Rechnungen und Quittungen für Ihr Unternehmen: Was ist der Unterschied?

ByDr. J. K. Hartmann

Der finanzielle Papierkram, der mit der Führung eines Unternehmens einhergeht, kann verwirrend sein, aber es ist wichtig, alles zu klären. Die Aktualisierung der Unterlagen ist ein entscheidender Aspekt für die Führung genauer Aufzeichnungen und das Verständnis Ihrer finanziellen Situation. Zwei besonders wichtige Unterlagen sind Rechnungen und Quittungen. Jeder erfolgreiche Geschäftsinhaber muss die Einzelheiten dieser Dokumente verstehen und wissen, wann und wie sie zu verwenden sind.

Wichtige Erkenntnisse

  • Rechnungen und Quittungen sind Aufzeichnungen über Transaktionen zwischen einem Unternehmen und einem Kunden
  • Rechnungen sind eine Zahlungsaufforderung als Gegenleistung für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen
  • Quittungen werden von einem Unternehmen ausgestellt, um die von einem Kunden im Nachhinein geleistete Zahlung zu bestätigen
  • Rechnungen wirken sich auf die Forderungen eines Unternehmens aus, während Quittungen Auswirkungen auf den Kassenbestand haben
  • Ein Unternehmen muss sowohl Rechnungen als auch Belege verwalten und nachverfolgen, nicht nur für den Geldbetrag, sondern auch für Steuerzwecke

Unterschied zwischen Rechnungen und Quittungen

Sowohl Rechnungen als auch Quittungen werden verwendet, um den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden aufzuzeichnen. Die beiden wesentlichen Unterschiede zwischen beiden bestehen jedoch darin, wann sie erstellt werden und wie sie verbucht werden.

   Rechnungen Quittungen 
Wann werden sie verwendet? Sie stellen Ihrem Kunden nach dem Austausch von Waren oder Dienstleistungen, aber vor der Zahlung eine Rechnung Mit einer Quittung bestätigen Sie die Zahlung im Austausch für Waren oder Dienstleistungen nach erfolgter Zahlung
Wie werden sie bilanziert? Eine Rechnung wird in der Debitorenbuchhaltung Ihres Unternehmens verbucht Eine Quittung bedeutet eine Änderung des Barguthabens Ihres Unternehmens

Was ist eine Rechnung?

Einem Kunden oder Klienten wird vor der Zahlung eine Rechnung ausgehändigt. Es wird manchmal als Rechnung bezeichnet. Betrachten Sie es als eine Zahlungsaufforderung als Gegenleistung für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen.

Eine Rechnung ist ein detailliertes Dokument, das Produkte und Dienstleistungen auflistet und berechnet, was ein Kunde Ihnen für Zeit, Arbeit und Materialien schuldet. Wenn Sie beispielsweise als Grafikdesigner eine Grafik für einen Kunden erstellt haben, stellen Sie ihm die Zeit in Rechnung, die Sie für die Erstellung der Grafik benötigt haben. Wenn Sie ein Foto kaufen müssten, um es in die Grafik aufzunehmen, würden Sie es auch in der Rechnung angeben.

Notiz

Als Unternehmen erhalten Sie möglicherweise auch eine Rechnung. Wenn Sie Anbieter oder Auftragnehmer zur Unterstützung in irgendeinem Aspekt Ihres Unternehmens einsetzen, beispielsweise einen virtuellen Assistenten, können Sie damit rechnen, eine Rechnung von ihnen zu erhalten.

Was in einer Rechnung enthalten sein muss

Um sicherzustellen, dass sich Ihr Kunde über die Kosten im Klaren ist, die Sie von ihm verlangen, ist es wichtig, dass Ihre Rechnungen äußerst detailliert sind. Obwohl die Anforderungen und Formate je nach Unternehmen unterschiedlich sind, sollte jede Rechnung in der Regel Folgendes enthalten:

  • Ihr Firmenname und der Name Ihres Kunden sowie Adressen
  • Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde, ist entscheidend für die rechtzeitige Zahlung
  • Datum(e) und Beschreibung der bereitgestellten Produkte oder Dienstleistungen, einschließlich des jeweiligen Preises und der bestellten Gesamtmenge
  • Alle Anzahlungen, Vorauszahlungen oder andere im Voraus gezahlte Gebühren
  • Alle von Ihnen angebotenen Sonderkonditionen oder Boni
  • Umsatzsteuer, wenn es sich bei der Transaktion um einen materiellen Gegenstand handelt, der der Umsatzsteuer eines Staates unterliegt

