zum Unternehmen abschreiben. 

Notiz

Das Kapitalkonto eines Aktionärs muss seine Investitionen und seine aktuelle Basis im Eigenkapital oder in den Verbindlichkeiten der S-Corporation widerspiegeln. Ein Aktionär ist in dem Umfang an der S-Corporation beteiligt, in dem er eine Kapitalbeteiligung getätigt oder der Gesellschaft ein Darlehen gewährt hat.

Geld und Eigentum anlegen

Aktionäre können entweder Bargeld oder Immobilien investieren. Ein Aktionär könnte neben einer Barinvestition auch einen Computer, einen Schreibtisch, Nachschlagewerke und Softwareprogramme in die neu gegründete S-Corporation einbringen. Der Wert der Immobilie des Aktionärs ist der beizulegende Zeitwert der Immobilie oder die angepasste Basis des Aktionärs an der Immobilie, je nachdem, welcher Wert niedriger ist. 

Eigenkapital 

Das Eigenkapital des Aktionärs spiegelt sich im Kapitalkonto des Aktionärs wider. Auf diesem Konto sollte der Dollarbetrag der Barinvestitionen sowie der Wert der dem Unternehmen gespendeten Immobilien ausgewiesen werden. Ein Aktionär, der 10.000 US-Dollar in bar, einen Computer im Wert von 2.000 US-Dollar und Software im Wert von 400 US-Dollar einbringt, hätte ein Kapitalkonto mit einer Gesamtinvestition von 12.400 US-Dollar.

Das Kapitalkonto wird von Zeit zu Zeit angepasst, um zusätzliche Kapitalinvestitionen widerzuspiegeln, sowie am Ende des Jahres, um den anteiligen Anteil jedes Aktionärs an Einnahmen und Ausgaben widerzuspiegeln.

Angepasste Basis

Die angepasste Basis der Aktien eines Aktionärs wird wie folgt berechnet.

Beginnen Sie mit der angepassten Basis zu Beginn des Jahres und addieren Sie Anteile aller separat ausgewiesenen Einkommensposten, einschließlich steuerfreier Einnahmen, Anteile aller nicht separat ausgewiesenen Einkommensposten und Abzugsanteile für übermäßige Erschöpfung von Öl- und Gasgrundstücken.

Ziehen Sie nun die Ausschüttungen von Bargeld oder Eigentum an den Aktionär ab, die nicht in seinem Lohn enthalten waren, die Anteile an allen Verlusten und Abzugsposten, die separat angegeben werden, einschließlich Abzüge und Kapitalverluste nach Abschnitt 179, sowie die Anteile an allen nicht separat ausgewiesenen Verlusten. Sie müssen auch Anteile nicht abzugsfähiger Ausgaben abziehen, beispielsweise den nicht abzugsfähigen Teil der Verpflegungs- und Bewirtungskosten oder nicht abzugsfähige Bußgelder und Strafen. Ziehen Sie schließlich die Erschöpfung für Öl- und Gasvorkommen ab, die nicht über die Grundfläche des Grundstücks hinausgeht.

Das Ergebnis entspricht der angepassten Basis der Aktien der S-Corporation am Jahresende.

Darlehensbasis

Ein Aktionär kann einer S-Corporation Geld als Darlehen vorschießen. Ein häufiges Beispiel ist ein Aktionär, der die Ausgaben des Unternehmens mit seiner persönlichen Kreditkarte bezahlt und dem Unternehmen eine Spesenabrechnung zur Rückzahlung vorlegt.

Kredite können kurzfristig sein und innerhalb eines Jahres oder weniger zurückgezahlt werden, oder es kann sich um langfristige Kredite handeln, die in mehr als einem Jahr zurückgezahlt werden.

Notiz

Aktionäre, die Kredite an ihre S-Corporations vergeben, können im laufenden Jahr Verluste, die über ihre Aktienbasis hinausgehen, steuerlich absetzen, allerdings nur in dem Umfang, in dem sie über eine Kreditbasis verfügen.

Beginnen Sie mit dem anfänglichen Kreditbetrag, der dem Unternehmen geliehen wurde, um die Kreditbasis und die angepasste Kreditbasis zu berechnen. Addieren Sie alle dem Unternehmen zusätzlich geliehenen Beträge und die aufgeschobenen Zinsen, die aktiviert oder zum Darlehen hinzugefügt werden, anstatt zurückgezahlt zu werden. 

Ziehen Sie nun den zurückgezahlten Darlehensbetrag, alle vom Aktionär erlassenen Darlehensbeträge und den in Aktien umgewandelten Darlehensbetrag ab. Sie müssen auch den Anteil des Nettoverlusts abziehen, der über die angepasste Aktienbasis eines Aktionärs hinausgeht. Das Ergebnis ist die angepasste Basis der S-Corporation-Schulden am Jahresende.

