Problem mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Wenn es 27 Lohnperioden in einem Jahr gibt

ByDr. J. K. Hartmann

In manchen Jahren müssen Arbeitgeber mit einer zusätzlichen Lohnperiode rechnen, wenn sie zweiwöchentlich zahlen. Beispielsweise könnte das Schaltjahr 2020 zu einer zusätzlichen Lohnperiode führen, insbesondere wenn Sie Mitarbeiter an einem Dienstag bezahlen.

Warum der zusätzliche Zahltag in manchen Jahren?

Wir stellen uns das Kalenderjahr als 52 Wochen vor, aber in Wirklichkeit sind es 52,1786 Wochen. Bei zweiwöchentlichen Zahlungen (alle zwei Wochen) ist es 26,0893, nicht nur 26. In manchen Jahren addieren sich die zusätzlichen Bruchteile zu einer zusätzlichen Woche.

Wen betrifft dieser Zuzahlungszeitraum?

Zwei Arten von Zahlungsperioden für Angestellte werden oft verwechselt. Der Lohn für diese Mitarbeiter ist ein Jahreslohn, der monatlich, halbmonatlich oder zweiwöchentlich gezahlt wird. Halbmonatlich ist zweimal im Monat, was zu 24 Zahlungen pro Jahr führt, während zweiwöchentlich jede zweite Woche ist, was zu 26 Zahlungen pro Jahr führt.

Der Zuschlagszeitraum betrifft Angestellte, die zweiwöchentlich (jede zweite Woche) bezahlt werden. Hier ist ein Beispiel:

Jerry ist ein angestellter Angestellter, der 28.000 US-Dollar pro Jahr auf der Basis eines zweiwöchentlichen Lohns erhält. Für jede Lohnperiode während eines „normalen“ Jahres mit 26 Lohnperioden erhält er 1076,92 US-Dollar. Wenn es jedoch in einem Jahr eine zusätzliche Lohnperiode gibt, würde er einen zusätzlichen Gehaltsscheck erhalten, der über seinem tatsächlichen Gehalt liegt.

Kommunizieren Sie den Wandel!

Kommunizieren Sie die Veränderung! Unabhängig davon, welche Gehaltsabrechnungsoption Sie für einige Jahre wählen, müssen Sie Ihre Mitarbeiter darüber informieren, was Sie tun. Senden Sie ihnen zu Beginn des Jahres und auch dann, wenn Sie W-2-Formulare zur Einkommensteuererklärung an Mitarbeiter verteilen, eine E-Mail oder einen Brief.

Einige Optionen für ein Jahr mit 27 Gehaltsperioden

Option 1:Teilen Sie das Gesamtgehalt auf die 27 Gehaltsperioden für dieses Jahr auf, statt auf 26. Dies führt zu kleineren Beträgen auf jedem Gehaltsscheck. Im Fall von Jerry würde sein zweiwöchentlicher Lohn für dieses Jahr 1037,04 $ (28.000 $) betragen. Sie müssten dies zu Beginn des 27. Lohnperiodenjahres tun.

Option 2: Nichts tun. Zahlen Sie an jedem Zahltag den gleichen Betrag. Durch den zusätzlichen Zahltag bescheren Sie Ihren Mitarbeitern effektiv eine leichte Erhöhung. Dies ist die einfachste Option, aber für Sie auch die kostspieligste.

Wenn Sie Option 2 wählen, informieren Sie die Mitarbeiter, damit Sie sich die Erhöhung anrechnen lassen können. Informieren Sie die Mitarbeiter außerdem unbedingt darüber, dass ihr Gehalt im folgenden Jahr (dem Jahr nach dem „Jahr mit 27 Lohnperioden“) gekürzt wird, da sie wieder über 26 Lohnperioden bezahlt werden.

Notiz

Nach Angaben des Personalberatungsunternehmens ERC nutzen die meisten Arbeitgeber (86 %) die Option „Pay-as-usual“.

Option 3: Verwenden Sie jedes Jahr den tatsächlichen Multiplikator. Für zweiwöchentliche Lohnperioden wäre es 26,0893. Im Fall von John würde dies zu Zahlungen in Höhe von 1.073,23 US-Dollar pro Zahlungsperiode führen, also insgesamt 27.904,16 US-Dollar in einem Jahr mit 26 Zahlungsperioden (ein Verlust von 95,84 US-Dollar für das Jahr) und 28.977,21 US-Dollar in einem Jahr mit 27 Zahlungsperioden, was einer Steigerung von 977,21 US-Dollar für das Jahr entspricht.

The benefit of using the actual multiplier every year is that you wouldn’t have to re-calculate every year. You would still have to make an additional payment to employees in a 26-pay-period year to bring them up to their stated salary. You would also have an increase in a 27-pay-period year, but not as much as if you used option 2.

Notiz

Sie können kein Zahlungsdatum überspringen oder den letzten Gehaltsscheck für Mitarbeiter in einem Jahr mit 27 Lohnperioden erheblich kürzen. Wenn John für 27 Gehaltsperioden seine normalen 1076,92 US-Dollar erhalten würde, würde sein Gesamtgehalt für das Jahr 29.076,84 US-Dollar betragen, 1.076,84 US-Dollar mehr als sein angegebenes Gehalt von 28.000 US-Dollar. Sie könnten also versucht sein, diese Zahlung einfach zu überspringen. Tu es nicht. Nein verstößt möglicherweise gegen Lohngesetze, und ein verpasster Gehaltsscheck, insbesondere an Feiertagen, kann zu einer negativen Stimmung führen.

Ihre Entscheidung hat weitere Auswirkungen

Lohnsteuern
Die Höhe des Lohns wirkt sich auf den gesamten Sozialversicherungs- und Medicare-Gehalt aus, den Sie und Ihre Mitarbeiter zahlen. Einige Mitarbeiter erreichen möglicherweise früher den maximalen Sozialversicherungsbeitrag und erreichen möglicherweise den Schwellenwert für die zusätzliche Medicare-Steuer, wenn Sie eine zusätzliche Zahlung leisten.

Leistungen an Arbeitnehmer
Die Zahlung eines zusätzlichen Gehalts kann auch zur Zahlung zusätzlicher Leistungen führen. Beispielsweise könnte es sein, dass Sie den 401(k)-Betrag einer Person mit dem Zuzahlungszeitraum über den maximal zulässigen Betrag hinaus finanzieren. In diesem Fall müssten Sie dem Arbeitnehmer das Geld zurückgeben.

Steuerjahr für W-2s
Wenn sich ein Lohnzeitraum über das Ende eines Jahres erstreckt, stellt sich die Frage, in welchem ​​Steuerjahr die Zahlung anfällt. Als allgemeine Regel gilt, dass die Steuer für das Jahr, in dem der Gehaltsscheck ausgestellt wird, auf dem W-2-Konto ausgewiesen sein sollte und der Arbeitnehmer davon Gebrauch machen sollte.

Eine weitere Option: Nutzung eines Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstes

Notiz

Die Entscheidung, wie viel und wann den Mitarbeitern gezahlt werden soll, ist immer schwierig. Es birgt viele rechtliche und buchhalterische Fallstricke. Bevor Sie entscheiden, wie Sie mit einem 27-Lohn-Jahr umgehen, sprechen Sie mit einem Lohnsteuerexperten und einem Arbeitsrechtsexperten.