Um die Kommunikation transparent zu halten, können Sie auch Folgendes einbeziehen:

  • Etwaige Vertragsstrafen oder Verzugszinsen (dies ist besonders wichtig, um sie in Folgerechnungen anzugeben, wenn die erste Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird)
  • Zahlungsbedingungen, einschließlich Art und Fälligkeitsdatum. Dieser Aspekt sollte Ausdrücke enthalten wie „Schecks ausstellen an …“ oder „Geld über PayPal senden an …“ oder „30 Tage netto“, was bedeutet, dass die Zahlung innerhalb von 30 Tagen erfolgen sollte

So erstellen Sie eine Rechnung

Viele Buchhaltungs- und Buchhaltungstools für kleine Unternehmen erleichtern die Erstellung einer Rechnung.

Notiz

Der Vorteil der Verwendung einer Buchhaltungssoftware besteht darin, dass Sie nicht nur bei der Rechnungserstellung unterstützt werden können, sondern dass Sie damit auch eine digitale Rechnung versenden und den Überblick behalten können, ob die Rechnung bezahlt wurde oder nicht.

Wenn die Zahlung erfolgt ist, können die Daten automatisch einer Kategorie Ihrer Finanzen hinzugefügt werden, beispielsweise „Debitorenbuchhaltung“ oder „Bezahlte Konten“. Wenn Sie keine spezielle Buchhaltungssoftware verwenden möchten, finden Sie höchstwahrscheinlich eine Rechnungsvorlage in jedem Textverarbeitungsprogramm, das Sie verwenden.

So stellen Sie eine Rechnung aus

Rechnungen können persönlich, per Post oder E-Mail zugestellt werden. Sie können standardmäßig E-Mail verwenden, sich dann aber dafür entscheiden, eine E-Mail per Post an einen Kunden oder Kunden zu senden, der mit der Zahlung in Verzug ist. Verwenden Sie im Zweifelsfall mehrere Methoden. Die Bezahlung ist ein entscheidender Aspekt Ihres Unternehmens. Scheuen Sie sich also nicht, die Rechnung auf den richtigen Schreibtisch zu bekommen.

Unbezahlte Rechnungen

Da Sie wissen, wie wichtig es ist, bezahlt zu werden, sollten Sie sich bemühen, jede Rechnung, die Sie erhalten, sofort zu bezahlen. Es ist ein schlechtes Geschäft, die Verträge, die man mit anderen geschlossen hat, nicht einzuhalten. Selbst ein Zahlungsverzug kann sich negativ auf Sie und Ihr Unternehmen auswirken.

Wenn Sie einem Kunden oder Kunden eine Rechnung gestellt haben, der nicht bezahlt hat, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

  • Senden Sie eine zweite Rechnung mit der Mitteilung „Jetzt fällig“. Gelegentlich gehen Rechnungen verloren, und eine versäumte Zahlung muss nicht böswillig sein. Möglicherweise genügt das Versenden einer Erinnerung. Stellen Sie sicher, dass auf allen Ihren Rechnungen klar erkennbar ist, wann die Zahlung fällig ist.
  • Bringen Sie den Mandanten oder Kunden vor ein Bagatellgericht. Dies wäre nur dann sinnvoll, wenn Sie eine hohe Schuldenschuld haben, da der Gang zum Gericht teuer ist.
  • Schicken Sie die Forderung an ein Inkassobüro. Wenn Sie bereit sind, auf einen Teil des Rechnungsbetrags zu verzichten, können Sie ein Inkassobüro beauftragen, das das Geld gegen einen Prozentsatz der Zahlung eintreibt.
  • Schreiben Sie die Nichtzahlung steuerlich als Verlust ab.

Bei kleinen Rechnungen ist es am einfachsten, sie abzuschreiben, aber wenn Sie eine große Rechnung haben, kann Ihnen ein Gericht oder ein Inkassobüro helfen. Und falls Sie darüber nachdenken: Sie sollten nicht weiter mit einem Kunden zusammenarbeiten, der nicht zahlt.

Was ist eine Quittung?

