Muster und Vorlagen für Beschäftigungsbestätigungsschreiben

ByDr. J. K. Hartmann

Müssen Sie ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben schreiben oder anfordern? Es gibt mehrere Gründe, warum Sie möglicherweise eine Überprüfung Ihres Beschäftigungsstatus benötigen. Mitarbeiter benötigen diese Briefe möglicherweise von Vermietern oder Finanzinstituten, wenn sie versuchen, ein Haus zu mieten oder zu kaufen. Manchmal sind sie auch aus versicherungstechnischen Gründen erforderlich oder um zu bestätigen, dass eine Person zu den im Lebenslauf oder in der Bewerbung angegebenen Daten bei einem Unternehmen gearbeitet hat.

Die gute Nachricht ist, dass Beschäftigungsbestätigungsschreiben in der Regel recht einfache Dokumente sind und leicht zu verfassen oder zu erhalten sind. Wenn Sie einen Brief anfordern oder schreiben müssen, kann Ihnen die Durchsicht von Vorlagen und Beispielen den Einstieg erleichtern.

Was ist ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben?

Ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben wird von einem aktuellen oder früheren Arbeitgeber verfasst, um zu bestätigen, dass ein Mitarbeiter oder ehemaliger Mitarbeiter bei einer Organisation gearbeitet hat. Die Anfrage kann vom Arbeitnehmer, von Regierungsbehörden, potenziellen Vermietern, Hypothekengebern, akademischen Einrichtungen, potenziellen Arbeitgebern oder Inkassobüros kommen.

Der Antrag kann eine Überprüfung der Beschäftigungsdaten und des Gehalts sowie der Frage umfassen, ob der Mitarbeiter voraussichtlich seine Beschäftigung fortsetzen wird oder für eine Wiedereinstellung in Frage kommt. Wurde dem Arbeitnehmer gekündigt, kann der Antragsteller nach dem Kündigungsgrund fragen.

So fordern Sie ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben an

Wenn Sie von einem aktuellen oder ehemaligen Arbeitgeber ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben anfordern, ist es wichtig, das Schreiben auf professionelle Weise anzufordern. Erkundigen Sie sich zunächst bei Ihrer Personalabteilung.

Das Unternehmen hat möglicherweise eine Richtlinie bezüglich der Weitergabe von Informationen und Sie müssen möglicherweise die Erlaubnis erteilen, dass Ihr Beschäftigungsverlauf an Dritte weitergegeben wird. Oft verfasst Ihr HR-Ansprechpartner den Brief für Sie oder stellt Ihnen eine Vorlage zur Verfügung, die Sie Ihrem Vorgesetzten geben können. Sie können auch direkt Ihren Manager oder Vorgesetzten fragen.

Notiz

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrem Vorgesetzten oder Ihrer Personalabteilung alle Informationen zur Verfügung stellen, die sie zum Schreiben des Briefes benötigen, einschließlich der Adresse, an wen der Brief gerichtet sein soll, und der genauen Angaben, die darin enthalten sein müssen.

Was ist in einem Beschäftigungsbestätigungsschreiben enthalten?

Wenn Sie für jemanden ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben verfassen müssen, ist es wichtig, sicherzustellen, dass Ihr Schreiben die richtigen Informationen enthält und einem geeigneten Format entspricht.

  • Befolgen Sie das Geschäftsbriefformat. Verwenden Sie beim Schreiben Ihres Briefes das Standardformat für Geschäftsbriefe. Geben Sie oben Ihre Kontaktinformationen, das Datum und die Kontaktinformationen des Empfängers (falls vorhanden) ein. Stellen Sie sicher, dass Sie am Anfang eine Anrede und am Ende eine handschriftliche Unterschrift einfügen.
  • Halten Sie es prägnant. Arbeitsbestätigungsschreiben sollten nicht langwierig sein. Fügen Sie keine Informationen hinzu, die über die vom Mitarbeiter verlangten hinausgehen. Geben Sie beispielsweise keine Bewertung der Arbeit des Mitarbeiters ab.
  • Geben Sie alle angeforderten Informationen an. Die meisten Beschäftigungsbestätigungsschreiben enthalten den Namen der Person, ihre Abteilung im Unternehmen (manchmal müssen Sie ihre spezifische Berufsbezeichnung angeben) und die Dauer ihrer Beschäftigung. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Mitarbeiter, ob weitere Informationen weitergegeben werden müssen. In einigen Briefen wird beispielsweise das Gehalt der Person angegeben, wie oft sie bezahlt wird (wöchentlich, zweiwöchentlich usw.) und wie viele Stunden pro Woche sie arbeitet. Geben Sie diese zusätzlichen Details jedoch nicht an, es sei denn, Sie werden dazu aufgefordert.

  • Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an. Bieten Sie am Ende des Briefes an, weitere Fragen zu beantworten. Geben Sie eine Kontaktmöglichkeit für den Empfänger an, z. B. Ihre Telefonnummer oder E-Mail.
  • Bearbeiten und Korrektur lesen, bevor Sie es senden. Dieser Brief ist für Ihren Mitarbeiter oder ehemaligen Mitarbeiter wahrscheinlich sehr wichtig – seine Wohnung, seine zukünftige Anstellung oder seine Versicherung können davon abhängen. Nehmen Sie sich die Zeit, diesen Brief so professionell wie möglich zu gestalten. Lesen Sie den Brief sorgfältig durch, bevor Sie ihn absenden.

So verwenden Sie Briefbeispiele

Es empfiehlt sich, die Briefbeispiele durchzulesen, bevor Sie ein Anstellungsbestätigungsschreiben verfassen. Beispiele helfen Ihnen nicht nur beim Layout, sondern können Ihnen auch dabei helfen, zu erkennen, welche Art von Inhalten Sie in Ihr Dokument aufnehmen sollten (z. B. Beschäftigungsdaten).

Notiz

Sie sollten einen Brief so gestalten, dass er zu dem jeweiligen Mitarbeiter passt, für den Sie den Brief schreiben, und zu den Informationen, die er von Ihnen verlangt.

Vorlage zur Beschäftigungsüberprüfung

Name
Berufsbezeichnung
Name der Firma
Adresse
Stadt, Postleitzahl des Bundesstaates

Datum

Name der Person, die eine Verifizierung anfordert
Berufsbezeichnung
Name der Firma
Adresse
Stadt, Postleitzahl des Bundesstaates

Sehr geehrter Herr/Frau, Nachname,

Mit diesem Schreiben soll bestätigt werden, dass (Name des Mitarbeiters) seit (Antrittsdatum) bei (Firmenname) beschäftigt ist.

Wenn Sie weitere Informationen zu (Name des Mitarbeiters) benötigen, können Sie mich gerne unter (Ihre Telefonnummer) kontaktieren.

Aufrichtig,

(Handschriftliche Unterschrift)

Ihr Name

Beschäftigungsnachweis für den aktuellen Mitarbeiter

Shawna Easton
Leiter der Buchhaltung
GMC Associates
17 Chestnut Street, Ste. 200
Portland, ME 04101

18. April 2024

John Dolan
Leitender Vizepräsident
Dolan Industries, Inc.
43 Oak Street, 2nd Boden
Portland, ME 04101

Sehr geehrter Herr Dolan,

Mit diesem Schreiben soll bestätigt werden, dass Seneca Williams in den letzten fünf Jahren in unserer Buchhaltungsabteilung bei GMC Associates beschäftigt war. Sie begann ihre Arbeit am 1. April 2019.

Wenn Sie weitere Informationen benötigen, können Sie mich gerne unter 555-111-1212 kontaktieren.

Aufrichtig,

(Handschriftliche Unterschrift)

Shawna Easton
Leiter der Buchhaltung
GMC Associates

Beschäftigungsnachweis für frühere Mitarbeiter

Janice Montgomery
Personalmanager
Martin & Martin Incorporated
100 Main Street, Ste. 100
Spokane, WA 99201

20. April 2024

Julia Sanchez
Manager
Archer Studios
34 Otis Drive, Ste. 500
Spokane, WA 99201

Sehr geehrte Frau Sanchez,

Mit diesem Schreiben soll bestätigt werden, dass Robert Smith vom 3. Januar 2018 bis zum 1. März 2023 bei Martin & Martin, Incorporated beschäftigt war.

Wenn Sie weitere Informationen zu Robert Smith benötigen, können Sie mich gerne unter 555-765-4321 kontaktieren.

Aufrichtig,

(Handschriftliche Unterschrift)

Janice Montgomery

Wichtige Erkenntnisse

  • Viele Organisationen haben Richtlinien dazu, was in Beschäftigungsbestätigungsschreiben enthalten sein sollte. Sie können sogar festlegen, dass alle Briefe über die Personalabteilung weitergeleitet werden müssen.
  • Verwenden Sie beim Verfassen eines Bestätigungsschreibens das Geschäftsbriefformat. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Brief angemessen und professionell sowie leicht lesbar ist.
  • Unabhängig davon, ob Sie einen Brief anfordern oder einen für einen Mitarbeiter schreiben, finden Sie heraus, welche Informationen Sie angeben müssen, z. B. Beschäftigungsdaten und Berufsbezeichnung.