Periodenabgrenzung vs. Kassenbuchhaltung für Steuern

Jedes Unternehmen, ob klein oder groß, muss entscheiden, wie und wann Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Aus steuerlichen Gründen müssen Sie diese Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen, bevor Sie Ihre erste Gewerbesteuererklärung einreichen. Dabei können Sie eine von zwei Buchhaltungsmethoden verwenden – Barzahlung oder periodengerechte Abrechnung.

Steuerrechtliche Änderungen und Buchhaltungsoptionen

Das Steuersenkungs- und Beschäftigungsgesetz von 2017 ermöglichte eine Änderung der Option, die Kassenbuchhaltung anstelle der Rückstellung zu wählen. Ab 2018 könnten sich mehr kleine Unternehmen für die Kassenbuchhaltung entscheiden. Sie können die Bargeldmethode verwenden, wenn Sie in den letzten drei Jahren durchschnittliche jährliche Bruttoeinnahmen von 25 Millionen US-Dollar hatten. Einige kleine Unternehmen sind möglicherweise auch von bestimmten Rechnungslegungsvorschriften für Vorräte, Kostenkapitalisierung und langfristige Verträge ausgenommen.

So funktioniert die Kassenbuchhaltung

In der Kassenbuchhaltung wird eine Transaktion erfasst, wenn das Geld tatsächlich den Besitzer wechselt. Einnahmen werden erfasst, wenn Sie das Geld erhalten, und Ausgaben werden erfasst, wenn sie bezahlt werden.

Beispiel 1: Wenn Sie bei einer Einkommenstransaktion eine Dienstleistung erbringen und einem Kunden eine Rechnung stellen, erfassen Sie die Einnahmen für Zwecke der Bargeldbuchhaltung erst, wenn Sie die Zahlung für diese Dienstleistung erhalten haben. Wenn Sie am 12. August eine Rechnung versenden und die Zahlung erst am 1. September erhalten, erfassen Sie die Zahlung am 1. September. 

Beispiel 2: Für eine Spesentransaktion erhalten Sie möglicherweise eine Rechnung für den Telefondienst, aber in der Kassenbuchhaltung erfassen Sie die Spesen erst, wenn Sie die Rechnung tatsächlich bezahlt haben. Wenn Sie am 15. August eine Rechnung erhalten und diese erst am 1. September bezahlen, erfassen Sie die Ausgabe erst am 1. September. 

So funktioniert die Periodenrechnung

Bei der periodengerechten Buchführung können Sie Geschäftsausgaben in beiden Fällen abziehen

• Die Haftung wurde festgelegt oder kann mit angemessener Genauigkeit bestimmt werden, oder
• Wirtschaftliche Leistung, wenn Eigentum oder Dienstleistungen erbracht oder Eigentum genutzt wird.

In Beispiel 1: Für eine EinkommenstransaktionBei Verwendung der periodengerechten Methode erfassen Sie die Einnahmen, wenn die Arbeiten abgeschlossen sind oder das Produkt eingegangen ist. das heißt, Sie haben die Zahlung verdient. In den obigen Beispielen werden Ihre Einnahmen erfasst, wenn Sie die Rechnung versenden, auch wenn Sie noch keine Zahlungen erhalten haben. Die Verbindlichkeit wird erfasst, wenn Sie die Rechnung erhalten, auch wenn Sie nicht bezahlt haben.

In Beispiel 2: Für eine Spesentransaktion. Wenn Sie eine Rechnung für eine Ausgabe erhalten, gilt diese als Verbindlichkeit. Sie können es also für dieses Jahr abziehen, auch wenn Sie die Rechnung noch nicht bezahlt haben. 

Ein Sonderfall sind vorausbezahlte Ausgaben. Generell ist ein Vorababzug der Ausgaben nicht möglich. Wenn Sie beispielsweise fünf Jahre lang für den Internetdienst bezahlt haben, können Sie in Ihrer Gewerbesteuererklärung für dieses Jahr nur die Kosten eines Jahres absetzen.

Vor- und Nachteile von Buchhaltungsarten

Die Bargeldbuchhaltung ist einfacher zu merken und aufzuzeichnen, da sie Ihrem geschäftlichen Girokonto folgt. Wenn ein Verkauf auf Ihrem Girokonto verbucht wird, wird er auch in Ihrem Unternehmen verbucht. Allerdings zeigt die Bargeldabrechnungsmethode möglicherweise nicht das tatsächliche Bild Ihrer Geschäftstätigkeit, da der Monat, in dem Sie beschäftigt oder langsam waren, ein anderer ist als der Monat, in dem Sie das Geld erhalten haben. 