Quittungen werden ausgestellt, sobald Ihr Kunde oder Kunde seine Rechnung bezahlt hat. Es handelt sich im Wesentlichen um einen Kaufbeleg. Wenn Sie einen Fehler machen und versehentlich eine zweite Rechnung senden, kann Ihr Kunde mithilfe einer Quittung nachweisen, dass er seine Schulden bereits bezahlt hat. Neben der Bereitstellung von Belegen für Ihre Kunden sollten Sie auch alle Belege aufbewahren, die Sie über Ihr Unternehmen erhalten.

Notiz

Anhand Ihrer Belege können Sie Ihre Betriebsausgabenabzüge zum Steuerzeitpunkt ganz einfach berechnen. Sollte das IRS jemals einen Teil Ihrer Steuern in Frage stellen, können Quittungen dabei helfen zu beweisen, dass Sie die Steuergesetzgebung nicht missbräuchlich begangen haben.

Was auf einer Quittung enthalten sein muss

Während für Rechnungen gesetzlich bestimmte Angaben vorgeschrieben sind, gibt es keinen Standard dafür, was auf einer Quittung steht. Was auf einer Quittung steht, kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Es kann so einfach sein wie eine handschriftliche Notiz, auf der steht: „Der und der hat diesen Betrag bezahlt“, oder so kompliziert wie eine Rechnung. Im Idealfall sollte es Informationen darüber enthalten, wofür bezahlt wurde, an welchem ​​Datum und wie es bezahlt wurde (obwohl es keine spezifischen Zahlungsdaten wie Kreditkartennummern enthalten sollte). Einige Unternehmen erstellen einfach die Rechnung neu und tragen den Vermerk „BEZAHLT“ ein.

So erstellen Sie eine Quittung

Ähnlich wie bei Rechnungen gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine Quittung zu erstellen. Wenn Sie ein Buchhaltungsprogramm verwenden, kann dieses beim Protokollieren von Rechnungszahlungen eine Quittung erstellen. Textverarbeitungsprogramme verfügen wahrscheinlich über eine Vorlage, mit der Sie eine Quittung erstellen können, sobald Sie bezahlt wurden. Wie bereits erwähnt, kann es sogar so einfach sein, eine Notiz per Hand auf ein Blatt Papier zu schreiben.

So stellen Sie eine Quittung aus

Idealerweise sollten die Quittungen sofort nach der Zahlung ausgehändigt werden. Wenn eines nicht automatisch erstellt und zugestellt wird, möchten Sie es so schnell wie möglich erstellen und versenden. Wie Rechnungen können sie persönlich abgegeben, per E-Mail oder per Post verschickt werden.

Notiz

Stellen Sie bei der Zustellung einer Quittung sicher, dass Sie die Zahlung in dem von Ihnen verwendeten Buchhaltungssystem vermerken.

Wenn Sie eine Quittung für die Zahlung von Produkten oder Dienstleistungen im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen erhalten haben, archivieren Sie die Quittung und markieren Sie sie in Ihrem Buchhaltungssystem. Diese Informationen helfen Ihnen, über Ihre finanzielle Situation auf dem Laufenden zu bleiben und Ihre Steuerabzüge zu maximieren.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie archivieren Sie Rechnungen und Quittungen?

Bei der Organisation von Rechnungen und Quittungen gibt es zwei Hauptaspekte: Archivierung und Buchhaltung. Wenn Sie Rechnungen und Quittungen in Papierform verwenden, müssen Sie ein Ablagesystem entwickeln, das Ihnen nicht nur dabei hilft, diese in chronologischer Reihenfolge zu organisieren, sondern Ihnen auch dabei hilft, den Überblick über Ihre Zahlungen zu behalten und die Zahlen einfach abzugleichen. Der Einsatz einer Buchhaltungssoftware kann in dieser Hinsicht von Vorteil sein, da sie all diese Dinge kann.

Wie erstellt man eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen. In der Regel sollten darin detaillierte Informationen zur Transaktion enthalten sein, beispielsweise der Name des Produkts oder der Dienstleistung, der Preis pro Einheit, der Gesamtpreis, etwaige Vorauszahlungen oder Rabatte sowie ggf. die Umsatzsteuer. Es sollte außerdem den Namen Ihres Unternehmens, das Rechnungsdatum und das Datum der Transaktion enthalten. Jedes Unternehmen kann seine eigenen spezifischen Formate oder Anforderungen für Rechnungen haben.