Negative Basis und ausgesetzte Verluste

Die angepasste Basis darf nicht unter Null liegen, die Verwendung dieser Formel zur Berechnung der angepassten Basis führt jedoch häufig zu einer negativen Zahl. Der Umgang mit der „negativen Basis“ der S-Corporation-Aktien beinhaltet die Reduzierung der Aktienbasis eines Aktionärs, jedoch nicht unter Null, und die Reduzierung der Darlehensbasis des Aktionärs, jedoch nicht unter Null.

Jede darüber hinausgehende negative Basis wird als nicht abzugsfähiger Verlust behandelt. Dieser überschüssige Verlust ist ein ausgesetzter Verlust und kann auf unbestimmte Zeit auf zukünftige Jahre übertragen werden. Der ausgesetzte Verlust kann in jedem zukünftigen Steuerjahr abgezogen werden, in dem der Aktionär seine Darlehensbasis oder Aktienbasis wiederhergestellt hat.

Der Aktionär muss seine Darlehensbasis wiederherstellen, bevor er in den folgenden Jahren seine Aktienbasis wiederherstellt, wenn er sowohl eine Kapitalbeteiligung als auch ein Darlehen an das Unternehmen hatte.

Basis wiederherstellen

Aktionäre können ihre Aktien- oder Darlehensbasis auf verschiedene Weise wiederherstellen. Der einfachste Weg besteht darin, zusätzliche Barinvestitionen zu tätigen, um die Aktienbasis wiederherzustellen, oder zusätzliche Barkredite bereitzustellen, um die Kreditbasis wiederherzustellen. 

Die angepasste Aktienbasis und die angepasste Kreditbasis sollten vorläufig kurz vor Jahresende berechnet werden. Dies gibt den Aktionären genügend Zeit, zusätzliche Kredite oder Beteiligungen zu tätigen, um sicherzustellen, dass etwaige Verluste vollständig steuerlich absetzbar sind.

Risikoregeln

Für jeden Aktionär besteht ein gewisses Risiko – der Geldbetrag, den er durch seine Investitionen oder Kredite an das Unternehmen verlieren kann. Der Risikobetrag eines Aktionärs wird als angepasste Aktienbasis plus angepasste Darlehensbasis berechnet.

Jeder Verlust, der den Risikobetrag übersteigt, ist ein ausgesetzter Verlust.

Für eine S-Corporation und ihre Aktionäre ist es sehr wichtig, die angepasste Aktienbasis und die angepasste Darlehensbasis genau zu verfolgen, da die Aktienbasis und die Darlehensbasis jedes Aktionärs an seinen anteiligen Verlustanteil angepasst werden, selbst wenn diese Verluste aufgrund der Risikoregeln ausgesetzt werden.

Passive Aktivitätsverluste

Auch S-Corp-Aktionäre unterliegen den passiven Aktivitätsregeln. Diese Regeln regeln, in welchem ​​Umfang ein S-Corporation-Verlust derzeit von einem Aktionär abzugsfähig ist.

Verluste von S-Corps sind nur in dem Umfang abzugsfähig, in dem der Anteilseigner über ein passives Aktivitätseinkommen verfügt, wenn der Anteilseigner nicht aktiv am Unternehmen teilnimmt. 

Notiz

Passives Aktivitätseinkommen umfasst passives Einkommen von S-Unternehmen, Partnerschaften, Trusts, Zinsen, Dividenden und anderen Kapitalerträgen.

Sonderregelungen für Mietausfälle 

Aktionäre müssen die strengen Tests zur „aktiven Teilnahme“ für Immobilienfachleute bestehen, um Mietverluste vollständig abziehen zu können, wenn die S-Corporation im Mietimmobiliengeschäft tätig ist. Mietverluste der S-Corporation sind nur in dem Umfang abzugsfähig, in dem der Anteilseigner über ein passives Aktivitätseinkommen verfügt, wenn ein Anteilseigner die Tests zur aktiven Beteiligung für Immobilienfachleute nicht bestehen kann.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Müssen S-Unternehmen eine periodengerechte Buchführung verwenden?

Nein, S-Unternehmen müssen keine periodengerechte Buchführung verwenden, es sei denn, sie verfügen über Lagerbestände. In diesem Fall muss die S-Corporation die periodengerechte Methode anwenden. Das IRS erlaubt jedoch eine Ausnahme von dieser Regel für kleine Unternehmen mit Lagerbeständen.

Muss eine S-Corporation eine Bilanz einreichen?

Wenn Ihr S-Corp in einem bestimmten Steuerjahr mehr als 250.000 US-Dollar an Nettoeinnahmen und Vermögenswerten hat, müssen Sie bei der Einreichung Ihrer S-Corp-Erklärung eine Bilanz beifügen („Anhang L“).Aber selbst wenn Ihr Unternehmen die Schwelle von 250.000 US-Dollar unterschreitet, ist es immer noch eine gute Idee, das ganze Jahr über eine Bilanz zu führen und diese Ihren Unterlagen beizufügen.