Die periodengerechte Buchführung ist verwirrender, zeigt aber Ihre monatlichen Geschäftsaktivitäten genauer an. 

Festlegen Ihrer Buchhaltungsmethode

Sobald Sie Ihre Buchhaltungsmethode festgelegt haben, müssen Sie diese von Jahr zu Jahr weiter verwenden, und die von Ihnen gewählte Methode muss Ihre Einnahmen und Ausgaben klar widerspiegeln.

Die meisten kleinen Unternehmen verwenden die Kassenbuchhaltung, da sich so einfacher und leichter ermitteln lässt, wann Einnahmen und Ausgaben erfasst werden müssen. Wenn Sie Waren herstellen, kaufen oder verkaufen und über einen Lagerbestand verfügen, verwenden Sie im Allgemeinen die Abgrenzungsmethode. Das oben beschriebene neue Gesetz ermöglicht Ihnen jedoch möglicherweise die Verwendung der Bargeldmethode.

Transaktionen und Buchhaltungsmethode zum Jahresende

Am Ende Ihres Geschäftsjahres müssen die Kassen- und Periodenrechnung bei der zeitlichen Planung von Transaktionen berücksichtigt werden. So geht’s:

• Einkommen:Wenn Sie die periodengerechte Buchführung nutzen und Einnahmen im laufenden Jahr erzielen möchten, versenden Sie die Rechnungen vor Jahresende. Wenn Sie Einnahmen hinauszögern möchten, versenden Sie Rechnungen erst nach Beginn des nächsten Jahres. Bezahlen Sie bei der Kassenabrechnung die Rechnung in dem Jahr, in dem Sie mit dem niedrigsten Gesamteinkommen rechnen.
• Kosten:Übernehmen Sie Ausgaben in dem Jahr, in dem diese Ausgaben gezählt werden sollen, um Ihre Steuern zu minimieren. Wenn Sie die periodengerechte Buchführung verwenden, müssen Sie die Rechnung nicht unbedingt in diesem Jahr bezahlen.

Schlechte Schulden

Sie haben keine uneinbringlichen Schulden, wenn Sie die Bargeldbuchhaltung verwenden, da Sie die Schulden erst erfassen, wenn Sie das Geld erhalten. Wenn Sie Kunden haben, die Sie nicht bezahlt haben, können Sie bei der periodengerechten Methode möglicherweise Ihre Steuern für diese uneinbringlichen Schulden abschreiben oder senken. Sie können einen Forderungsabzug für eine uneinbringliche Forderung nur dann geltend machen, wenn Sie diese bereits im Einkommen berücksichtigt haben.

Nehmen wir als Beispiel an, Sie haben im Februar eine Rechnung an einen Kunden gesendet. Sie haben wiederholt versucht, das Geld einzutreiben, und sind schließlich zu dem Schluss gekommen, dass dieser Kunde nicht zahlen wird. Wenn Sie die periodengerechte Buchhaltungsmethode verwenden, haben Sie den Verkauf bereits erfasst. Vor Jahresende können Sie diesen uneinbringlichen Betrag von Ihrem Einkommen abziehen und so Ihr Bruttoeinkommen und Ihre Steuerschuld verringern. 

So ändern Sie Ihre Buchhaltungsmethode

Sobald Sie Ihre Geschäftsbuchhaltungsmethode festgelegt haben, müssen Sie die Genehmigung des IRS einholen, um eine Änderung auf die andere Art vorzunehmen. Die Behandlung verschiedener Arten von Einnahmen und Ausgaben muss aus steuerlichen Gründen einheitlich sein.

Sie benötigen eine IRS-Genehmigung, wenn Sie Folgendes ändern möchten:

• Von Bargeld zu Rückstellungen oder Rückstellungen zu Bargeld
• Von einer Methode zur Bestandsbewertung zu einer anderen (FIFO, LIFO oder eine andere Bewertungsmethode)
• Von einer Abschreibungsmethode zur anderen

Sie können das IRS-Formular 3115 einreichen, um jede dieser Änderungen vorzunehmen, einschließlich der oben beschriebenen neuen Änderung. Sie benötigen eine bestimmte Änderungsnummer (DCN), die die Art der Änderung beschreibt, die Sie vornehmen möchten. Eine Liste dieser DCNs finden Sie in den Anweisungen für Formular 3115.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zu IRS-Einschränkungen bei Abrechnungsmethoden finden Sie in diesem Abschnitt der IRS-Publikation 538: Abrechnungszeiträume und -methoden.

Häufig gestellte Fragen