Pendlerleistungen für Arbeitnehmer und Ihre Unternehmenssteuern

Immer mehr Arbeitgeber gewähren ihren Arbeitnehmern eine Art Fahrtkostenzuschuss. Vom Pendeln mit dem Fahrrad oder Elektroroller bis hin zu Park- und ÖPNV-Pässen tauchen täglich neue mögliche Mitarbeitervorteile auf. Sind diese Leistungen an Arbeitnehmer für Sie als Arbeitgeber abzugsfähig? Und sind sie für die Arbeitnehmer steuerpflichtig?

Fahrtkosten sind in der Regel nicht abzugsfähig

Beginnen wir mit den Grundlagen: Die Kosten für die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sind nicht abzugsfähig, unabhängig davon, ob Sie Angestellter oder Inhaber eines Unternehmens sind. 

In diesem Artikel geht es um Ausnahmen von dieser IRS-Einschränkung, und zwar aus zwei Gründen:

• Damit Unternehmen die Kosten für die Erstattung dieser Kosten an ihre Mitarbeiter als Arbeitnehmervorteile abziehen können
• Es soll Arbeitgebern ermöglicht werden, diese Erstattungen nicht als steuerpflichtiges Einkommen an Arbeitnehmer einzubeziehen. Dies stellt in der Regel einen Ausschluss von der Einkommensteuer und den FICA-Steuern dar, wirkt sich jedoch auch auf die Arbeitslosensteuerschuld des Arbeitgebers aus

Keine Abzüge für Fahrtkosten des Arbeitgebers

Mit dem Steuersenkungs- und Beschäftigungsgesetz von 2017 wurden ab 2018 und in Zukunft Gewerbesteuerabzüge für Arbeitgeber abgeschafft, die ihren Arbeitnehmern Vorteile im Nahverkehr und beim Parken gewähren. Dies bedeutet, dass Sie keine Fahrtkosten abziehen können, die als Zahlung oder Erstattung für Fahrten zwischen der Wohnung Ihres Mitarbeiters und Ihrem Arbeitsort bezeichnet werden, es sei denn, diese Zahlungen sind „notwendig, um die Sicherheit Ihres Mitarbeiters zu gewährleisten“.

Es gibt eine Ausnahme: die Fahrtkosten mit dem Fahrrad. Bis zum Jahr 2025 können Sie qualifizierte Erstattungen für Fahrten mit dem Fahrrad als Betriebsausgaben absetzen, der volle Betrag der Erstattung ist jedoch für den Arbeitnehmer steuerpflichtig.

Für Arbeitnehmer steuerpflichtige Pendelleistungen

In diesem Abschnitt geht es um Fahrtkostenzuschüsse für Arbeitnehmer und darum, ob diese für den Arbeitnehmer steuerpflichtig sind. Es gibt zwei Arten von Leistungen: De-minimis-Leistungen (geringe Beträge) und qualifizierte Leistungen.

De-minimis-Transportvorteile

Bei De-minimis-Leistungen handelt es sich um kleine Beträge, die selten gewährt werden und deren Abrechnung unangemessen oder unpraktisch wäre. Wenn Sie beispielsweise einem Mitarbeiter einmalig eine Taxifahrt für den Heimweg geben, weil er den letzten Bus verpasst hat, weil er auf Ihren Wunsch hin lange gearbeitet hat, ist das eine De-minimis-Strafe.

Geringfügige Beträge müssen nicht berücksichtigt werden Leistungen für Fahrkarten, Jetons oder Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel, bis zu 21 US-Dollar pro Monat vom Lohn eines Mitarbeiters. Sie können Ihren Mitarbeitern auch einen Gutschein geben oder ihnen eine Rückerstattung gewähren, bis zu einem Betrag von 21 US-Dollar pro Monat. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine Rückerstattung gewähren, müssen Sie eine Möglichkeit haben, nachzuweisen, dass sie für den Arbeitsweg öffentliche Verkehrsmittel nutzen.

Vorteile für qualifizierte Transporte

Sie können Mitarbeitern bestimmte qualifizierte Transportleistungen gewähren, ohne diese bis zu bestimmten Grenzen in den steuerpflichtigen Lohn oder das Gehalt des Mitarbeiters einzubeziehen. Diese Transporte sind inbegriffen:

• Fahren Sie in einem Nahverkehrsfahrzeug zwischen dem Wohnort und der Arbeit des Mitarbeiters
• Transitpass
• Qualifiziertes Parken

In einem Nahverkehrsfahrzeug auf der Autobahn finden mindestens sechs Erwachsene Platz (Fahrer nicht mitgerechnet). Mindestens 80 % der Fahrleistung müssen für die Beförderung von Mitarbeitern zwischen Wohnung und Arbeitsplatz bestimmt sein und mindestens die Hälfte der Sitzplätze (ohne Fahrer) müssen für Mitarbeiter bestimmt sein.

Ein Transitpass ist ein Pass, eine Wertmarke, eine Fahrkarte, ein Gutschein oder etwas Ähnliches, das eine Person dazu berechtigt, kostenlos oder zu einem ermäßigten Tarif mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder einem Mietfahrzeug mit Sitzplätzen für sechs Erwachsene (ohne Fahrer) zu fahren.

Qualifiziertes Parken bedeutet, Ihre Geschäftsreserven für Mitarbeiter in der Nähe Ihres Büros oder in der Nähe von öffentlichen Verkehrsmitteln, Nahverkehrsfahrzeugen oder Fahrgemeinschaften zu parken. Das Parken am oder in der Nähe der Wohnung eines Mitarbeiters ist nicht inbegriffen.

Monatliche Begrenzung der Transportleistungen

Sie können Arbeitnehmern nur einen begrenzten Betrag gewähren, um von ihrem steuerpflichtigen Lohn oder Gehalt ausgenommen zu werden:

• 280 US-Dollar pro Monat für kombinierte Pässe für den Nahverkehr auf der Autobahn und ÖPNV-Pässe
• 280 $ pro Monat für qualifiziertes Parken

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern mehr als diese Beträge geben, müssen Sie den Überschuss in ihr steuerpflichtiges Gehalt einbeziehen.

Überprüfung der Erstattung erforderlich

Was diese Leistungen „qualifiziert“, also für Arbeitnehmer nicht steuerpflichtig macht, ist das Bestehen einer Erstattungsvereinbarung. Um diese Leistungen vom Lohn des Arbeitnehmers ausschließen zu können, müssen Sie über einen spezifischen Erstattungsplan verfügen. Der Plan muss von den Mitarbeitern verlangen, dass sie die Ausgaben überprüfen, bevor Sie sie erstatten. Sie können Mitarbeitern auch Gutscheine geben, wenn diese detaillierte Protokolle zur Überprüfung der Verwendung des Gutscheins befolgen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)